工作效率与时间管理

1工作效率与时间管理一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个不停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种资料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是一点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上忙，早该给他们培训了，可一直找不到时间……2☞一、管理者常见的时间陷阱二、时间管理六步三、高效能的九条守则31.由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。2.文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱。3.交办工作时，没有明确最后期限。4.不速之客的干扰；常被电话打断工作。5.花较多时间替下属拿主意。6.长时间面谈。7.繁多、冗长、低效的会议。8.缺乏细致的实施计划。9.过多文书记录。10.过于注重细节；追求完美4一、管理者常见的时间陷阱☞二、时间管理六步三、高效能的九条守则5Ø一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯6一般情况下，在每年、每月、每周、每天当中，较忙的是什么时间段？有哪些工作可以提前做？7做好计划和统筹一、做好计划和统筹Ø二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯8因为我们不知道究竟什么对我们最重要,所以每件事好像都很重要；因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做；有些人看到我们每件事都做,所以，他们期望我们什么都做；每件事都做让我们非常忙碌,所以我们没有时间去考虑：究竟什么对我们最重要？9忙人的告白101、既重要又紧急2、重要但不紧急3、不重要但紧急4、不重要不紧急p定义重要：对你的职责或目标具有贡献的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。1112紧急不紧急重要u限时完成的重要会面或工作u影响深远的事情u……u做计划、中长期规划u工作沟通与协调u思考工作方法和流程的改进u向上司或公司提建议u……不重要u有些电话u有些信函、报告u有些无谓之请托、邀约u大部分会议u许多迫在眉睫的小事u符合别人期望的事u忙碌琐碎的小事u有些文件资料之处理u有些交际应酬u……ABCD一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。80%的销售额来自20%的销售人员。每个企业优秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸的占了约80%。在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。13分析：正确的日程排序高效时间管理=在最短的时间内做最多的事×14为什么整天忙个不停却得不到领导的认可？15案例：一个采购部经理问题：“弹钢琴”跟“要事第一”有冲突吗？故事：桶、石块、碎石、沙子、水故事：两个捡破烂的人个案分析：失败的经历/成功的经历16要追求“利益最大化”，但是对于不重要的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？17一、做好计划和统筹二、要事第一Ø三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯1819问题1：黄经理正在处理三件A类事情，林总又过来安排一件C类工作，王经理该怎么说？问题2：黄经理整天被领导追问每件工作的进度，忙得不亦乐乎，他如何摆脱这种困境？问题3：在每天的工作中，黄经理总会被各种电话、各个突然而至的人打扰着，无法集中精力做好手上最重要的工作。黄经理头上都冒烟了！黄经理该如何应付这些打扰？20你在走道上碰到一位部属，他说：“我能不能和您谈一谈？我碰到了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉，一站便是半个小时，既耽搁了原先你要做的事，也发现所获得的信息并不足以做出任何决策。于是你说：“我现在没时间和你讨论，让我考虑一下，回头再找你谈。”猴子原本在部属的背上，谈话时彼此考虑，猴子的两脚就分别搭在两人背上，当你表示要考虑一下再谈时，猴子便移转到你背上。你接下了部属的角色，而部属则变成了监督者，他会三不五时跑来问你：“那件事办得怎样了？”如果你的解决方式他不满意，他会强迫你去做这件原本他该做的事。这样的猴子，你收得愈多，他们给的就愈多。于是你饱受堆积如山、永远处理不完的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。21——摘自《别让猴子跳回背上》规则１．猴子要麽被喂养，要麽被处决。否则，他们会饿死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使他们复活上。规则２．要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次5-15分钟。规则３．猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找饥饿的猴子，抓到一只喂一只。规则４．应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级别。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致，但不要模糊不清。否则，猴子或者会饿死，或者将最终回到管理者的背上。22一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简Ø四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯23英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。题目是：在一个充气不足的热气球上，载着三位关系世界兴亡命运的科学家。第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人们，免于因环境污染而面临死亡的恶运。第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核子战争，使地球免于遭受灭亡的绝境。第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地种植食物，使几千万人脱离饥荒而亡的命运。此刻热气球即将坠毁，必须至少丢出一个人以减轻载重，使其余的两人得以活存，请问该丢下哪一位科学家？24法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，其中有这样一道题目：如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在只能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？在该报收到的成千上万的答案中，答案最多的是《蒙娜丽莎》，而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。25在工作中，有哪些东西应该化繁为简？26简化工作是所有优秀管理者的共同特质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题。所以要善于将复杂的问题简单化。27一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”Ø五、明确期限六、改进方法和习惯28292、与别人约定期限3、这个期限最好是合理而又稍偏紧的。帕金森定律：如果你安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限Ø六、改进方法和习惯30这几个故事可以给我们什么启发？31一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清扫落叶的保洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力地扫着。而那把扫把实在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许多的叶子。董事长停下来问：“先生，你的工具太不好用了吧，为什么不换一把？”“我只有这一把了。”保洁员头也不抬地忙乎着他的活。“你为什么不去仓库领一把呢？”“仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有很多地要扫。”保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自己说话的竟是董事长，不禁有些不知所措。“噢，董事长，我不知道是您，我这就去仓库领一把。”看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：“这是在工作吗？真不能理解！要不是看在他从不偷懒的份上，我现在就开除他。”32犹太人汉弗特在加拿大渥大华开设了一家豪华宾馆。年终时，他让宾馆分别评选出10名最勤快和10最“懒惰”的员工。汉弗特叫人把10名“懒惰”的员工叫到他的办公室。这些员工心里七上八下，心想老板肯定会要我们滚蛋。可是他们万万没想到，一进门，汉弗特就说道：“恭喜各位被评为本宾馆最优秀的员工。”看着他们一个个目瞪口呆的表情，汉弗特接着解释道：“据我观察，你们的‘懒’表现在总是一次就把餐具送到餐桌上，习惯于一次就把客人的房间收拾干净，一次就把工作干完，讨厌多走半步路，讨厌做第二次（返工）。因而在别人眼里你们整天闲着，在偷懒。但依我看，最优秀的员工全无例外的都是‘懒汉’，因为你们‘懒’得连一个多余的动作都懒得去做。而勤快员工的‘勤’，大多表现在他们整天忙忙碌碌，不在乎把力气花在多余的动作上，做一件事不在乎往来多少趟，花多少时间，而从来不停下来思考一下最便捷的方法，这样能有效率吗？”33甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？”乙去了一趟市场回来说：“还有一个农民在卖土豆。”老板问：“多少钱一斤？”乙又赶去市场，回来回答老板：“8毛钱一斤。”老板又问：“总共有多少斤？如果全部要了能便宜多少钱？”乙又急忙来回奔跑。老板说：“好吧，你先坐着。”然后又叫来甲，对他说：“你去市场看看，看还有什么东西卖？”不一会甲回来说：“还有一个卖土豆的，8毛钱一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈谈吧。”老板对乙说：“这其中的原因你该明白了吧！”乙羞愧地回到厨房干杂活去了。3435有一次，我要在客厅里挂一副画，请邻居来帮忙。画已经在墙上扶好，正准备砸钉子，他说：“这样不好，最好钉两个木块，把画挂上面。”我遵从他的意见，让他帮着去找木块。木块很快找来了，正要钉，他说：“等一等，木块有点大，最好能锯掉点。”于是便四处去找锯子。找来锯子，还没有锯两下，“不行，这锯子太钝了，”他说，“得磨一磨。”他家有一把锉刀，锉刀拿来了，他又发现锉刀没有把柄。为了给锉刀安把柄，他又去校园边上的一个灌木丛里寻找小树。要砍下小树，他又发现我那把生满老锈的斧头实在是不能用。他又找来磨刀石，可为了固定住磨刀石，必须得制作几根固定磨刀石的木条。为此他又到校外去找一位木匠，说木匠家有一现成的。然而，这一走，就再也没见他回来。当然，那幅画，我还是一边一个钉子把它钉在墙上。下午再见到他的时候，是在街上，他正在帮木匠从五交化商店里往外架一台笨重的电锯。“你想把球从洞里挖出来，却把洞愈挖愈大。”——西方谚语36第一次就把资料或物品放在正确位置。将各类资料物品归类摆放，清晰标示。这样做可避免费时间去找东西，更不会再有在别人面前翻箱倒柜的尴尬。下班前进行清理。37在写规划时，为了使工作更加直观，除了阿拉伯数字（1、2、3、4），还可以用其他符号表示重要程度：↘紧急？待重新规划的工作！重要√完成任务○工作往后推移×放弃的工作38ABCD分类法：A：必须要当天完成的工作B：可稍后处理的工作C：可以请别人代劳的工作D：做与不做都无所谓的工作一、管理者常见的时间陷阱二、时间管理六步☞三、高效能的九条守则39n追求事半功倍，而不是事倍功半n不要凡事追求完美n学会“弃卒保帅”n简单的就是最好的n明确期限，少说“尽快”n经常进行整理和分类（5S）n把工作做在前面n不断优化工作方法n好记性不如烂笔头40考试前，老师常常教我们，先做容易的、简单的题目，将复杂的、难度大的题目留到最后做，以免浪费时间。请问：这个方法在工作中也可行吗？为什么？41421、做好计划和统筹2、要事第一3、化被动为主动4、化繁为简5、明确期限6、改进方法和习惯谢谢聆听谢谢聆听