【企业管理】采购管理制度

CT6_001第六篇采购管理制度目录1.总则2.采购委员会及其会议制度3.供应商管理办法4.原物料采购管理办法5.原物料接收和退货管理办法CT6_002第六篇采购管理制度1.总则1.1目的为使本公司原物料的国内外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适价的原物料，特制定本制度。1.2范围凡大宗原料、辅料、包装材料、微量药品、设备、零件、器材、办公用品等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业,均适用本制度。1.3采购部门及权限的划分1.3.1公司原物料的采购计划、价格、策略等均由采购委员会决议。1.3.2临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。1.3.3具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。1.4采购工作基本原则1.4.1采购委员会是公司在原物料采购过程中的最高决策机构。1.4.2公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。1.4.3公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予以充分的反映和监督。1.4.4品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。1.4.5采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。1.4.6采购委员会会议须定期与不定期召开。例如，根据年、季、月销售和生产目标应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。1.4.7采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定期分析。1.4.8采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料.CT6_0031.4.9采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。1.4.10原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。2.采购委员会及其会议制度2.1目的采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原物料成本占据销售成本75—85%左右的行业，原物料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以：(1)奠定稳定的采购管理工作基础；(2)提高采购管理水平；(3)降低采购成本和储存费用，合理使用资金。2.2采购委员会的组织及职责2.2.1公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部经理，生产部经理，品管部经理，财会部经理组成。总经理担任采购委员会主席，采购部经理兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。2.2.2采购委员会职责：(1)拟定原物料的采购政策并确保政策的适当执行。(2)依据本公司的质量标准，确保原物料的品质及合理的价格。(3)审核决定采购的时机、价格及数量。(4)协调、解决影响采购实施的重大问题。2.3采购委员会组织的运行2.3.1每月定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供会议讨论和决策。CT6_0042.3.2不定期召开采购委员会会议对采购管理过程中的特殊事项，例如：原物料市场急剧变化时。经采购委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。2.3.3开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员无表决权。2.3.4采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参加，应授权代理人员参会。2.3.5会议主持人为采购委员会主席，主席因故不能出席会议时应委托副主席或公司其他领导主持。采购部经理负责会议的召集。CT6_0042.4采购委员会会议的内容及程序2.4.1采购部经理报告以下情况：(1)上次会议决议事项的执行情况。(2)原物料的库存量、在途量。(3)原物料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。(4)月原物料采购计划及资金需求计划。(5)采购部外欠货款情况。(6)采购实施中需协调解决的问题。2.4.2采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。2.4.3会议决议事项由采购部经理记录，整理后呈采购委员会主席核准。2.4.4采购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执行。2.5采购委员会控制要点2.5.1对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。2.5.2原物料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。2.5.3原物料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。2.5.4根据产销实际情况，确定每月原物料的安全库存量，确定需阶段性（季节性）储备原料的合理库存量。2.5.5对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。2.5.6采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。CT6_0043.供应商管理办法3.1供应商的选定及指导3.1.1对于大宗或经常使用的原物料，采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。3.1.2为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。3.1.3选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。3.1.4若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。3.1.5积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。3.2供应商的管理和分类3.2.1每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以充实供应商的资料卡。3.2.2供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性(数量、品质)、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。3.2.3对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。3.3供应商的开发3.3.1采购人员应积极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新的供应商。3.3.2开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。CT6_0073.4采购资料及档案管理3.4.1采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元素采购报表(月)”、“采购分析报表(周、月)”、“库存报表(月)”等汇总整理工作，并报告有关领导。3.4.2市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。3.4.3公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可。3.4.4有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委员会主席同意，并登记后执行。CT6_0084.原物料采购管理办法4.1计划4.1.1原料采购计划采购部根据行销部的下个月及下六个月销售计划，品管部据此做出的下个月及下六个月用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月及下六月的原料采购计划。4.1.2包装物采购计划采购部根据销售部的销售计划、品管部(畜禽部、肉品加工厂)做出的编织袋(包装箱)用量计划，编制采购计划。4.1.3劳保用品、办公用品采购计划采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购计划，编制采购计划。4.1.4零配件、药品的采购计划采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采购计划。4.2信息收集与分析4.2.1采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原料行情周报表”和“原料采购分析报表(周、月)”供采购委员会参考以便确定最佳采购时机。4.2.2采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。4.2.3采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理的采购价格。4.2.4对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。4.2.5采购部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供采购委员会讨论、决策,每种原物料的可选择供应商不得少于两家.4.3核准CT6_0094.3.1采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。4.3.2采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开“原料采购申请单”签订采购合同，实施采购作业。CT6_084.3.3采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。4.4合同4.4.1所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份(一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部)。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。4.4.2如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。4.4.3采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞：⑴标的；(2)数量；(3)质量；(4)价格；(5)包装；(6)交货期限；(7)验收地点及办法；(8)交货方式及地点；(9)付款条件及付款方式；(10)保险；(11)运输损耗的承担；(12)违约责任。4.4.4所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。4.5交货期控制4.5.1合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。4.5.2采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度月报表”。4.5.3每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商之依据。4.5.4包装材料、劳保用品、办公用品等选定供应商后，采购部根据库存情况通知供应商安排交货日期与数量。4.6异常情况处理CT6_094.6.1如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。4.6.2如临时需采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请→总经理核准→采购部询价、比价→总经理核准→采购部采购→品管部或使用部门验收。4.6.3因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。4.7货款结算4.7.1采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理。4.7.2一批原物料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，打印“付款申请单”一并送财会部做为付款凭证。4.7.3原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料的付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票。4.7.4采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。4.8带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）4.8.1在部分原物料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方