《赊销管理制度》NEW

《赊销管理制度》讲解财务部2008.06赊销管理主线赊销管理—主流程呆坏帐处置对帐开票客户订单客户开户合同签订信用审核货物签收回款销帐超龄管理赊销管理制度讲解243331683735主要讲解内容第一节客户开户程序第二节对帐及开票流程第三节货款回收与销帐第四节以物抵债与物资管理第五节超龄帐款的管理第六节信用控制与回顾第七节坏帐的定义及处理规定第八节应收帐款工作交接第一节客户开户要求及程序一、客户开户需要提供的资料:1、提供销售合同或协议2、《合同审批表》3、《客户开户资料表》4、《客户价格表》(主合同中已约定的除外)5、相关有效证照复印件：营业执照副本(需要有上年年检章)税务登记证卫生许可证酒类经营许可证(道酒业务+直辖市及省会城市)同时满足以上条件可以免签《销售合同》，但业务人员还是需要认真填写《客户开户资料表》，需要开增值税发票的应填妥增票开票信息；然后再走OA审批1、客户的付款方式为：款到发货2、客户自身也不需要订立合同的3、公司无需承担任何市场费用的二、免签销售合同的基本前提：4、客户无退货要求的第一节客户开户要求及程序第一节客户开户要求及程序三、销售合同审批流程业务员销售总监区域总管办事处主任市场部经理信控主管财务经理财务总监总裁办总裁业务员第一节客户开户要求及程序四、销售合同规范填写要求1、编辑合同必须每次到下列路径下载最新合同版本存放路径：”OA\文档管理\单位文档\公司制度\财务部制度\财务合同范本\”2、不可或缺的主要条款A、签约双方名称和相关信息B、价格条款C、结算方式D、营销政策以及制约条件E、合同的有效时间第一节客户开户要求及程序五、客户开户相关资料的格式及填写要求详见附件详见附件详见附件合同审批表开户资料表客户资料变更表第一节客户开户要求及程序六、合同中客户信用帐期核定标准：1、强势卖场和商超客户，一般按照其标准合同文本约定的并能被公司接收的帐期；2、经销商：月销售额在3万元以内的，帐期给予货到30天；月销售额在3-10万元的，帐期给予货到45天；月销售额在10万元以上的，帐期给予货到60天；如需突破上述帐期天数的,应上报公司批准后才能再行客户谈判.对于铺底客户，可按上述标准折算并核定其铺底金额。3、原则上，铺底政策和固定帐期不得同时享用，而且铺底客户必须提供至少三分之一的保证金。第一节客户开户要求及程序七、合同签定过程中需要注意的事项1、对于新开的铺底客户,合同中必须约定自第一笔发货起的后4个月要对其实际月均业绩进行核实,并调整铺底限额；2、通过营销奖励政策，设定客户退货率；3、合同中应约定：客户收取市场费用必须提供名实相符的服务业发票给我方入账，除非以票扣形式；4、合同中还必须明确约定，客户签收货物必须加盖货物收讫章，并由货物验收人签收；5、如果是续签合同，则必须在合同审批表上注明上年度的合同主要条款，并与新签条款作比较；6、合同寄到办事处后，业务人员必须在规定时间内（上海一周，外地两周）将客户加盖公章或合同专用章后的正本合同、协议以及相关证照、客户验货样张等寄回总裁办，将按每天扣1分对责任业务人员进行处罚；第一节客户开户要求及程序七、合同签定过程中需要注意的事项7、原则上公司要收到客户盖章确认后的销售合同或协议后才能正式发货。否则必须经区域总管、销售总监、财务总监和总裁核准。8、公司不提倡销结或联销结算方式，对于强势客户必须采用这种结算方式的,则应在销售合同中约定：客户必须每月提供上月的电脑销货清单，我方按该清单开具上月的发票，客户收到发票后当月付款。第二节对帐及开票流程一、订单与信用控制1、每个业务人员必须管控好所辖客户每批订单的产品数量如涉及KA的，应与KA部沟通协调好，减少退货损失；2、DRP最终将实现由一线业务人员在线订货的方式，如果库存或信用不足，系统将在第一时间提示业务人员进行应急处理；3、超过信用期限或额度仍需要发货的，业务人员必须填写《信用释放申请书》，并走OA流程报各级批准后发货。第二节对帐及开票流程二、发货与回单签收1、公司物流部应负责将客户所订货物按时送达客户指定仓库或门店；2、物流部必须要求下属司机或物流商按照货物交割的惯例和合同约定，要求客户在发货单上加盖单位章，并签上货物经手人名字；客户不肯签章的，业务人员必须说服客户进行补签。3、物流部必须保证客户回单的及时回收，确保财务部及时对帐和开票。第二节对帐及开票流程1、信用管理会计：负责总部在上海的能网上对帐的大卖场和连锁超市。对帐人2、业务人员：除总部在上海的能网上对帐的大卖场和连锁超市外的其他客户.三、对帐责任人第二节对帐及开票流程四、对帐、开票流程对帐单打印发票签收对帐人对帐发票开具对帐情况反馈对帐单差异处理信用管理会计会计打印对帐单(DRP下载)信用管理会计或业务人员与客户对帐对帐人填写《对帐情况反馈表》对帐差异申报和帐务处理信用管理会计开具发票客户发票签收(当面或EMS)第二节对帐及开票流程五、对帐过程中注意事项：243331对帐人应及时打印或取得对帐单，并在规定时间内与客户对帐；DRP正式启用后，业务员可自行从系统中下载对帐单业务人员必须建立客户台帐，对客户应收帐款情况进行动态管理。对帐结束应填写《对帐情况反馈表》，并对差异进行申报处置业务人员必须在客户要求交票日前3个工作日反馈对帐结果；如客户无交票要求的,则必须在一周内完成对账，逾期无反馈的给予处罚。第二节对帐及开票流程五、对帐、开票过程中的注意事项：683735对开票差异应落实责任人赔偿，无责任人的应申报坏帐，超过300元的，报财务总监和总裁批准；对于销结客户业务人员必须每月提供客户销货清单给财务开票；业务人员收到发票后必须在两个工作日内送达客户，并须经客户签收，然后业务人员应在一周内将签收回执寄交财务部备查；由于业务人员个人原因造成发票遗失，应承担重开发票所产生的17%的增值税税金损失。第三节货款回收与销帐一、货款回收的责任人：业务人员销售产品后应对其销售行为负责，因此回收客户的货款将是业务人员一项重要的工作职责。第三节货款回收与销帐二、货款回收途径：现金贷记/电汇以物抵债帐扣第三节货款回收与销帐三、货款回收与销帐的流程信用管理会计每月5日前提供各办当月回款指标，现结客户需要各办申报。业务人员跟踪客户催讨货款客户回款，包括帐扣发票业务人员提供回款清单信用管理会计据实销帐回款指标制定业务人员催款客户回款提供销货清单财务销帐第三节货款回收与销帐四、货款回收与销帐环节需要注意的事项1业务人员应在收款同时要求客户提供付款清单，一般必须在收到客户货款的三个工作日内提供给财务部；2业务人员必须在收到客户开具的帐扣发票一周内完成申报审核工作；并填写好贷项核销凭证，经业务主管签字后，交市场部审核.3对于业务人员遗失帐扣发票的，则由责任业务员请客户提供加盖有效印章的发票复印件;不能提供的将由责任人承担税费。4业务人员月底还未提供销帐清单或清单错误造成财务无法销帐的，则该月回款考核只能按实际到帐金额的50%计入考核。第三节货款回收与销帐四、货款回收与销帐环节需要注意的事项5信用管理会计收到回款后，如发现无付款清单或缺少帐扣发票的，应马上通过OA等方式联系业务人员向客户索取付款清单及帐扣发票6信用管理会计务必严格按客户的付款清单进行销帐，发现异常的应及时沟通，不得自作主张，擅自随意销帐。7业务人员收到现金或支票最迟在一个工作日内交付财务部；逾期每天按该款项10％进行处罚；凡超过3个工作日的将给予记过处分。8信用主管每月要检查系统中已回款未销帐的记录，及时跟踪、落实每笔回款销帐工作。第四节以物抵债与物资管理一、以物抵债的适用范围：1、正常情况下不允许以物抵债。2、仅在下列情况下允许以物抵债：A、客户已倒闭或即将倒闭，现金支付欠款已不可能。B、经销售总监、财务总监及总裁批准后实施。第四节以物抵债与物资管理二、以物抵债的申报：1、业务人员在客户发生异常状况的第一时间向部门主管、财务经理汇报,经讨论建议采取以物抵债措施的，再通报销售总监、财务总监及总裁后，实施以物抵债流程。2、取得抵债物资后，业务员填写《以物抵债申请书》，说明结算情况及抵债物资清单。该申请书应经销售总监审阅并由财务总监、总裁批准第四节以物抵债与物资管理三、抵债物资的处置：1、业务人员在取得抵债物资时必须充分考虑到该物资的市场价格和新旧程度合理估价，原则上折后价格不应低于客户所欠货款。2、各地的抵债物资，原则上就地进行变卖或处理，但处置方案必须先报经公司销售总监和财务经理、财务总监书面批准。3、就地处理不了的抵债物资应运输到指定仓库存放，在未得到处置指令前妥善保存，并视同存货进行管理。4、抵债物资在处置之前（如：再销售收回现金或以一定价值内部消费或销售）不视为帐务结清，不得进行销帐。5、业务人员应将客户欠款余额与抵债物资处置金额之间的差异应作为坏帐申报，经批准后销帐。第五节超龄帐款的管理一、超龄帐款的定义：1、指超过销售合同或协议约定的赊销期限还未回款的超期应收帐款。2、对于销结客户，按照惯例应该每月进行结算，如果当月没有开票和回款，将视同超龄，并按照该客户上年月平均销售额来计算超龄帐款。第五节超龄帐款的管理二、超龄帐款的催收流程：业务员到期收款第一催款单停货通知单签发律师函第二催款单首次收款无果,即时签发第一催款单约定延期付款的具体期限,需客户签章超过约定日10天仍不付的.并约定再给5天5天后仍不付款经领导同意签发停货通知送达停送通知后15日仍未付款的，应签发律师函第五节超龄帐款的管理三、超龄帐款的考核：1、考核责任人--按其负责的客户和区域的不同分为:A、业务员：对自己负责的客户超龄帐款负责；B、办事处主任：对自己负责的整个办事处的超龄帐款负责；C、区域总管或经理：对自己负责的整个区域的超龄帐款负责；D、造成超龄帐款的其他责任人2、超龄帐款考核指标:超龄帐款率应小于6%第五节超龄帐款的管理三、超龄帐款的考核：3、超龄帐款考核办法：A、经济处罚(月度)：以超龄帐款率达到6%处罚100元为起点，每增加1%处罚就相应增加100元，封顶为1500元(目前暂按减半执行)。B、对于小额超龄的情况，将按正常计算的超龄率对应的处罚额与超龄额*10%孰低原则执行。C、行政处罚(季度)：一个季度内超龄帐款两次达到10-15%的，口头警告一次；一个季度内超龄帐款两次达到15-20%的，书面警告一次；一个季度内超龄帐款两次达到或超过20%的，记过一次；第五节超龄帐款的管理三、超龄帐款的考核：4、超龄帐款考核计算公式：超龄帐款超龄帐款率=*100%上月应回款额+上月提前回款额*1.3第五节超龄帐款的管理三、超龄帐款的考核：5、超龄帐款考核需要说明的事项：A、对于新接手的业务人员，给予3个月的宽限期；宽限期内直接主管负有工作指导、监督和催款义务，因此直接主管应承担同等经济处罚的50%。B、责任人员如能书面举证，证明产生超龄帐款的原因过错不在其个人经销售部和财务部组成的坏帐审核小组评审，方可免除或降低处罚；C、业务人员收到货款后，月末仍不能提供客户付款清单的，将按该笔回款额的50％记入回款考核，则另外的50%作为超龄帐款考核。D、对于销结客户，业务人员如果未按要求进行每月的开票和回款的，那么未回款和开票的当月按上年的月平均销售额来核定其超龄帐款。第六节信用控制与回顾一、客户订单控制：1、一旦客户的欠款金额超出赊销限额或信用期限的，信用管理部应立即通知商务中心引起注意，并将该客户列入订货控制对象。2、被列入订货控制对象范围的客户，其每批订货需要信用管理主管审批，审核同意的方能进行发货。3、公司DRP上线后，将自动判别客户的信用情况，在订单录入时对超过信用期限或额度的客户自动进行锁定和预警；被系统自动锁定发货的客户，需经权限人开放后方能确认订单、发货。4、新开客户如果销售合同中有款到发货或收到保证金发货规定的，信用管理会计在信用审核时应严格把关，款到发货。第六节信用控制与回顾二、信用释放申请：1、如果销售主管对于客户超过信用期限或额度是有特殊原因，同意其再次订货的，可以通过OA递交信用释放申请、写明发货理由、改进意见和客户书面付