企业行政管理培训讲义二(zsz)

NVQ企业行政管理整理：张守忠二零一三年十一月•第二单元设备、材料、服务与供应•中心思想：•熟悉现代办公设备的使用与维护，•提供最佳的投递邮件的服务，•学会办公用品的采购与存储。•仔细学习本章后，你应该能够：•陈述以下设备的功能、特点、操作和一般维护方法：复印机、传真机、电信设备（包括电话答录设备）、移动电话、多功能设备（联合使用）、计算机、文字处理机和打字机、装订和压膜设备；•了解邮寄室的专有设备和服务功能；•辨别投递邮件的各种服务和适用范围；•不同供应商的选择；•说明办公室中需要的办公用品和易耗品的范围；•说明办公室易耗品和打印器材所要求的贮存，如何综合考虑安全和费用；•说明发现、报告和记录设备发生故障而请求修理时应采取的行动；•说明在使用设备时应遵守的安全操作规程•主要内容：•一、办公室常用设备的主要功能•二、办公室邮件设备与邮政服务•三、办公用品的采购与存储•四、办公设备的维修与安全•设备、材料、服务和供应•常•用•设•备•邮•件•与•邮•政•采•购•与•存•储•维•修•与•安•全•一、办公室常用设备的主要功能•办•公•设•备•复印机•固定电话•移动电话•计算机•打字机•传真机•寻呼机•通讯设备•文字处理器•装订设备•培训内容•使•用•功•能•优•点•缺•点•操•作•方•法•设•备•维•护•一、办公室常用设备的主要功能•1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护•2、固定电话系统的使用功能、操作方法与维护•电话总机•电话机•答录机•3、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护•寻呼机、•移动电话、•多功能通讯设备•4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护•计算机•文字处理器•打字机•装订设备•一、办公室常用设备的主要功能•1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护•（1）复印机的使用功能、操作方法、一般维护和注意事项•复印机的功能：•操作方法：•一般维护原理：•一般注意事项：（2）传真机的使用功能、特点、操作方法及一般维护•传真机的使用功能：•传真机的特点：•传真机的操作方法：•传真机的一般维护•作业2．1•联系一或两家办公设备公司，索取办公室设备目录，收集一些普通传真机的检索和高级传真机的资料。列出每一种传真机的功能。•答案•传真型号功能描述备注•CanonFax-B155发送速度：约6秒/页；打印速度：2页/分钟；最大原稿尺寸：A4；供纸道容量：A4约100张；自动输稿器：A4约20页普通传真机CanonFax-L250发送速度：约6秒/页；打印速度：4页/分钟；最大原稿尺寸：B4；供纸道容量：250张；自动输稿器：A430页；B420页；存储器容量：672K高级传真机•2、固定电话系统的使用功能、操作方法与维护•（1）电话总机的使用功能•电话总机主要分为两种：•APBX是专用小型交换机。这种类型的电话总机操作板有一名接线员，其工作就是接听电话，并转接到适当的分机号码。接线员也经常接入或接出工作人员的外线电话。•B多线或按键电话系统，并能在任一分机上回答来电。PBX是专用小型交换机。多线或按键电话系统，并能在任一分机上回答来电•（2）、电话机的使用功能、操作方法与维护•电话机的使用功能有：•呼叫限制。呼叫转送。呼叫记录。数字声音应答。不同的铃声。暂停等待（秘密工具）。分机锁定。免提。中断。信息待用指示器。等待音乐。重拨。电话会议。转接。电话留言。（3）答录机的使用功能、操作方法与维护•答录机与电话机相连，通过事先录制好信息，使呼叫者在一天的任何时候都可以留言。•使用功能有：•使用方法有：等到预先录制的信息结束，在特殊的提示音之后立即讲话；清楚地说出你的姓名和你的单位的名字；给出你留言的日期和时间；详细说明给谁留言；拼写不常见的词，特别是姓名和地址；缓慢重复信息中的数字；保持信息简洁；挂断之前，对你所留言的人说‘谢谢’或其它礼貌用语。•3、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护•（1）寻呼机的使用功能及优缺点•（2）移动电话的使用功能、操作方法与维护•（3）多功能通讯设备使用功能和优缺点•多功能设备是多种功能联合使用的办公设备，主要有传真机、个人计算机等。与单一功能设备比较，多功能设备的优点是，总成本低，办公室占地空间小。其缺点是更新和维修费用高。•4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护•（1）计算机的使用功能、操作方法与维护•计算机是办公设备的一种，包含计算机硬件和办公软件。硬件包括；输入数据的键盘和鼠标，处理数据的主机，存储数据的硬盘和软盘，以及产生数据的显示器和打印机。软件包括；数据库、电子表格、文字处理、财务、桌面出版、绘图、电子邮件、日常记录和集成软件等。计算机设备和磁盘•（2）文字处理器的使用功能、操作方法与维护•（3）使用打字机的原因和主要功能•（4）装订设备的使用功能、操作方法与维护•作业2．3•使用文字处理器准备包括以下信息的“通知”。要求使用不同的字体，下划线和加粗强调重要内容，并打印一份。然后在“通知”周围加边框线在打印一份。与其他学员所作比较，判断哪一个更好。•将在HENRY`SPIZZAHOUSE，QUAYSIDEBUILDING举行圣诞节晚会，时间是12月9日晚7点。是否参加，请告诉67号房间的CHRISBANKE。•答案•圣诞晚会•地点：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings•时间：12月9日晚7点•是否出席，请通知67号房间CHRISBANKS•圣诞晚会•地点：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings•时间：12月9日晚7点•是否出席，请通知67号房间CHRISBANKS•培训方法：•教师讲课；•情景练习；把学生分为两组，其中一组为“复印组”按照相关能力的要求，学会使用复印机，并取得相关的证据。另一组为“传真组”学会使用传真机，并通过现场使用取得相关的证据。•分组讨论；重点开发电话等设备的其它功能•组织学生参观办公室并现场模拟使用办公设备。•教师首先会使用上述办公设备。•把现场考评与本单元讲课同步进行。•二、办公邮件设备与邮政服务•邮•件•设•备•自动邮件开启设备•自动邮资盖印机•封面打印机•分捡设备•拆叠和插入设备•称重设备•发送邮件方法•急件类•密件类•物件类•电子邮件•传真件•航空邮件•快递服务•挂号邮寄•特保邮寄•文件挂号•回执挂号•包裹邮寄•货运服务•1、邮件收发专有设备的功能和服务•（1）自动邮件开启设备，即开信刀。•（2）自动邮资盖印机，•（3）封面打印机，•（4）分捡设备，•（5）折叠和插入设备，•（6）稳重设备。•2、选择发送邮件的最佳方法•（1）急件，可选择以下几种方法：•电子邮件•传真•在英国皇家邮政提供的特殊投递、数据邮寄、头等邮件等优先服务。•航空邮寄•快递服务•（2）密件，可选择以下几种方法：•a、挂号邮寄、特保挂号•b、回执挂号•（3）物件可选择•包裹邮寄•货运服务•二、办公室邮件设备与邮政服务1、邮件收发专有设备的功能和服务•邮件收发专有设备有：•（1）自动邮件开启设备，即开信刀。这种设备用于开启信件，将信封送入机器后，机器能切掉信封顶部很突出的一条，而将信件开启。自动邮件开启机（2）自动邮资盖印机。•（3）封面打印机。•（4）分捡设备，主要有鸽笼式信件架、金属丝信件盘等。•（5）折叠和插入设备。•（6）称重设备。•2、选择发送邮件的最佳方法•（1）如果文件或信息需求很急，最重要的是考虑信件或信息的发送速度，在这种情况下，可选择以下几种方法：•电子邮件•传真•在英国皇家邮政提供的特殊投递、数据邮寄、头等邮件等优先服务。•航空邮寄•快递服务•（2）需要安全和保密投递时，可选择以下几种方法：•A、邮寄费贵重物（现金、珠宝等）可用挂号邮寄、特保挂号等方式•B、重要且保密的文件选用文件挂号、回执挂号等邮寄服务•（3）物品类的邮寄可选择包裹邮寄•（4）运输不适合其它方式的大型物品可选择货运服务•作业2．6•查找五家快递公司，记录它们的名字、地址和电话号码。•以小组为单位工作，联系这些快递公司，询问它们提供的服务和费用的信息。并详细整理比较每一个公司的信息，放在活页夹中，为将来参考。–答案：名称地址电话北京龙凤祥特快服务有限公司北京市海淀区德外后黑寺1号010-62373959东方快捷特流服务有限公司东直门分部：东直门内北小街2号010-84033387北京小红马愉递服务有限公司酒仙桥分部：朝阳区霄云路甲9号C010-84510750敦皇快递公司北京市朝阳区酒仙桥路2号010-64662211IES即时通达快运北京总公司宣武门010-63534650五家快递公司名录•培训方法：•分组讨论，把学生分为两组，讨论“什么是最佳的邮政服务”在小组讨论的基础上，各选出一名代表在全班上发言由老师做点评。•情景练习，由学生相互模拟接收或发送邮件各一次，并根据邮件的类型选择最佳的邮寄方式。•参观大型收发室或邮政局•现场模拟与现场考评结合起来，并取得相关的证据。•三、办公用品的采购与存储•采•购•与•存•储•选择货物和服务的供应商•办公用品和易耗品的范围•办公易耗品的存储•怎样选择供应商•价格、预算、费用•方便性和位置•送货和服务质量•安全性•可靠性•三、办公用品的采购与存储•1、选择货物和服务的供应商•价格、预算、费用•方便性和位置•送货和服务质量•安全性•可靠性•2、办公用品和易耗品的范围•纸薄类•笔尺类•小装订类•归档用品类•专用易耗品类•3、办公易耗品的存储•三、办公用品的采购与存储•1、选择货物和服务的供应商，要考虑以下几点：•（1）现金付款是否有折扣•（2）货物的费用是否包括运费•（3）批量订购是否提供折扣•（4）如果有折扣如何按单位有关政策开发票•（5）如果不提供折扣，是否有其它优惠的付款方式。•（6）供货的便捷和供应商的位置•（7）交付期、送货、服务质量•（8）供应商及有关工作人员的可靠性、信誉•（9）有关货物的安全性•2、识别办公用品和易耗品的范围包括：•（1）纸簿类：A4、B5等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开窗信封；横格笔记本；速记本；专用本册（如现金收据）•（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液•（3）装订类：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器•（4）归档用品：各种文件夹、档案袋、收件日期戳•（5）办公设备专用易耗品：打字机用色带、修正液等；复印机用黑盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。•3、办公易耗品要按以下方法进行存储：•（1）储藏间或物品柜要上锁•（2）各类物品要贴标签•（3）新物品置于旧物品的下面•（4）体积大、分量重的放置在最下面（5）小的物品、常用的物品应放在前面，易于见到和领取•（6）储藏间要有良好的通风和照明，房间保持干燥•（7）订立物品发放制度，确定物品发放人•培训方法：•分组讨论、“怎样选择供应商？”•情景练习；把学生分为两组，一组模拟供应商，向另一组模拟办公室人员推销办功用品，在标准划定的范围内，使双方都进入角色，教师可以作为裁判，根据双方的表现和最终的结果，即是否成功地采购或销售出办公用品。来为学生打分。•培训方法：•讲课、•讨论、•模拟购物•实际操作•四、办公设备的维修与安全•维•修•安•全•办公设备故障登记本•办公设备安全规范•办公设备维修记录•四、办公设备的维修与安全•1、故障登记本：•日期•设备•故障情况•故障报告人•采取的措施•修理日期•2、做好办公设备故障的维修记录•维修记录应包括以下信息：•设备及设备供应商的名字；•设备所在的位置及购买日期和费用；•维修协议和协议的细节；•上次检查设备的日期和人员；•设备损害的记录、发生故障的类型及修理费用•3、办公设备安全使用规范•设备安全使用规范：•使用设备时应禁止：•使用设备时应做到：•负责管理设备的人员应帮助和提醒他人•四、办公设备的维修与安全•1、办公设备故障报告与记录•办公