企业档案管理标准

1Q/BD210007-2004代替QG/BD05.08.00-2000企业档案管理浙江北仑第一发电有限责任公司发布2004-06-15发布2004-06-15实施PDFcreatedwithFinePrintpdfFactoryProtrialversion前言本标准是根据浙江北仑第一发电有限责任公司标准化工作的需要制定的。原2000年3月15日发布的QG/BD.05.08.00-2000《企业档案管理》已到了修订期限。本标准是在原标准的基础上，根据我们公司机构调整和几年来实施的情况进行修订，并替代原标准（QG/BD.05.08.00-2000）。本标准与原标准（QG/BD.05.08.00-2000）相比，增加了“特种档案（声像、实物档案）”管理、综合档案分类及其它有关内容。本标准的实施，将进一步加强我们公司档案的标准化、规范化管理，使我们公司综合档案管理工作达到国家企业档案目标管理标准，记录历史、积累资源、共享资源，为我们公司生产、经营活动提供优质的信息资源服务。本标准的附录表A1－A3、附录表B、附录C都是标准的规范性附录。本标准由浙江北仑第一发电有限责任公司标准化委员会提出。本标准由浙江北仑第一发电有限责任公司总经理工作部综合档案室归口管理并负责解释。本标准起草单位：浙江北仑第一发电有限责任公司综合管理部综合档案室。本标准起草人：范巧燕。本标准修订人：范巧燕。本标准会审人：陈旭伟吕一农张宏阳史建忠贺富岳顾军民虞天敏杨雄伟李金星石晓燕。本标准审核人：项岱军。本标准审定人：沈维君。本标准批准人：韩大卫。本标准所代替标准的历次版本的发布情况：QG/BD.15.01.01-1995，QG/BD.15.03.01-1995，QG/BD.15.04.01-1995，QG/BD.15.04.02-1996，QG/BD.15.04.03-1995，QG/BD.15.04.04–1995，QG/BD.15.04.05-1995，QG/BD.15.05.01-1995，QG/BD.15.05.02-1995，QG/BD.15.05.03-1995，QG/BD.15.05.04-1995→QG/BD.05.08.00-2000。PDFcreatedwithFinePrintpdfFactoryProtrialversion范围本标准规定了我公司企业综合档案的形成、积累、收集、整理、立卷、归档；档案的统计、鉴定和销毁；档案的利用和借阅；各类档案的归档范围、保管期限和密级等综合档案管理的全过程。本标准适用于我公司各部门（包括各多经公司）和全体职工，同时适用外来借阅企业档案人员。2规范性引用文件下列文件中的条文通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修改版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《浙江省实施档案法办法》《宁波市档案工作条例》国家档案局、国家经贸委、国家计委发《企业档案管理规定》（2002年9月1日施行）DAT/22—2000《归档文件整理规则》总综【2004】12号《中国国电集团公司归档文件整理细则》DA/T28－2002《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要素》GB/T11821-2002《照片档案管理归范》GB/T17678.2－1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求国家档案局【2003】第6号令《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局发【1996】文《磁性载体档案管理与保护规范》国电总文档【2002】29号《火电企业档案分类分类表6－9大类》财会字【1998】32号《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局颁发，1999年1月1日起施行）《浙江省会计档案管理实施办法》3术语和分类3.1企业档案PDFcreatedwithFinePrintpdfFactoryProtrialversion指企业在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资管理、电力生产、科学研究、基本建设、设备管理等活动中形成的应归档保存的文件、图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音磁带、磁光盘等原始文件材料及荣誉实物。3.2特种档案指除纸质载体档案外的所有其它载体档案，如声像照片、荣誉实物档案等。3.3企业档案的分类企业档案的分类按火电企业档案分类大纲进行分类，分为0－9大类。照片、影片、录像、录音磁带、磁光盘、荣誉实物档案作为特种档案单独存放。4管理职能4.1企业档案必须实行集中统一管理，并按规定提供利用。综合档案室是集中统一管理本公司形成的各种类型档案的管理机构，任何部门和个人不得以任何借口将工作活动中形成的应归档的材料占为己有。4.2档案管理工作在部门主管领导和公司分管领导下开展，档案管理业务上接受省电力公司档案室及上级档案主管部门的指导、监督和检查。同时还接受地方行政管辖区域内档案局的执法监督检查。4.3各部门设置档案分管领导，执行国家和上级档案管理的法律、法规，落实企业制定的规定，领导本部门专业人员和兼职档案员搞好档案材料的积累、整理、归档工作，按期完成企业下达的档案归档任务，完成年度档案工作计划中涉及本部门的任务。4.4部门专业人员对所辖范围的档案形成及完整性、正确性负直接责任，自觉执行企业有关档案工作制度，按期完成企业下达的档案归档任务，完成年度档案工作计划中涉及本专业的任务。4.5各部门设置兼职档案员，负责本部门在各项管理工作中形成的文件材料的积累、整理、归档的具体工作，在业务上受综合档案室的指导、监督和检查。5企业综合档案的归档原则5.1本公司在基本建设、改建、扩建、生产、科研、技改、经营、管理、党群工作、外事活动、生活后勤等各项活动中所形成的具有查考、保存、利用价值的文件材料，包括文件、合同、资料、联系单、图纸、报表、凭证、胶片、照片、录音、录像磁带、磁盘、光盘、应用软件、电子媒体和获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等，记录和反映本单位生产经营活动的重要史料和证据，由各部门负责人指定有关人员负责积累、整理后立卷归档。PDFcreatedwithFinePrintpdfFactoryProtrialversion设备变更异动后，工程技术人员应及时将设备异动申请单/异动执行报告单等文件资料和相关的图纸移交综合档案室。5.3外购设备（固定资产）开箱资料归档，在开箱前必须通知档案人员，在供应人员、使用部门技术人员、档案人员到场后方能开箱。发生文件材料丢失、损坏或留在个人手中，均由物资供应部门负责，并视情节轻重追究有关领导和当事人的责任。特殊情况下，随机设备资料由物资供应部门保存，并及时通知档案人员领取。5.4凡涉及生产技术工作的科研成果鉴定、技改及合理化建议项目评奖、基建工程竣工验收等必须档案人员参加，并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。如发现科技文件材料不完整、不准确、不系统、不符合档案管理要求，档案人员通知有关部门限期改正，如不执行的，按有关经济责任制考核。5.5文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、管理、经营、科研、基建等项活动的工作计划，列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。5.6职工因公外出（包括出境）学习、参观、考察和参加各种专业会议，收集获得的各种文件材料应及时向综合档案室归档，否则资料费不予报销。5.7各部门向外单位购买图纸及技术资料时，必须经综合档案室审核后，由综合档案室统一办理，归档后提供部门使用，否则费用不予报销。5.8为保证特种档案收集齐全，按时归档。各部门在购买胶卷、购买录像带、录音带等特种档案载体材料以及冲印照片的费用应由档案部门控制，采用使用完归档后再购买的方法。未经档案部门同意，财务部门不予报销。6企业综合档案的归档范围及保管期限6.1企业综合档案的归档范围党群工作、行政管理、经营管理、生产管理、财务审计、人事劳资、电力生产、科学技术研究、基本建设、设备等十大类。还包括会计档案、特种档案、科技图书、电传、传真、联系单、其它资料等。6.2会计档案的归档范围各部门每年在会计核算过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资单、财务计划单位预算和重要经济合同以及其它各类会计核算专业材料；外部审计有关资料（指审计报告、审计决定或结论，并附整改情况）。6.3特种档案归档范围6.3.1上级领导视察本公司工作或从事其它有关部门活动所形成的声像材料：照片、录像带、录音磁PDFcreatedwithFinePrintpdfFactoryProtrialversion带等。6.3.2本公司职工因公外出参加会议，收集获得各种特种材料：磁盘、光盘为载体的文件材料。6.3.3反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料、电子文件。6.3.4本公司召开的重要会议（如党代会、职代会、团代会、先进表彰会等）和重大公务活动、重大纪念庆祝活动中形成的声像、电子文件材料。6.3.5本公司组织和参加的外事活动中形成的声像、电子文件材料。6.3.6本公司荣获上级机关授予的先进集体或个人的奖状、奖杯、奖旗、证书等荣誉称号的声像材料、实物。6.3.7本公司在生产过程、经营管理等重大事件中形成的声像、电子文件材料。6.3.8反映重大基建工程原貌、工程建设过程、竣工落成典礼等活动中形成的声像材料。6.3.9反映本公司容貌、企业形象、历史变迁的声像资料、电子文件。6.3.10本公司在各种宣传、教育培训工作、工会、团委工作等活动中形成的声像资料。6.3.11本公司购置及开发的计算机系统软件、应用软件、上级主管部门下发的各种专用的应用软件、参加各种培训班时由主办单位发放的各种软件的载体磁盘和光盘等。6.3.12与纸质为载体的档案有密切联系的特种载体材料，如：科技档案中的计算机控制系统软件（磁盘、光盘），各生产部门现场使用的控制软件（备份）、各类统计报表、设定值的软盘。金相的底片和照片等。6.3.13模范人物在生产、技术或重要活动中形成的声像材料。6.3.14本公司发生重大事故、设备事故、人身事故、质量事故、火灾事故及重大事件的现场照片、底片、录像带等材料。6.3.15重要的生产过程及操作、检修、安装、调试、试验形成的声像材料。6.3.16公司各部门拍摄的反映公司生产经营管理等各种活动的数码照片。6.3.17其它具有保存价值的声像资料、电子文件材料。6.4企业综合档案的保管期限企业综合档案的保管期限分永久、长期、短期三种。永久为保管五十年以上；长期为保管十六至五十年；短期为保管十五年以下。其中会计档案的保管期限参照国家有关规定。本公司档案保管期限确定的原则为：6.4.1凡是属于方针政策性，记述和反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司的生产、管理有长远利用价值的，长期利用的档案，列为永久保管。PDFcreatedwithFinePrintpdfFactoryProtrialversion凡是属于业务性、一般工作活动形成的，在相当长时间内对本公司工作有查考和利用价值的档案，列为长期保管。6.4.3凡是属于事务性、临时性的活动形成的，在较短时间内对本公司工作有查考和利用价值的档案及各种文件材料，列为短期保管。6.4.4特种档案的保管期限与相对应或相关内容的纸质载体档案相同。6.5列入长期保管的文件材料，实际保管期限不得短于该项目设备的实际寿命。6.6企业综