Excel电子表格-入门教程

计算机应用基础授课老师：王继增联系方式：13519564273QQ：275501194宁夏理工学院招生就业培训处第4章Excel电子表格4.1Excel基础知识4.2单元格数据的输入4.3基本操作技巧4.4为单元格添加批注4.5单元格数据的编辑4.6使用条件格式4.7设置表格的样式4.8管理工作表4.9单元格引用4.10自动求和4.11公式的应用4.12函数的应用4.13使用图表4.14使数据排序和筛选启动Excel的方法有以下几种：直接双击桌面上的Excel快捷方式图标。单击【开始】|【所有程序】|Microsoft|MicrosoftExcel命令。在【资源管理器】中双击以.xls为后缀的文件。下面简单介绍Excel与Word窗口不同的组成部分。4.1Excel基础知识4.1.1窗口的组成标题栏编辑栏菜单栏状态栏任务窗格工作表区常用工具栏名称框工作表标签活动单元格编辑栏：编辑栏用来显示活动单元格中的常数、公式或文本内容等。工作表标签：工作表标签显示了当前工作簿中包含的工作表。当前工作表以白底显示，其他工作表以灰底显示。工作表区：工作表区用来输入信息。事实上，Excel强大功能的实现，主要依靠对工作表区中的数据进行编辑和处理。要往单元格内输入内容，首先应激活或选定单元格。单元格内可输入数据，也可输入公式，还可以向单元格内自动填充数据。4.1.2工作簿、工作表、单元格1、工作簿工作簿是用来存储并处理数据的文件，工作簿名就是文件名。启动Excel后，系统会自动打开一个新的、空白工作簿，Excel自动为其命名为“Book1”，其扩展名为.xls。一个工作簿中可以包含多张工作表。一般来说，一张工作表保存一类相关的信息，这样，在一个工作簿中可以管理多个类型的相关信息。例如，用户需要创建一份年度销售统计表，就可以创建一个包含12张工作表的工作簿，每张工作表分别创建一个月的销售统计表。新建一个工作簿时，Excel默认提供3个工作表，分别是Sheet1、Sheet2和Sheet3，分别显示在工作表标签中。在实际工作中，可以根据需要添加更多的工作表。2、工作表工作表是工作簿的重要组成部分。它是Excel进行组织和管理数据的地方，用户可以在工作表上输入数据、编辑数据、设置数据格式、排序数据和筛选数据等。尽管一个工作簿文件可以包含许多工作表，但在同一时刻，用户只能在一张工作表上进行工作，这意味着只有一个工作表处于活动的状态。通常把该工作表称为活动工作表或当前工作表，其工作表标签以反白显示，名称下方有单下划线。3、单元格每个工作表由256列和65536行组成，列和行交叉形成的每个网格又称为一个单元格。每一列的列标由A、B、C…表示，每一行的行号由1,2,3…表示，每个单元格的位置由交叉的列、行名表示。例如，在列B和行5处交点的单元格可表示为B5。每个工作表中只有一个单元格为当前工作的单元格，称为活动单元格，屏幕上带粗线黑框的单元格就是活动单元格，此时可以在该单元格中输入和编辑数据。在活动单元格的右下角有一个小黑方块，称为填充柄，利用此填充柄可以填充某个单元格区域的内容。工作簿名称单元格工作表1、输入数据的一般方法双击单元格即可输入数据，也可在编辑栏中输入。输入数据后确认输入的方法有以下几种：按Enter键：数据输入后回到就绪状态，并且仍选中刚刚输入数据的单元格。按Tab键：数据输入后回到就绪状态，并且选中刚刚输入数据的单元格右侧相邻的单元格，例如，刚刚输入数据的单元格为A1，按Tab键后，会选中单元格B1。单击编辑栏上的按钮：数据输入后回到就绪状态，并且仍然选中刚输入数据的单元格。单击该单元格以外的其他单元格，就会选中单击的单元格。要修改单元格中的数据，可再次双击该单元格（或选中单元格后按F2键）进入输入状态。第1行第A列=A14.２单元格数据的输入2、输入数值数据数值数据是一个有大小值的数，可以进行算术运算，可以比较大小。在Excel中，数值数据能够以下面几种形式输入：整数形式(例如1000)小数形式(例如1.23)分数形式(例如1/2，等于0.5)百分数形式(例如10%，等于0.1)科学记数形式(例如1.5E4，等于15000)数值数据输入时，还可以带以下符号：正负号(例如+100，-100)带千分位(例如10,000)带货币符号(例如￥100，＄100)数字也是一种文本，但由于数字在数据处理中扮演着极其重要的角色，所以需要对其有一个全面的了解。在Excel中，有效的数字输入可以是：数字“0”~“9”，负号“-”或括号“()”，小数点“.”，表示千位的“，”，分数线“／”，表示货币符号的“￥”、“＄”以及百分号“％”等。当输入数字时，Excel会自动将它沿单元格右边对齐。如果要输入分数，例如“3/8”，应先输入“0”和一个空格，然后输入“3/8”。否则，Excel会把该数据作为日期处理，认为输入的是“3月8日”。负数有两种输入法，分别用“-”或“()”来表示。例如，“-10”可以用“-10”或“(-10)”来表示。如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，单元格无法全部显示时，Excel将显示出若干个#号，此时必须调整列宽。如果要把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号(注意，必须是半角的单引号)，例如，要输入“1234”，必须输入“’1234”。3、快速填充重复数据如果连续的多个单元格需要输入相同的数据，也可以使用填充范围的方法。在一个工作表中，如果在一列或者一行单元格中均要输入“北京市”，那么首先在其中一个单元格输入“北京市”，然后选中该单元格，将鼠标指针移到该单元格的右下角的填充控制点上，鼠标指针变成十字形状，按住鼠标向下拖动。拖动到要结束这列相同数据输入时停止，就得到了相同的一列数据，如图4.7所示。不仅可以向下拖动得到相同的一列数据，向右拖动填充也可以得到相同的一行数据。如果选择的是多行多列，同时向右或者向下拖动，则会同时得到多行多列的相同数据。提示：如果要在一个单元格中输入多行数据，则在单元格输入了第一行数据后，按键盘上的Alt+Enter快捷键，就可以在单元格内换行。4、自动填充重复数据如果一行或一列的数据为Excel定义的序列(如1,2,3…)，则只要输入前几项，然后拖动填充柄到结束单元格，Excel会自动判断其增量，从而完成填充操作。5、自动完成输入当一列单元格中只有几种特定的数据，或者一行中连续几个单元格都是相同的数据，这种情况下，Excel会自动完成一部分的输入。例如，如果一列有几个单元格的数据连续相同，也可以实现自动输入，现在选中下一单元格，要在其中输入数据，当输入了前面几个字后，后面相同的内容会自动显示出来，这时按Enter键、Tab键、方向键即可完成输入。4.3基本操作技巧4.3.1选定单元格1、利用鼠标选择单元格范围将鼠标指针置于要选择范围的第一个单元格上。按住鼠标左键不放，拖动鼠标经过要选择的其余单元格，然后松开鼠标。选择不连续的单元格的方法是：按住Ctrl键不放，再按上面的方法选择相应的单元格范围即可选定不连续的单元格。要选取整列，只要将鼠标指针移到该列的列标处，当鼠标指针变成向下的箭头形状时单击，就可以选取该列，并左右拖动就可以选取多列。同样，要选取整行，只要将鼠标指针移到该行的行号处，当鼠标指针变成向右的箭头形状时，就可以选取该行，单击并按住鼠标左键上下拖动就可以选取多行。单击表格行与列的交界处，可以选取整个工作表。选中整个工作表选中多行2、利用键盘选择单元格范围的方法利用键盘选择单元格范围的具体操作步骤如下：(1)将箭头键移到要选择范围的第一个单元格上。(2)按住Shift键，然后按相应的箭头键选择该范围的其他单元格。3、利用键盘选择单元格范围的方法单击某行(列)标号或单元格，再按住Shift键，然后单击后(下)面的行(列)标号或单元格，即可同时选中二者之间的所有行(列)或单元格区域。单击某行(列)标号或单元格，再按住Shift键，然后按键盘上的方向键，即可扩展选择连续的多个行(列)或单元格区域。4、利用Ctrl键帮助选择单击某行(列)标号或单元格，再按住Ctrl键，然后分别单击其他行(列)标号或单元格，即可同时选中不连续的多个被点击的行(列)或单元格(区域)。按住Ctrl键，然后按键盘上的方向键，即可快速分别选中数据或空白区域四角的4个单元格。5、利用名称栏帮助选择将光标定在“名称栏”中，输入需要选择的单元格名称，按下Enter键，即可选中相应的单元格(区域)。例如，在“名称栏”中输入“A:D”、“2:10”、“A1:B20,E1:E50”，确认后，即可选中“A列至D列”、“第2行至第10行”、“A1至B20和E1至E50单元格区域”。6、利用【定位】对话框选择通过【定位】对话框选择，有两种形式：单击【编辑】|【定位】命令，或直接按Ctrl+G组合键，或按下F5键，打开【定位】对话，然后在【引用位置】文本框中输入需要选择的单元格名称，再单击【确定】按钮，即可选中相应的单元格(区域)。打开【定位】对话框，单击【定位条件】按钮，打开【定位条件】对话框，选中相应的项目后，单击【确定】按钮，即可同时选中符合相应项目的单元格(区域)。例如，选中“公式”或“条件格式”单选按钮，单击【确定】按钮后，就可以选中所有包含“公式”或设置了“条件格式”的单元格(区域)。4.3.2选定单元格1、复制并粘贴单元格当需要将工作表中的单元格复制到其他工作簿中时，可以使用【常用】工具栏来完成复制工作。使用【常用】工具栏进行复制的具体操作步骤如下：(1)选中需要复制的单元格区域。(2)单击【常用】工具栏中的【复制】按钮。(3)选中粘贴区域左上角的单元格。(4)单击【常用】工具栏中的【粘贴】按钮，即可完成复制和粘贴的过程。2、复制并粘贴单元格中特定的内容复制单元格中特定内容的具体操作步骤如下：(1)选中需要复制的单元格区域。(2)单击【常用】工具栏中的【复制】按钮，或按下Ctrl+C组合键。(3)选中粘贴区域的左上角单元格。(4)单击【编辑】|【选择性粘贴】命令。打开【选择性粘贴】对话框。(5)选择所需的选项后，单击【确定】按钮，即可粘贴单元格中特定的内容。3、移动单元格内容要移动单元格，可以使用剪切功能，其实剪贴也是复制的一种特殊形式，剪切后粘贴就是移动。使用剪切移动单元格的具体操作步骤如下：(1)选中要移动的单元格。(2)单击【编辑】|【剪切】命令，或按快捷键Ctrl+X。(3)单击【编辑】|【粘贴】命令，或按快捷键Ctrl+V。选中被复制的一个或多个单元格，按住最右(下)边单元格右下角的，左右(上下)拖动可以将选中单元格的内容上下或左右复制，如果被复制的内容中既有文本字符又有阿拉伯数字，则在复制过程中阿拉伯数字依次递增(减)改变。例如，复制“第1条”，则复制后变为第“第2条”、“第3条”等。选中某个单元格，然后将鼠标移至该单元格的边框处，当鼠标指针变成形状时，按住鼠标左键拖拉到目标单元格后松开，即可将该单元格中的内容剪切到目标单元格中。4.3.3插入和删除单元格1、插入单元格插入单元格就是指在原来的位置插入新的单元格，而原位置的单元格将顺延到其他的位置上。插入单元格的具体操作步骤如下：(1)选中需要插入单元格的位置。(2)单击【插入】|【单元格】命令，此时将弹出【插入】对话框。(3)选中相应的单选按钮。(4)单击【确定】按钮，即可在所选行(或列)的上方(或左侧)插入一行(或一列)。2、插入行或列单元格插入行(或列)单元格的具体操作步骤如下：(1)选中需要插入行(或列)的后面一行(或一列)。(2)单击【插入】|【行】(或【列】)命令。或者【插入】对话框中，单击【整行】(或【整列】)单选按钮，然后单击【确定】按钮，即可在所选行(或列)的上方(或左侧)插入一行(或一列)。3、删除单元格删除单元格是指将选定的单元格从工作表中删除，并用周围的其他单元格来填补留下的空白。删除单元格的具体操作步骤如下：(1)选中需要删除的单元格或单元格区域。(2)单击【编辑】|【