_ST大通：采购业务管理制度（XXXX年10月）

深圳大通实业股份有限公司采购业务管理制度第一部分总则一、目的遵循公平、公正、公开的原则，进一步规范采购过程行为，加强采购过程控制，更好地选择符合公司业务要求的合格供方。二、适用范围适用于公司及下属子、孙公司（以下称“项目公司”）三、术语及定义1、直接采购：指按公司授权可直接委托供方的采购。2、比价采购：指按公司授权通过不少于三家的询价、比价来决定供方的采购。3、招标采购：指以招标的形式邀请不少于三家的供方来决定供方的采购。4、不招标采购：指按照公司规定应该招标采购，但因特殊情况无法进行招标的采购。5、招标小组：为完成招标业务而由公司批准成立的工作小组，招标小组组长主持工作，招标小组秘书负责具体事务性操作。第二部分直接、比价采购一、适用范围：按照公司规定可直接或比价采购的项目。二、操作原则：1、公司各部门负责人可视情况任意指定下属人员采购。2、分管领导、总经理可视情况指定下属人员复核采购价格。3、比价采购应提供不少于三家的比价情况。三、职责：1、公司各部门：根据公司授权及工作需要，发起直接/比价采购审批流程；提供比价情况说明；协助审计部编制合同文本。2、审计部：发起合同报批；审定采购合同；根据需要确定监督采购过程。3、部门负责人：可安排本部门任意人员负责采购。4、公司分管副总/总经理：可视情况安排其他人员对直接/比价采购情况核价；按公司授权批准有关采购。四、工作流程：经办人提出直接/比价采购申请——公司分管副总或总经理可视情况安排其他人员核价——批准采购——合同审批——合同执行——付款审批——采购完毕五、工作指引：1、各部门经办人根据工作需要提报《直接/比价采购审批流程》，经办部门经理审核，经办部门分管领导审核，报总经理批准，确定供方。2、合同审批：执行公司有关合同管理作业指引。3、付款审批：执行公司有关付款管理作业指引。4、如因特殊原因，无法或无需与供方签订合同，可直接提报《无合同付款审批流程》。第三部分招标采购一、适用范围：根据公司规定需招标采购的项目。二、职责：1、公司各部门：根据各项目的总控计划及进度、本部门工作需要，提出招标计划；组织合格供方的考察、筛选报批；配合审计部编制招标文件、编制合同文本；配合成本部编制标底；参与相关流程环节的审核会签；招标文件答疑。工程管理部：总包、监理合格供方考察；负责组织公司/项目公司新工艺、新技术、新材料部分的考察论证。工程管理部：总包、监理、材料类、设计类招标。战略与市场部：营销类招标。其他部门：相关业务招标。2、工程管理部：编制标底；参与相关流程环节的审核会签。3、招标小组：各部门招标计划收集、汇总，形成招标小组招标计划并公示；公司员工推荐合格供方及业务部门推荐合格供方的汇总并分类转发各业务部门；招标文件发放；投标书收集；组织开标、评标；评审结果报批；协助公司财务部门收取、退还投标保证金。4、审计部：编制招标文件并报批；按授权审核标底；参与合格供方的考察；参与开标、评标；组织合同谈判、编制合同并发起合同报批；监督招标过程。5、财务管理部：收取、退还投标单位保证金。三、工作流程：公司各部门提出招标计划——招标计划汇总及公示——推荐供方分类转发各业务部门——供方考察——合格供方审批——招标文件编制/审批——招标文件发放——招标文件答疑——投标文件收集——开标/评标——评审结果审批/定标——合同审批——合同执行——付款审批——合同执行完毕——供方评价四、操作指引：1、公司各部门提出招标计划：公司各部门根据各项目的的总控计划、进度及本部门其他需招标采购的工作编制本部门的招标采购计划（经营类招标根据工作需要），每月月底前将下三个月的招标采购计划报公司招标小组，公司各部门应将工作尽量提前完成，坚决不能因本部门工作的延误而影响到各项目总控计划的执行。公司各部门在提报招标计划时应注明招标基本要求。3、招标计划的汇总及公示：公司招标小组根据各部门的招标采购计划于每月的7号之前编制行成《招标小组招标计划》并通过办公系统发给全体员工予以公示，需注明公示截止日期，公示期不少于1周。招标计划公示期间，公司所有员工均可推荐符合招标基本要求的供方单位给招标小组秘书，招标小组秘书在公示期满后将汇总的推荐单位分类转给招标发起部门。招标小组编制的招标计划需转发审计部（编制招标文件）与工程管理部（编制标底）。4、供方考察及合格供方审批：详见《供应商评估和准入制度》。5、招标文件编制/审批：审计部根据招标小组编制的招标计划负责招标文件的编制并发起《招标文件审批流程》报批（公司其他部门配合审计部编制招标文件），经公司业务相关部门会签，审计部分管领导审核后，报总经理审批。招标项目涉及商务、技术、资信标评分的，要在招标文件中明确评分方法及权重，评分表与招标文件一同报批。6、招标文件发放：招标小组秘书根据公司批准的合格供方名单将招标文件发往各供方单位。7、招标文件答疑：公司业务部门负责所属招标文件的答疑工作，如确需对招标文件进行补充或更正，业务部门协助审计部编制补充材料或更正材料，审计部报批后，由招标小组补发给各合格供方。8、投标文件收集：招标小组秘书负责在规定的时间内收集各投标单位标书。收取标书时，应检查标书是否有效密封，标书送达时间是否符合招标文件截标时间要求，如对方没有在规定时间内投标，视为投标单位自动放弃，招标小组应同审计部人员一起电话询问原因。以上信息须在《文件收发记录表》中如实记录。为确保招标过程公开、公正，能够最终选出公司所需的中标单位，要求投标人最少不得低于3家。9、开标/评标：招标小组负责组织有关部门、人员参加开标、评标工作，并形成开标结果。10、评标结果审批/定标：招标小组根据开标结果发起《定标结果审批流程》报批，经公司业务相关部门会签，业务分管领导审核后，根据公司授权报总经理/董事长审批。由招标小组负责通知有关单位中标并将定标结果转发审计部。11、合同审批：审计部根据定标结果联系中标单位进行合同签订的后续工作，具体执行《合同管理制度》。五、标底编制：工程管理部负责编制标底并报批，经审计部审核后（审计部可视情况委托审计事务所测算标底），报成本管理部分管领导审核，总经理审批。标底审批不走公司办公系统流程。工程管理部编制标底应当严格保密，经总经理签字后提交审计部密封，由审计部负责人保存，在开标/评标时与供方招标文件同时开封，作为评标参考。六、投标保证金的收取与退还：1、投标保证金的收取：如招标文件要求投标单位需缴纳投标保证金，在投标单位到我公司领取招标文件时，由招标小组秘书协助财务管理部收取投标保证金。2、投标保证金的退还：开标后未中标单位投标保证金，由招标小组发起《非合同付款审批流程》，经总经理审批同意后，按招标文件规定时间退还。中标单位的投标保证金在合同签订后，按招标文件规定处理。如需退还，由招标小组发起《非合同付款审批流程》，报总经理审批。3、投标保证金的没收：中标单位在中标后不接受中标承诺主要条件的，没收投标保证金，取消中标资格。七、新工艺、新技术、新材料类采购特别规定：如公司项目需采用新工艺、新技术、新材料，各部门应首先发起《内部工作联系流程》，由公司工程管理部负责组织有关部门对该新工艺、新技术、新材料进行考察论证，并形成考察论证报告，根据论证结果，相关部门才能进行后续采购流程。第四部分申请不招标采购一、适用范围：按照公司规定应该招标采购，但因特殊情况无法进行招标采购的项目。该采购项目应具备唯一性或垄断性或行政指导或其他特殊情况。二、职责：1、公司各部门：发起《申请不招标项目审批流程》；参与相关流程环节的审核会签；协助审计部编制合同文本；提供充分的申请不招标支持性文件。2、审计部：组织合同谈判、编制合同并发起合同报批；监督采购过程。三、工作流程：经办人发起《申请不招标项目审批流程》——公司审核会签——批准采购——合同审批——付款审批——采购完毕四、工作指引：1、各部门经办人根据工作需要提报《申请不招标项目审批流程》，经公司会签，经办部门分管领导审核，报总经理/董事长审批，确定供方。经办部门在发起《申请不招标项目审批流程》时应按流程表格所列各项详细说明情况，并提供充分的支持性文件。2、合同审批：执行《合同管理制度》。3、如因特殊原因，无法或无需与供方签订合同，可直接提报《无合同付款审批流程》。第五部分附则一、本制度由公司董事会制定，并负责修订和解释；二、本制度自公司董事会审议批准并颁布之日起实施。