秘书基础第一章ppt课件

说说你们心目中的秘书形象畅所欲言1领略白领风采2345第一节秘书工作教学目标：了解秘书和秘书工作的含义理解秘书工作的基本任务6一、秘书1.《汉书.刘向传》，《后汉书.苏竟传》所说“秘书”是指皇宫禁内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。2.东汉时“秘书”成为一种官职，是指对担任某种工作的人的称呼。例如：东汉恒帝设“秘书监”，曹操设“秘书令”，魏晋南北朝有秘书省，秘书丞等机构或官职。3.现在“秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。4.在国际事务中则指一种外交官的职称。知识点精讲7二、秘书工作1、概念：秘书工作是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。2、秘书工作的基本属性（辅助性，政治性，服务性）（1）、辅助性从管理层次上看，秘书工作本身是处于从属地位的辅助性管理活动，其本质就是为领导服务，不仅是领导体力的辅助，而且是脑力的辅助。8（2）、政治性秘书工作的政治性，主要取决于领导工作的政治性。主要体现在三个方面：鲜明地阶级性明确的政策性高度的机要性（3）服务性“三服务”宗旨：为领导服务为各部门服务为人民服务92、秘书工作的主要任务根据秘书工作的各项具体任务的性质政务和事务（俗称“办文”“办会”“办事”）政务与事务的区别：政务——决策、指挥类，政治性、全局性；事务——具体业务，专业性、技术性，涉及面小。10习题：1、秘书工作者在参谋过程中要做到()。（2008高考试题）A.既谋且断B.只谋不断C.只断不谋D.不谋不断2、现代公共关系理论的精髓是(A)。（2007高考题）A.传播沟通B.管理职能C.问一下功能D.协调作用3．现在所知道的我国最早从事秘书工作的人是()时期的()A．殷商秘书B．铜朝史官C、殷商巫(贞人)D．东汉秘书令11案例分析：《秘书的责任》《人民日报》报道了一则罕见的“烟叶诈骗案”，某省土特产出口公司被港商骗子去XXX万美元。案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这次交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了“明日黄花”。事后在处理有关领导的渎职时，有几个秘书也被处理。试分析：没有审批权力的秘书负的是什么责任？提示：1、该案例中秘书有没有直接责任？2、秘书应该怎么做？12分析：秘书无直接的责任。但也有失职之处，四个月中，这份重要的函电经过十多个省级领导之手，也至少从十多位秘书手中“溜过”。如有一位秘书能够向领导提醒，将此重要文件抓紧处理，也不会造成领导的渎职。可以建议领导下达紧急电话通知，暂缓此交易的进行。等有关领导层层批阅完结，再正式终止交易。这就可以避免数百万美元的损失。此案例充分说明秘书秘书在工作中为领导出谋划策、提建议的必要时性。13第二节我国秘书工作的发展趋势教学目标：了解我国秘书工作的发展趋势参谋职能强化趋势秘书工作管理科学化趋势办公手段现代化趋势14一、参谋职能强化趋势两大原因：（1）飞速发展的经济建设的客观需要（2）领导决策由经验决策向科学决策转变的需要15二、秘书工作管理科学化趋势1、建立一定的工作规范和制度2、“电子政务”是秘书工作管理科学化的标志16三、办公手段现代化趋势1、办公手段现代化的含义2、主要工具和主要技术手段3、办公手段现代化的目标4、实现办公手段现代化的意义5、办公手段现代化的四个阶段5、办公手段现代化系统的主要设备17秘书职业概述秘书的定义秘书的分类秘书的角色定位秘书素养18一、秘书的定义1.秘书的含义讨论交流19（1）“秘书”一词的演变宫中秘藏之书：最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。职务之称:秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业。（2）秘书的定义一般来说，秘书是专门从事办公室程序性工作、协调领导处理政务及日常事务并为领导决策及实施服务的人员。知识讲解20“秘书是为领导（上司）而设，并为领导（上司）服务的”，请判断这句话是否正确，并说明理由。想一想212.企业秘书的概念和特点说说企业秘书在企业中的地位和作用222.企业秘书的特点（1）企业领导的助手（2）企业秘书的专业化（3）企业事务管理特别追求效率（4）企业秘书群体的女性化1.企业秘书的作用（1）为上司安排日程（2）组织会议和会唔服务（3）文书的制作与处理（4）接待与交际（5）管理办公室设备和环境知识讲解23为什么秘书中绝大部分是女性？想一想24二、秘书的分类1.秘书的类别讨论交流251.秘书的横向分类（1）根据工作性质划分（2）根据秘书服务的对象划分（3）根据秘书的业务内容划分知识讲解262.秘书的纵向分类（1）初级秘书（2）中级秘书（3）高级秘书272.企业秘书分类文员、行政秘书与总经理秘书在素质能力方面有何区别？讨论交流28（1）企业秘书分类①文员②行政秘书③总经理秘书④董事会秘书2930你认同秘书是吃“青春饭”的观点吗？为什么？想一想311.3秘书的角色定位1.3.1秘书的角色意识讨论交流322.秘书角色的多重性代表角色公关角色助理角色保密角色1.秘书的角色意识上司工作的助手上司的脑筋企业的信息枢纽决策（决定）的督办员上司信息的资料库上司公关活动的组织者和随员知识讲解333.秘书角色错位的几种表现34（3）在普通职员面前行为失范，见表1-6。351.3.2秘书角色意识的培养你认为秘书应该具备哪些意识才能做一个称职的秘书？讨论交流36秘书的角色意识知识讲解37在秘书的多个角色意识中，你具备了哪些意识？准备如何培养提高哪些角色意识？想一想381.4秘书素养你认为一名优秀的秘书应具备什么素养？讨论交流391.4.1秘书知识结构秘书知识结构•基础知识•专业知识•相关知识知识讲解40411.4.2秘书能力结构秘书能力结构：知识讲解421.4.3秘书职业形象秘书职业形象•仪容•仪表•仪态知识讲解43仪容——职业女性面部修饰程序：1.洁面2.扑化妆水3.涂润肤露（抹隔离霜）4.涂敷粉底5.描眉6.眼部：画眼线、7.涂腮红涂眼影、涂睫毛膏8.涂口红9.定妆44仪容的基本要求女士仪容的基本要求（1）面部皮肤的修饰与保养（2）熟悉掌握基本的面部美容化妆知识（3）整体形象不要太过新潮（4）头发应保持整洁、干净男士仪容的基本标准（1）注意面部整洁、勤洗脸、勤剃须（2）头发的清洗与整型（3）身上不能有异味（4）不酗酒，不熬夜、精神振作（5）勤剪指甲（6）不带多余饰物45盘发展示图文欣赏464748仪表——职业装秘书着装的基本原则1.着装要与场合相适应2.着装要明确目的3.着装要符合自己的社会角色4.着装要适合自身的条件首饰的佩戴原则1.首饰的选择要与服装的风格相合2.首饰佩戴要符合自身的特点49图文欣赏50如何塑造良好的秘书职业形象？讨论交流51实训：•站姿训练•蹲姿训练521.4.4秘书职业道德秘书职业道德1.忠于职守2.严于律己3.甘于风险4.办事公道5.严守机密6.精诚合作知识讲解53遵守秘书职业道德的必要性？想一想54