规划建设档案室的基本原则

规划建设档案室的基本原则规划建设档案室、档案库房的应从以下几点进行考虑：»档案室的设施的基本原则；»档案用房建筑的选择；»档案室的消防、安全防范措施；»档案室消防全安设备配置以及档案装具选择，根据以上几点规划档案室。一、档案室的设施基本原则»首先应当根据档案室的具体情况，作出包括档案用房、档案密集架、温度控制、湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉以及计算机网络等设备进行考量.»应从企业自身的实际出发，将档案室内需要维护的档案最大限度的维护档案的完整、安全、以及便利取舍档案.什么是维护档案的完整，是指在保持档案内容和形式的邮寄联系和完整的同时做到档案材料不缺少，不遗漏，不分割。什么是维护档案的安全，是指保证最低限度的不发生火灾、水浸、霉变、鼠害等损毁档案事件的同时防止档案内容外泄。什么是便利取舍档案，是指在利用现代化管理手段，提高档案检索以及利用率的同时保护档案安全等设备.二、档案室的用房建筑»在企业单位选择档案室时，应将档案用户、档案柜纳入计划当中，档案用房建筑要将遵循安全保密、合理布局、科学适用为基本原则。»合理布局档案室做到“三分开”即：档案存储室、档案管理室、档案阅览室三者相互分开，并且要从档案年限进行考虑，一般企业单位将十年档案容纳量作为档案存储量，不常取阅的档案放置在较里面的位置常用档案放置在前面做到存取方便，布置合理。»档案室、档案库房的朝向应以东南减少太阳直接照射的房间为宜，且要具有防潮，隔热等功能。可选择范围内时尽量不用地下室或建筑顶层做档案库房。»档案室要远离易燃、易爆场所。不要紧邻卫生间等潮湿、且有污染源等»以档案密集架为装具时档案室不低于2.7m的高度。档案室的室内地面应高出室外地面10-20cm水平高度，以防室外溢水进入室内，»档案室应选择应当具有防火门、防盗门等设施，»档案室地面以及墙体、天花板应光洁、平整、不易生尘»以密集柜、密集架为档案装具时.档案室地面承重不得低于500KG/㎡。»档案室需贴有如“严禁吸烟”“严禁烟火”等警示标牌。三、档案室安全防范»健全的档案管理制度，并定期进行安全检查。每年对所有保存的档案进行清点核对.»每日做好卫生保洁工作和房间内温湿度控制.»档案室应配备消防器材并定期检查使用装态在有效期前必须即时更换，档案室内配备的灭火器材必须采用干粉或者气体灭火为灭水源已到保质期应及时更换。»档案库房内严禁摆放易燃易爆等物品»应定期对档案密集架、档案密集柜等使用状态检查，发现问题及时通知厂家进行维修更换。»线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材；开关、插座必须符合安全要求»档案橱具摆放应与窗户垂直。»档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。»档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。»档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。»防磁辐射：对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行安全质量检查。»开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗，外窗应具有较好的防尘功能，定期打扫室内卫生，清洗防尘网。四、档案室设备以及装具选购»针对新建档案室应选购符合国家标准，且适合企业单位情况的档案档案装具便档案密集架需符合DA/T7－92、GB/T13667.3-2003《手动密集架技术条件》等，档案资料多时可选用档案密集架，档案少时用档案柜就可以满足要求。需要防磁的资料如：U盘、磁碟、光盘等需采购防磁柜进行保管。配备温湿度控制器以及相应设备如“去湿机、加湿器”等也是标准档案室不积极缺少的设备。»应配备档案专用的计算机、扫描仪、打印机、复印机、网络存储设备.»档案密集架设计应适合常规的文件盒放置。档案密集架装具高度不应高于2.5m，档案密集柜内分层数不应多于6层.»档案密集架内放置的文件盒尽量选择难燃烧的材质.档案密集柜应符合国家标准»针对档案的安全性和重要性，选择不同的档案密集柜装具，如重要的档案可选择全封闭式档案密集柜、部分安全性要求较低的档案可选择半封闭是档案密集架、或者普通档案密集架.»档案密集柜、档案密集架：根据消防法规定，逃生通道不得低于1m，档案密集柜开合间距不得低于0.8m.档案密集架顶部距离房顶高度不得低于0.5m.出自远大保险设备实业集团（惠州）有限公司