xx企业总公司行政管理制度(1)

xx企业总公司行政管理制度编制单位：行政部编制时间：二00四年五月目录员工行为规范制度…………………………………1收发文管理制度……………………………………3档案管理制度………………………………………4保密管理制度………………………………………7图书、资料管理制度………………………………9固定资产管理制度…………………………………10办公用品管理制度…………………………………12机动车辆、驾驶员管理制度………………………14保洁工作管理制度…………………………………16印鉴管理制度………………………………………17宿舍管理制度….…………………………………..19职工宿舍文明守则…………………………………22通讯工具管理制度…………………………………23员工行为规范制度一、职业道德忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。二、礼貌仪表1、礼貌服务：尊重客商，礼貌待人，文明用语，热情服务。2、仪表举止：职员工作时间应穿着职业装。男职员应穿职业装，系领带,穿皮鞋，夏天不穿无领衬衫和短裤；女职员应穿职业裙装或裤装，穿皮鞋，夏天不穿紧身服装、超短裙、凉拖鞋、不得穿着运动装或休闲装上班，周末可适当放宽。必须佩带胸卡；举止大方文雅；讲究公共卫生；维护公司形象。三、工作秩序1、遵章守纪;2、尊重同事，服从安排，联系下属，精诚团结；3、认真工作，忠于职守；4、不擅自从事非职务活动；5、工作时间不做私事（包括看报、上网聊天、打游戏、打私人电话）；6、营造和保持经营场所的良好环境，办公区内不喧哗、非吸烟区（办公区、会议室）不吸烟、不吃零食。7、未经主持人同意，参加会议期间不许使用手机。8、未经主持人同意，参加会议期间不得中途离开。四、安全保密1、正确使用设备、设施，安全操作；2、实行事故报告制度；3、保密制度职员应自觉执行公司的保密制度。公司的发展策略、计划设想、劳动合同及经营和技术方略均属公司秘密。不经批准不得提供市场内部信息、数据和资料。任何泄露公司机密的行为将承担相应的法律责任。4、个人物品不得随意放置，文档必须存入适合的箱柜内。工作时间不得擅自离岗。下班前清理文件，锁入文件柜。保持桌面整洁。关闭照明灯、计算机、空调机电源等。爱护公司财物，不得损坏、丢失、浪费各种办公用品。5、电话、传真与电脑的使用接听电话时，应用:《您好!》（或报自己姓名）》，总台应用《您好！泰盛集团;《再见》;《谢谢》等礼貌用语。尽量放低声音，以免影响他人工作；通话尽可能简短，更不应在电话中闲聊。公司的长途电话仅限于工作使用，不得因私使用，一经发现，除个人支付电话费用外，还将按违纪处理。职员在工作需要使用传真机时,应使用公司统一传真格式。传真机不允许因私使用。公司计算机设备在使用中注意防病毒感染，如使用过程中出现问题，请与信息部工程师联系。公司电脑严禁使用游戏软件，严禁上网浏览与工作无关的网页，禁止上QQ、上网《炒股》、下载MP3歌曲、游戏等，上述行为一经发现，公司将根据人事管理制度规定处理。职员因工作需要将公司的设备或物品携带出办公区,需得到本部门经理、行政部门的批准。收发文管理制度一、收文1、登记：所有外来文件由行政部统一在文件上编写总流水号，按流水号、接收日期、文件标题、发文单位、附件、传阅去向等项目登记在《收发文件清单》上。2、传阅：由行政部填写《文件阅办单》将登记后的文件按轻重缓急、保密程度在文件处理卡片上签署传阅对象分送有关负责人传阅，及时分发、及时收回归档。二、发文1、公司文件的拟定签发，对内外具有指令性和权威性。2、拟稿：公司文件一般由各部门在职责范围内自行起草，要对文件内容负责。文件内容涉及跨部门事务，须经部门间协调后方可发文。如事关公司的重大内外决策业务往来的文件，由董事长指定专人负责起草。3、核稿：公文起草后，由拟稿部门经理审核签字，如公文内容涉及其他部门事务，须由有关部门共同审核签字；会签由主管副总会签。事关公司重大内外决策、业务往来文件，由董事长签发。4、签发：凡以公司名义行文的，须经行政部经理、董事长签发后，方可交付打印，属于部门职权范围内需以部门名义独立行文的，部门经理签发即可。5、打印：在拟稿、核稿、签发手续齐备后，交行政部审核登记，标明文号，密级和分发范围。董事长直接签发的特殊公文，但要补办登记手续，按审核份数打印。6、盖章：文件打印校对完毕后，按公司的《印鉴管理制度》加盖公章。7、存档：公司所有文件均须存档一份，发文部门也须自留一份备查。8、传递：保密文件的传递，按密级和分类范围由行政部分发。一般公文的传递由各部门自行送达。三、传真1、由前台统一收、发传真，并记录到《传真接收、发送记录表》上。2、发送传真要统一用公司传真纸。档案管理制度一、职责各部门经理负责本部门管理范围内的档案管理工作。对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和控制，所有档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。二、管理内容与方法1、立卷归档（1）公司应立卷归档的文件资料包括：①证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料；②规章制度：包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。③收发文书：包括总公司内部文件、总公司与各子公司（办事处）往来文件、总公司与政府公文及批复、总公司与其它公司业务文件、总公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。④合同资料：包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。⑤工程技术资料：包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。⑥照片、声音资料：包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。⑦其他需归档的文件资料。（2）立卷归档的要求：①各类文件应分别立卷。所有外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册，外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。②文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持文件、材料的完整性。③立卷归档的文件要便于查找。④文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标题。⑤案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊。⑥照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。2、档案的利用（1）各部门因工作需要借阅档案，应在借阅登记簿上登记。（2）借阅档案，要填借阅簿，用后应按时归还。借阅人员对所借档案应妥善保管，严防遗失，泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借，不得擅自复制。（3）借阅和查询公司档案，应经借阅和查询人的分管领导批准。（4）外单位人员借阅和查询公司档案，应经董事长批准。3、销毁（1）档案保存期，由行政部提议，报董事长批准。专业性档案（如工程技术、财务等）保存期限按照国家有关制度。（2）对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案室提出销毁申请，报董事长批准。（3）销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。监销人员由行政部经理指定，销毁后，由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。（4）对已销毁文件，应制定目录清册存档。4、档案室管理（1）档案室应建立登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记，对保管、利用情况定期进行统计。（2）档案管理人员离职或调职，必须与接任人员办理移交手续。（3）档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查，平时注意档案的保存情况，发现问题，及时报告解决。（4）档案室须特别注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作；电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压，并注意温度适宜。（5）立卷的档案应分类放入档案盒存放；（6）档案移交①由部门自定责任人保管的档案不移交，但每年要接受档案室一年一至两次的档案检查；②按年度归档的档案，在每个自然年结束后1个月内，由各部门立卷归档，移交档案室；③负责保管档案的职员离职或调离工作岗位时，应将有关档案资料按要求整组卷后，与档案室负责人、部门经理一同进行档案移交，移交给本部门经理或接岗人；④档案移交时，移交人填制移交清单一式三份，交接双方按清单核对交接，并在移交清单上签字；移交清单由移交人、接交人、档案室各执一份。三、责任1、损坏、丢失公司档案的；2、擅自提供、销毁公司档案的；3、涂改、伪造档案的；4、违反第三条制度，不按制度归档或不按期移交档案的；5、档案管理人员玩忽职守，造成公司档案损失的。违反档案管理制度的，公司将据《人事管理制度》，视情节轻重，给予处罚。保密管理规定一、保密范围公司全体员工均应树立保密意识，严格保守公司秘密。二、保密原则公司全体员工应遵守以下原则：不该说的，绝对不说；不该问的，绝对不问；不该看的，绝对不看；不该听的，绝对不听；不该记录的，绝对不记录。三、保密内容与方法1、文件的保密环节包括其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等。2、保密文件划分为三级，第一级为绝密，第二级为机密，第三级为秘密。（1）绝密①公司有针对性的竞争策略和计划；②交易商有关资料；③尚未公布的工资福利和人事调整方案；④其他绝密内容。（2）机密①公司发展规划；②公司事故调查报告；③公司领导的人事档案；④尚未公布的公司机构改革方案；⑤员工个人的薪金；⑥其他机密内容。（3）秘密①没有明确规定可以传达的公司办公会议内容；②不宜对外单位公开的内部规章；③尚未公布的人事处罚决定；④其他秘密内容。3、保密文件的复制（1）保密文件的复制由董事长或主管副董事长批准；（2）复制保密文件，应派人在复制现场监督；（3）保密文件的复制情况应予登记。4、保密文件的发出、传递、签收、保管（1）发出保密文件应履行审批手续，审批权限同保密文件的复制一致；（2）行政部经理负责绝密文件的传递工作，其他保密文件的传递工作由秘书负责；（3）保密文件的接收人，应在接收记录簿上签收。接收人应对保密文件妥善保管，不得随意在办公桌上堆放，不得携带回家或公共场所；（4）经批准由个人保存的记有秘密内容的记录本等应防止遗失。离职时，应清理交回公司。（5）绝密文件由行政部经理直接保管，其他文件由行政部（档案室）保管。5、保密文件的查询和借阅，要严格履行审批制度，权限同保密文件的复制一致；6、保密文件的解密和销毁（1）保密文件的解密有两种形式，一是因正式公布而解；二是经鉴定已丧失秘密特征而解密；（2）因公布而解密的，由保管人确认；（3）经鉴定解密的，鉴定由保管人提出；（4）经鉴定已丧失保存价值的秘密文件应销毁；（5）解密与销毁应报董事长批准（6）销毁保密文件，应有两个监销人，并制作销毁记录。四、处罚违反本规定的，公司将据《人事管理制度》，视情节轻重，对责任人予以处罚。图书、资料管理制度一、图书、资料购买程序1、技术类、财务类图书、资料由工程师或财务人员提出申请，经所在部门经理、行政部经理审批后，该部门自行购买。2、其他类型图书、资料由职员向行政部提出建议，行政部审批后，由提出建议的职员自行购买或由行政部统一购买。3、购买图书、资料经手人应事先查阅行政部书目，防止重复购买。二、图书、资料保管与借阅1、图书、资料购置后，由经手人到行政部进行统一编号登记，由行政部管理。2、行政部对所有图书、资料做文本和电子版记录，定期向全体职员发送最新书目，以便职员借阅。3、职员到行政部办理借阅手续，行政部对借阅期限及图书资料完好度进行记录；有借阅冲突时，由借阅职员或图书管理负责人协调。4、借阅图书的职员应在借阅期限内归还，原则上以两周为限。办理归还手续时，行政部对图书损坏度进行记录。5、图书借阅期间受到损坏或丢失，借阅职员应根据情节予以赔偿。固定资产管理制度一、定义固定资产指单位价值在2000元以上，使用期限在1年以上的房屋、设备、交通工具、计算机及网络设备、家用电器、家具等。二、固定资产购置1、实行申报审批制度：使用部门将所需固定资产的购置书面报告报送公司领导审批，书面报告的内容包括：固定资产名称、型号、数量、产地、品牌、价格标准、购置目的、质量要求等。审批后报财务部。2、采购固定资产时，由行政部按批准后的采购计划