【管理制度】人事档案

【管理制度】人事档案为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整，更好的利用相关人事档案材料，特制定本制度。一、人事档案分类员工人事档案分为以下几类：（一）入职档案：1.个人简历、应聘登记表、笔试试卷、面试评价表、薪资审批表、体检报告、背景调查授权书及信息表、背景调查报告等；2.员工信息表、身份证复印件、学历学位证书复印件、英语计算机等级证书复印件、各类资格证书及职称证书复印件、离职证明、工资证明等；3.劳动（务）合同、保密协议、竞业限制协议、应届毕业生协议、实习协议等。（二）培训档案：1.新员工入职培训试卷、培训总结；2.参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表；3.培训服务协议。（三）职位档案：1.职位说明书、职务说明书、职务聘任书；2.职务变动申请、职位职务变更记录。（四）薪酬考核档案：1.试用期目标任务书、试用期月工作总结表、试用期考核表；2.月度/季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录；3.薪资调整审批单、调薪/降薪记录。（五）奖惩档案：各类奖励、处罚记录。（六）离职档案：离职申请、离职谈话记录、离职工作交接单、离职协议、离职证明存根等。（七）其他档案。二、人事档案归档公司员工人事档案由人事部集中统一保管，人事部指定专人负责此项工作。人事档案归档流程如下：1.对各类人事档案进行鉴别，审核其是否符合归档的要求；2.按照材料的属性、内容，确定其归档处；3.补登档案目录名称及有关内容。4.将新材料放入档案。三、人事档案利用（一）查阅：人事档案查阅须履行以下手续：申请查阅者填写查档申请，注明查档事由、内容、查阅人的概况等；经由查阅部门负责人及人事部审核批准后方可查阅。人事部设立档案查阅台帐，记录查阅的资格审查及登记工作。（二）借出因工作需要需将人事档案借出使用时，借阅人必须履行严格的借阅手续，并在规定时间内归还。借档人员需填写借档申请，注明借档事由、内容、借阅人的概况等，经由借档部门负责人和人事部审核批准后方可借档。借档时间、材料名称、份数、事由等须详细填写，归还时及时在外借登记上注销。四、保密规定及保存期限1.公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密；2.公司的内部各类人事档案原则上永久保存五、其他本制度自公布之日起开始实行。本制度解释权归公司行政人事部。