律师事务所归档制度

档案管理制度为加强律所档案管理，提高归档案卷质量，特制定本规定。一、对结案案件基本要求1、案件办理终结后，承办人员写出结案报告，报行政办公室备案，并且在一周内装订卷宗归档。二、案卷材料摆放顺序1、卷内目录2、当事人身份证复印件3、委托代理合同4、委托书5、风险告知书6、送达地址确认书7、接待笔录8、民事起诉状9、证据目录10、证据11、传票12、判决书/裁定书/调解书13、办案小结14、质量服务监督卡三、定卷基本要求1、承办人员业务档案应按照以上顺序排列档案并进行装订。2、承办人员业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷归档。两个以上承办人员共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷。3、承办人员承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等，都必须用黑笔书写、签发，要求字体整齐、清晰。4、对不能附卷归档的实物证据，承办承办人员可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。5、终止委托的业务，承办承办人员仍应按上述各类业务排列顺序归档，承办人员应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办人员对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。6、案卷装订一律使用三眼线，卷宗对齐后，在书籍的订口处（书脊离书表面的5-8mm处）均匀地打穿三个孔眼后，用棉线穿入孔内扎结订联成册，三孔钉牢。7、订口过窄或有字迹可能被订的要粘贴A4衬纸，纸张过大的材料要修剪折叠，折叠以A4纸张为准。8、承办人员业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编号）。9、卷宗封面要按规定用黑色碳素笔或者蓝黑钢笔逐行填写。字迹要工整、规范、清晰，不得有任何改动。年代、案卷号、收结案日期均采用阿拉伯数字填写。收案日期填写委托代理合同签订日期，结案日期以当事人领取判决结果的日期。10、处理结果，要写明一审结果，经过二审的也要写明二审结果。刑事案件要写上刑种、刑期或“宣告无罪”等；民商事案件，要写上判决、调解、撤诉等；行政案件要写上判决、裁定、撤诉等。11、办案小结需承办人签字后予以装订订卷。12、案卷未及时填写空白处，需订卷前补充完毕13、卷宗应装订结实，不掉纸、不压字，装订时卷内材料应齐下、齐右14、归档日期填写订卷当天日期。15、四、案卷审批制度1、立卷归档工作由承办人员负责移交行政办档案管理人员，并由行政办审核人员加盖个人私章，登记在册后办理移交手续，若查阅归档案件，需有行政办公室批准。2、档案管理人员接收档案时应进行严格审查，凡不符合立卷规定要求的，一律退回立卷人重新整理，待全部合格后，方能办理移交手续。3、涉及国家机密和个人隐私的承办人员业务案卷均应列为密卷，在归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。4、随卷归档的录音带、录相带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。五、案件回访制度1、案件归档前，行政办公室应在一周内对案件进行回访，具体回访内容依据本所制定的安检服务质量监督卡进行回访。2、案件回访中若发现办案人员私自向当事人收取代理费、交通费等其他额外费用的，第一次警告处分并根据情况扣除案件部分提成。第二次本单位可直接做开除处理。3、行政办公室对进行负责回访的案件应当建立回访登记表，根据回访的情况对案件当事人进行分类，制定不同的后期跟踪回访方案。