采购流程管理规定

采购流程管理规定修改码：0/B页码：1集中采购管理规定QMⅢ-211目的为加强本院集中采购流程的管理和监督，规范采购行为、防范市场风险、提高采购资金的使用效率，特制定本规定。2范围对所有外部采购活动，包括设备及耗材购买、办公用品购买、软件购买、文本制作、多媒体制作、模型制作、效果图、晒图、设计专项外包或劳务借用均受本规定控制。3原则采购工作应遵循“先预算﹙立项﹚后采购”、“集中采购”的原则。4部门划分和职能4.1请购部门的划分4.1.1行政类资产、服务、办公及生活项目（含基建、车辆）由行政管理部提出采购申请；4.1.2IT设备（电脑、打复印机、投影仪、扫描仪、电话、耗材等）由信息中心提出采购申请,注：新进员工电脑等IT设备由信息中心提出采购申请，日常工作中的IT设备更新与维护等采购由设备使用部门提出采购申请。4.1.3生产经营类服务、支持由各使用部门自行提出采购申请。4.2采购部门的划分4.2.1行政类资产、服务、办公及生活项目（含基建、车辆）由行政管理部负责采购；4.2.2IT设备（电脑、打复印机、投影仪、扫描仪、电话、耗材等）由信息中心负责采购。4.2.3生产经营类服务、支持由各使用部门负责采购。4.3各采购归口部门需指定采购管理人员；请购和采购为同一部门时，原则应分别指定请购和采购人员。4.4财务、内审、纪检监察部门负责监督和检查。5请购请购经办人员应以实际需求为基准、批准的预算为依据，核实库存情况履行请购申请手续（以工作请示单的形式进行请购立项，需注明请购资产的名称、规格、数量、需求日期、预算等）；紧急请购时，请购经办人因予以注明并写出原因（请购申请通过综合信息系统中工作请示单流程进行申请）。注：在预算范围内，10000元以下的立项由分管院领导审批；超出预算或10000元以上的立项需由院长审批。6采购6.1采购方式请购申请获批后，采购经办人员填写“采购单”经审批通过后进行采购。除一般采购方式外，采购部门可依商品使用、采购特性及对院经济效益的影响，选择下列一种最采购流程管理规定修改码：0/B页码：2有利的方式进行采购：——长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的商品或服务，采购部门依据议价小组选定的供应商（选定厂商）及议定长期供应价格。——集中计划采购：凡具有同质性的商品或资产，以集中计划办理采购较为经济的，可核定集中采购项目采购部门定期集中办理采购。——临时零星采购：对于使用频度不高，较难实现规划的，一次采购金额在2万元（含）以下的临时零星采购。6.2询价、比价、议价、招标6.2.1询价、比价采购金额5万元（含）以下的采购(日常办公用品、维修维护料、低值易耗品、设计专项外包或劳务借用等)，采购经办人应依请购事件的缓急，先核对请购内容，查阅“供应商资料”、“历史采购记录”、库存数量、参考市场行情或公司可利用的资源等其他有关资料后开始询价，需要选三家或三家以上的供应商办理比价或经分析后议价（符合长期报价采购的情况，且供应商库中未有三家或以上提供相同产品或服务的供应商，可不受此限），并呈报另一指定的人员进行核实。由另一指定的人员通过实地调研、网络、电话或传真等方式对其询价结果进行核实并发表意见。采购过程中产生的文件，包括供应商报价单（加盖公章）等需在采购申请部门留存。临时零星采购也应由采购部门通过网络、电话、实地走访等形式进行三方比价。采购金额在5万元至50万元之间，履行以上询价和比价程序，确定供应商后必须签订采购合同，按照合同约定完成采购。分类：设计类供应商10万以下可不签合同，10万-50万签订合同。6.2.2议价采购金额超过50万元至200万元（含）时，采取邀请招标方式，组织三家以上供应商投标，并组织评标小组进行评标。确定中标供应商后，签订采购合同，按合同约定完成采购项目。评标小组成员应由使用部门、采购部门、财务部门、纪检及内审部门等共同组成，特殊物资须请相关专家参加评标。已纳入供应商库的设计类供应商可不采取邀标方式。6.2.3招标a）采购金额超过200万元的，委托具有资质的招标单位进行公开招标，确定中标供应商后，签订采购合同，按合同约定完成采购项目。b）招标工作应组织评标小组，成员应由使用部门、采购部门、财务、纪检和内审部门等共同组成，特殊物资须请相关专家参加评标。c）因特殊原因，未能进行招标采购的，经院务会批准后，可应采取多家比价的方式，综合考虑性价比，确定供应商。采购流程管理规定修改码：0/B页码：3d）招标采购应遵循集团招标管理的相关规定。6.3各部门需开支（采购）时，凡没有按上述审批手续审批的，财务部有权拒绝付款。7采购合同签订及物资验收7.1合同签订采购部门填写“合同审查表”，并与供应商签订采购合同。7.2物资验收7.2.1由采购部门会同请购部门统一按合同验收。7.2.2采购部门应将所采购物资进行入库登记并统一管理（成本归属部门的设备物资产生跨部门调配的，需填写《设备调配单》，按流程完成调配手续）。7.3付款形式采购部门按公司财务规定进行付款。8采购人员要求8.1参与本院采购的工作人员应严格遵守相关廉洁自律的规定，自觉接受院的监督检查。对采购活动中发生的违法、违规或有损公司经济利益和社会形象的行为，任何人可以向院长信箱投诉、举报。8.2对相关责任人员违规的处理：参与本院采购的工作人员因玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿的依照国家法律、法规、和本院有关规章制度进行处理，情节严重的移交司法部门处理。9供应商管理9.1通过询价、议价、招标确定的供应商，由采购部门填写“供应商选择评价表”以及“合格供应商名录”。供应商登记的主要内容应包括对方单位名称、地址、联系人姓名、电话、供应产品、供货单价、结算方式、能否开具增值税专用发票等。9.2采购物品应优先选择合格供应商名录中的供应商。9.3采购部门每年年底根据采购物品情况，对所列供应商进行一次全面评估；新进供应商应做到“先评价、后入库”。评估结果应记入“供应商选择评价表”中。9.4经持续评估确认为不合格的供应商，将依照以下办法处理：——限期整改，复评；——或取消供应商资格。当供应商处于限期整改状态下，采购部门应停止向其采购，待对其复评合格后，方可向其采购。9.5例外原则对以往经营活动中，本院积累形成良好合作关系的供应商，直接填写“供应商选择评价表”，并在评审结论中加以说明，经部门负责人以及分管院领导确认后，供应商名单进入“合格供应商名录”。10质量记录表—《采购单》（QM/Ⅲ-21-R1-1）采购流程管理规定修改码：0/B页码：4—《设备调配单》（QM/III-11-R1-2）—《合同审查表》（QM/Ⅲ-21-R2）—《供应商选择评价表》（QM/III-21-R3）—《合格供应商名录》（QM/III-21-R4）附加说明：起草人：年月日审核人：年月日批准人：年月日实施日期：年月日采购流程管理规定修改码：0/B页码：5采购单（QM/III-11-R1-1）采购经办人采购部门请购部门要求到货时间获批预算询价或比价情况：序号采购商品或服务名称相关要求数量商品或服务描述采购意向及供应商：采购总金额：采购部门意见：财务部门意见：注：当采购金额超出获批预算时需财务复审采购部门分管院领导审批：验收情况：采购部门签字验收：请购部门签字验收：申请人领用/确认签字：办理完毕复印三联：一联采购部门留存，一联经办人附在报销清单后报销，一联经办人留存采购流程管理规定修改码：0/B页码：6设备调配单（QM/III-11-R1-2）经办人经办人所属部门调出部门调入部门设备调配情况说明注：若接受设备内部调配请依据网管提供的设备清单选择所要设备，调配价格由双方部门经理自行协商并签字注明。序号调配设备名称相关要求数量调配原因约定金额调出部门总监意见：调入部门总监意见：财务部备案：经办部门分管院领导审批：办理完毕复印三联：一联经办部门留存，一联经办人交财务备案，一联经办人留存采购流程管理规定修改码：0/B页码：7合同评审表年月日合同名称甲方合同联系人姓名联系方式合同类型□设计项目□园区改造□招商引资□行政采购□实验基地□媒体宣传□其它乙方合同联系人姓名联系方式设计项目类型□住宅□配合公建□公建□其他发起部门发起部门总经理意见设计项目内容□全过程□方案及初设阶段□概念方案□初设和施工图设计□其它财务总监复核意见设计项目规模法务意见设计项目地点甲方名称院长审批乙方名称合同总额合同归档是否归档□是□否档案保管人付款方式1、2、备注3、4、合同签订完成备注：（1）院内有关物资采购、建筑工程合同由财务部或信息中心审查价款。（2）重要或标的额较大的合同（如合资、联营、资产转让、借款、担保、购买成套装备、标的额5万元以上的合同），须报院长审批。（3）重大合同、标的在20万元以上的合同必经法律顾问签署意见。采购流程管理规定修改码：0/B页码：8供应商选择评价表（QM/Ⅲ-21-R3）供应商简况供应商单位名称供应商单位地址成立时间法定代表人联系人电话邮编传真营业执照资质凭证营业范围可提供产品及服务项目评审结论：等级分为“优、良、中、差”并填写复评意见（总体评价在良或以上的可入库）评审内容资质价格服务质量总体评价等级入库意见:部门负责人：分管院领导：复评意见（第一年）部门负责人：分管院领导：复评意见（第二年）部门负责人：分管院领导：复评意见（第三年）部门负责人：分管院领导：复评意见（第四年）部门负责人：分管院领导：复评意见：①代表“通过复评”；②代表“限期整改，复评”；③代表“取消供应商资格”。采购流程管理规定修改码：0/B页码：9合格供应商名录（QM/Ⅲ-21-R4）序号供应商名称经营范围联系人备注1234567891011121314151617