【人事制度】如何制定人事档案管理制度

人事檔案管理主要包括兩部分：檔案管理和檔案利用。檔案管理包括五個部分：歸檔、核查、保衛、統計、轉遞。歸檔包括文本資料和電子資料存入，核查和保衛是對檔案進行保管和整理，統計是製作人力資源報表的重要依據，轉遞記錄是統計的重要內容。五個部分構成了檔案管理的主體部分。檔案利用包括三個部分：查閱、外借和出具證明。人事檔案的利用要遵循一定的程式。查閱是在指定的場所內進行，外借必須是因特殊需要必須借用人事檔案，要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。制定人事檔案管理制度主要包括以上兩部分內容。具體在制定的時候，可以依據企業自身情況進行整理。以下是一個典型的人事檔案管理制度範本。人事檔案管理制度總則第一條目的：爲使公司人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。人事檔案保管制度第二條內容：（１）歸檔制度（２）核查制度（３）保衛制度（４）統計制度（５）轉遞制度第三條歸檔制度資料歸檔程式如下：（１）對資料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求。（２）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。（３）將資料放入檔案，並輸入資料庫。第四條核查制度檢查核對一般定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：（１）突發事件之後。（２）對有些檔案發生疑問之後。（３）發現某些損害之後。第五條保衛制度（１）指定專人負責檔案保管。（２）備齊必要的存檔設備。（３）資料庫每三天備份一次。（４）檔案櫃保持清潔，不准存放無關物品。（５）不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。第六條統計制度人事檔案統計的內容主要有以下幾項：（１）人事檔案的數量。（２）人事檔案材料收集補充情況。（３）檔案整理和保管情況。（４）檔案及設備利用情況。第七條轉遞制度檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，程式如下：（１）取出應轉走的檔案；（２）在資料庫中登出檔案；（３）填寫人事檔案轉遞記錄；（４）按發文要求包裝、密封。人事檔案利用程式第八條查閱程式（１）由申請查閱者提交查檔報告。（２）查閱部門蓋章，負責人簽字。（３）由人力資源部審核批准。（４）申請查閱者在指定的地方進行查閱。第九條外借程式（１）借檔部門寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。（２）借檔部門蓋章，負責人簽字。（３）由人力資源部審核批准。（４）進行借檔登記，並由借檔人員簽字。（５）歸還時，及時在外借登記上登出。第十條出具證明材料程式（１）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章。（２）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；（３）證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。