电子文件命名及管理【原创】

电子文件命名及管理一、电子文件的命名1.为何要规范文件命名沟通需要：让接收方一眼明白文件的主题检索需要：方便快速检索到所需要的文件回溯需要：区分版本并回溯以前版本2.详略命名方式举例月总.doc四月月总.doc张三月总.doc人事部张三2017年4月月总.doc3.规范的命名方式文件主题、归属部门、文件作者、归属时间或版本号二、电子文件的有效管理1.对文件夹的总体结构和层次进行设计，根据日常使用习惯分类管理，并设置详细的子文件夹。2.对文件夹命名时要注意两点：文件夹名称明确，符合一般搜索的关键字习惯给文件夹编序号，例如01,02...常用的文档编号小，排列在前面3.文件夹命名时，如果和时间有关，可以加上时间作为前缀或者后缀。4.给文件命名时和文件夹命名类似，要明确。如果是“日期+文件名”的方式，可以在日期和名称之间用下划线或者“-”来分隔。日期的书写方式推荐yyyy.mm.dd方式。三、使用技巧善用Windows的搜索功能，注意使用通配符或者连续关键字查询的方法和技巧。另外，如果明确文件在某个文件夹下就不要全盘搜索，节省时间。善用Windows的资源管理器。通过资源管理器左面的树形结构可以方便的展开和关闭文件夹，可以快速的复制和删除文件或文件夹。