企业档案管理(最终版)

企业档案管理1企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。2企业档案的含义序号内容代号1企业管理性档案A2基建档案B3科研档案C4产品档案D3企业档案的分类5设备档案E6会计档案F7合同档案G8员工档案H9特殊载体档案J4企业档案分类原则：以全部档案为对象依据企业管理职能结合档案内容和形成特点5保持档案材料的内部有机联系方便管理与利用协调统一、不随便改动6A企业管理性档案一、档案与文件的区别尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是档案。7二、件的含义单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；8正本与定稿为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；9来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。10三、归档的主要步骤和要求文件材料归档可分为11个步骤：111收集文件7文件著录2区分年度8填备考表3划分期限9文件装盒4文件装订10打印目录5文件排列11入库装箱柜6文件编号1、收集文件收集文件是档案管理的第一步，也是最困难最重要的一步。公司项目多部门多，如何才能确保资料收集完整及时？12积极参与部门事务，熟悉部门运作与进度，参与部门相关资料的形成；做好收文发文登记，保证资料的完整与连续性；及时处理收到的资料（或传阅、或送审、或归档）；只有办理完毕的文件才能归档；按照公司规定，定时把收集到的文件送至综合部存档；13由于基建项目的建设周期长，可以将定期意移交综合部的资料复印备份或者扫描备份，有助提高办事效率。142、区分年度根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。15一般的文件材料，放在其形成的年度归档。计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。16长远规划，放在文件内容针对的头一年。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。17跨年度的案件，放在结案的一年。跨年度的会议，放在闭幕年。183、划分期限准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别定为永久（无限期）、长期（16－50年）、短期（15年以下）。194、文件装订修裱破损或页幅过小的文件复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。20超大纸张折叠对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠21去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。22如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。23装订采用左侧、下侧对齐方式对，用不锈钢钉装订或线装订。2425×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不锈钢钉26×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三点一线装订5、文件排列由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构－时间”或时间先后排列。27由各部门分别整理归档的单位，先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。28统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。29同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。306、文件编号归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。全宗号类别号期限年度机构件号31全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1532全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1533类别号：不同门类档案的代号，如管理性档案为A全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1534期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1535年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1536机构：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1537件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。不分机构编件号38年度期限文件数量件号2005永久451－45长期2501－250短期2851－2852005永久581－58长期2101－210短期2801－280分机构编件号39年度机构期限文件数量件号2005综合部永久501－50长期2001－200短期2801－2802005营销部永久781－78长期1851－185短期2501－250………..…….40档案编号（不用档号章）2007-0-1-1件号（0-9）盒号（0-9）分类号（公告、请示）目录号（年代）在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。417、文件著录把归档文件的有关项目录入档案管理系统。著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。42必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）4344全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号关于×××的通知2005-06-025件号：以年度为界限，一个保管期限编一个大流水号。45全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号关于×××的通知200506-025责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。46全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号关于×××的通知200506-025文号：文件的发文字号，如“从府[2005]X号”47全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号关于×××的通知2005-06-025题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加“[]”号48全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号关于×××的通知2005-06-025日期：指文件形成日期。49全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号关于×××的通知2005-06-025页数：指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。50全宗号类别号年度保管期限机构A2003短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]号关于×××的通知2005-06-025备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。8、填写备考表盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。51整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。日期：填写归档的年、月、日。529、文件装盒将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。53在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）5455全宗名称全宗号类别号年度机构期限起止件号档案盒背脊式样××公司全宗号类别号A年度2005机构期限短期起止件号1－28已填好的档案背脊事例10、打印目录按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式一份。“档案目录”由“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。56（1）目录夹封面57全宗名称×××公司全宗号类别A期限短期年度2005（2）目录夹背脊58全宗号机构类别号A期限短期年度2005（3）填写归档情况登记表59年度保管期限件数保管接收备注单位姓名单位姓名2002永久50×××2003永久75×××2004永久23×××….….….单位名称：××公司归档情况登记表（4）拟写归档说明，内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及单位领导人变化情况本年度管理性档案（文书）归档情况60×××公司二○○三年归档说明一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况1、本公司内设5个部门（××、××……..）共有职工××人。2、领导人变化情况××任总经理××任财务总监××任技术总监三、本年度文书归档情况本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编号1－108件；长100件，编号从－100件；短期100件，编号1－100。二○○四年×月61（4）打印归档文件目录62全宗号类别号年度保管期限机构A2005短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]x号关于×××的通知2005-06-025装订“档案目录”如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。63具体装订时，先放置“归档情况登记表”，再按时间先后顺序将若干年的“归档说明”排在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。6411、入库装箱柜65室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利用。一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档案。66企业会计档案管理67一、什么叫会计档案按照财政部、国家档案局制发的《会计管理办法》规定，会计档案是指：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。68二、企业会计档案的具体内容（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证、其他会计凭证；（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。69（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。70三、会计档案归档要求（一）企业每年形成的会计档案，应当由会计部门负责整理立卷，装