上海方舟大厦物业管理制度

上海方舟大厦物业管理制度四、保安主管1、依照物业经理的指示执行任务，并且帮助处理日常物业管理事务。2、每日巡视所属物业以确保下列各项：a.清洁状况满意b.绿化园艺工作满意c.所有公共装置及设备都正常运作d.公共地方特别是楼梯消防通道无障碍物e.物业保安状况满意3、指导并监督所有保安领班，保安员的下属工作。a.工作守时b.穿着整齐的制服及优良的仪容仪表工作，要求工作表现达标c.工作同事之间相处融洽4、编制当值时间表及确保所有保安员工按时间表上岗。5、检查巡逻记录，确保巡逻员按指示的时间，地点巡逻。6、保存以下记录：a.所有特别事件记录b.访客记录和物品出门登记记录c.主要的电话表，包括政府部门，公安局，消防队及医院等d.由指定的承包办商承办的保养服务记录e.保安部门的办公物件及工具记录f.消防设备的检查记录7、熟悉所有紧急情况处理步骤，各租户单位的分布情况及物业各处的具体情况。8、有效及礼貌地处理投诉与询问。9、若遇到任何意外及特别事件及时处理并立即报告物业经理。10、注意承包商在公共场合修理工程及空置单元的重新装修工作，确保不会引起租户任何不便。11、若租户有任何紧急事件发生，尽快赶住现场，协助租户解决紧急情况。12、负责对保安人员进行业务培训并在日常工作中给予恰当的指示。五、出纳1、严格执行现金管理制度，认真掌握库存现额，按现金收付帐凭证，办理现金收付。2、要保管好库存现金，确保安全和正确无误。3、处理日常收款事务，对收付的款额要当面点清，防止出现差错，收到的支票要及时存入银行。4、逐步登记现金记帐，做到日清月结，确保帐证相符、帐款相符。5、协助追收管理费用及其他应收费用。6、负责日常报销工作，应严格执行市内临时采购预支现金、领用支票制度，认真掌握使用限额和报销期限。7、保管好与本职业务有关的会计凭证、帐目报表及有关资料，防止丢失或损坏。8、负责员工考勤并做好考勤记录。9、完成物业经理交办的各项工作。方舟大厦98年预算一．管理人员薪金物业经理14000元工程主管13500元物业主管12500元物业助理12000元文员11200元工程领班11800元维修人员7×150010500元保安领班4×11004400元保安员12×8009600元清洁领班2×8001600元清洁工6×6003600元小计：44700元注：附加56.5%作为国家规定之福利。小计：24853元合计：69553元二．办公费用办公用品电话费，纯水等费用约2000元三．清洁费用各类清洁材料约2000元垃圾清运费约2000元四．维修材料各类维修材料及保养材料费约2000元五．公共事业费电费,水费每月差别很大,暂无法预测,需按实结算.六.电梯维修保养费约3000元七.园艺绿化约500元八.保险费(按年度计费)九．管理酬金10000元总计：95000元*.该预算为方舟营运正常,出租率达到50%以上之预算.方舟大厦预算及财务报销制度方舟大厦物业管理处每月25日将下月财务预算上报发展商，经发展商认可后执行。财务报销原则为：预算内开支，由物业经理签字认可后由出纳报销，预算外开支，需专题报告追加预算经发展商批准后出纳方可报销。流程如下：方舟财务报销流程图物业经理（签字认可）预算内预算外出纳报销追加预算报告报发展商经发展商认可后出纳报销方舟大厦代办、代理服务指南代办服务项目专项有偿服务项目项目价格项目价格饮用水代订：斯巴克林蒸馏水获特曼纯水RMB28元/桶RMB16元/桶日常维修：换灯泡或灯管修开关或插座检查电源线路修室内门锁5元/只（人工费）10元/只（人工费）50元/次（人工费）15元/把（人工费）洗衣服务新加坡洁狮洗衣公司办公室绿化洗衣公司牌价绿化公司牌价清洁房务服务：室内台面清洁、地面吸尘，清倒办公垃圾每月每套100－－300元地毯清洗地毯吸尘擦玻璃窗每次5元/M每次1元/M每次2元/M邮政服务代订国内报刊杂志邮政代办国家牌价商务服务：复印翻译代发传真代收传真打印中英文文件1元（A4）2元（A3）80元/页（A4）本市2元/张,国内5元/张1元/张20元/张(A4)代叫出租车订购机票/火车票20元/张注:以上价格若有变动,管理处会另行通知.方舟大厦各部员工工作职责一、物业经理1、负责管理处各部员工的招聘、培训及考核工作。2、负责对物业内的保安，清洁，工程、服务工作及管理处日常工作进行监督，确保管理水平。3、每天巡查物业情况，检查各部各岗工作情况，遇特别或严重情况即向公司物业管理部汇报。4、主持与管理人员包括保安，清洁及工程主管之工作例会。5、按时完成工作报告。6、草拟每月预算及计划并及时交公司物业管理部审批。7、负责统筹、协调收交楼工作，对所有收交单位保持原整档及记录。8、与发展商保持密切联系。9、加强内部管理及协调与其他各部门工作。10、于有关政府部门保持密切联系（环卫局，公安部门，街道，供电局等）11、定期拜访住户，征调意见，在管理上作出改善。12、参加公司及各政府部门召开之会议。13、定期管理人员值班时间。14、不定时夜访，确保管理良好。15、向公司物业管理部提交改善管理意见及方案。16、执行公司所指派任务。17、负责大厦管理费收缴。18、制定各操作运转规程及物业有关管理制度。19、对大厦内的有关设施提出经营管理方案。方舟大厦交楼流程表方舟大厦接管验收方案管理公司制定各类手册、程序设定管理预算开支设立管理处办公室安排员工进驻及巡视大厦接收前安排清洁公共地方跟进工程进度及检验大厦设备安排接收各层单位钥匙筹备用户入伙程序一、依照业主方──上海诺亚置业有限公司之要求，根据中华人民共和国建设部1991年2月4日发布，1991年7月1日实施的《中华人民共和国行业标准──房屋接管验收标准》中的有关规定，结合方舟大厦实际情况，我司建议对方舟大厦接管验收工作分为二部分：A办公层区域（8～20）和各设备房B商场部分（1～7）二、方舟大厦接管验收分为二个阶段：1.第一阶段为前期接管工作，基本条件为：办公层区域（8－20F）和各设备房的设备设施全部安装完毕，调试开通正常，满足对外招租的要求。2.第二阶段为方舟大厦全部竣工后进行正式接收，其具备条件为整幢物业的内装修，外环境，设备设施全部按规划设计要求施工完毕，全部调试开通正常可以使用，正式竣工验收完成。各种应交接的物业竣工图纸及资料齐全，接管工作由管理公司进行，预计二阶段相隔时间为二个月，如发展商能够加快商场及外环境的施工进度，并将第一阶段中存在的需整改项目按照有关规定妥善解决，则相隔时间也可相应缩短。三、接管必备资料如下1.竣工工程项目一览表，包括竣工工程名称、位置、结构、层楼、面积、装修标准、开竣工日期等；2.设备清单，包括设备名称、规格、数量、产地、主要性能、单价及随机工具、备品备件等；3.工程项目竣工图；4.材料、建筑构件、外协件、各种设备、检测仪器的出厂合格证、说明书和验收记录，预制作的荷载试验记录、自动控制仪表的调试记录；5.隐蔽工作验收记录；6.土建施工记录，包括地基处理记录、结构安装较正记录、预应力构件施工记录等；7.设备安装调试记录，如管道系统的试压、试漏检查记录，暖气、卫生、空调、电气电信、通风、供水、消防灭火、防暴报警、电视监控、应急广播等工程的检查和试验记录；8.建筑物的沉降、变形、防震、防爆、绝缘、隔音、隔热等指标的测试记录，重要钢骨结构焊缝探伤检查记录；9.工程质量事故的发生和处理记录。10.图纸会审记录，设施变更通知和技术核定单；11.关于建筑物、构筑物的使用注意事项说明；12.有关该工程项目的其它重要技术决定和文件；13.所有工程项目通过国家部门验收或技术鉴定的证明或证书，如水、电、电话、空调、电梯、高低压配电房等。以上资料将作为物业公司接管移交并管理大厦之基本资料，并需永久保存，以保障设施设备能得到切实之维护及保养。四、物业接管工作组织构成：1.上海诺亚置业有限公司2.简福饴测量行（上海）有限公司方舟大厦物业管理处3.有关工作人员五、接管验收原则以发展商和管理公司共同签署有关验收报告，方可有效。六、接管时间流程：1.前期接管工作分三个阶段，时间预计为21天。a.对8──20F的卫生间进行验收（7天）b.对大堂及8──20F各单元进行验收（7天）c.对大厦设备房进行验收（7天）2.正式接管工作分为二个阶段。a.对1－7F商场部分进行验收（10天）b.对大厦外环境进行验收（5天）上述时间根据实际情况进行调整。七、接管工作程序1.接管工作准备阶段1.1熟悉接管各层面的情况1.2接管工作应备文件1.2.1方舟大厦接管验收标准（详见附件一）1.2.2方舟大厦接管验收表格（详见附件二）a.办公楼单元接管表b.电梯井接管表c.设备房和监控房（待定）接管表d.卫生间接管表e.消防通道接管表f.办公楼大堂接管表（待定）g.商场接管表（待定）h.大厦外环境接管表（待定）2.接管工作运作阶段2.1进入接管层面现场，由物业公司、发展商及有关人员共同进行。2.2按照准备阶段中所制各类验收表格分别进行接管。2.3接管完毕，填写表格，重要现场应进行照相，一式二份，一份交发展商，一份由管理公司存档备案。2.4接管合格，钥匙移交管理处。3.接管善后阶段3.1接照接管原则与表格，将不合格部分进行汇总，并通知发展商进行整改。3.2对整改情况作进一步跟进，并作出记录。3.3对整改情况进行检查，并对整改情况作出定论。方舟大厦接受/回复客户投诉/建议程序为加强与客户联络与沟通，改善管理，提高服务水准，建立方舟大厦良好形象，方舟管理处特制定接受客户投诉程序。请管理处各部员工遇客户建议或投诉时，谨守下列程序：1．每周四上午为物业经理接待日，凡有客户投诉或建议，除记录在案外，应尽量采取措施在三天内解决问题。三天内解决不了的问题，物业经理应及时与发展商协商解决同时报告公司。所有投诉三天内应给客户答复。2．各部员工接到客户口头投诉或建议时，应报告部门主管记录于当班记录本上并及时通报管理处。管理处文员将投诉记录于投诉登记表上并知会物业经理，由物业经理会同有关部门主管作出处理3．所有书面投诉必须交物业经理作回复。4．所有员工接到投诉，不得擅自回复，应转达所属部门主管，再由该主管转达有关部门主管作出回复。5．所有口头投诉，应由有关部门主管以口头作出回复。难以回复的，应请示物业经理。以免错误回复，有损公司形象。6．各部门员工谨记：我司宗旨是为客户提供良好服务。在任何情况下，对所有客人都应该彬彬有礼。若有疑问，请与部门主管或管理处联络。方舟大厦收费制度物业公司日常工作的一个重要方面是收费工作，为了确保能及时、足额收进各项应收款项，方舟管理处特制定如下收费制度：1．租金：我管理处受发展商委托代收租金。租户入住时，需付相当两个月租金的押金并预付一个月的租金。以后管理处将于每月25日前发出下月租金帐单，并持发展商开具的收据进行收费。请各租户于下月5日前（国定假日顺延）付清下月租金。2．电费：方舟大厦公共照明及中央空调用电在管理费中开支，办公房每套安装独立电表，室内用电须另行收费。管理处每月30日安排专业人士负责抄表，并于次月1日发出电费帐单，租户须在次月5日前（国定假日顺延）付清上月电费。租金和电费，租户可付现金，支票或转帐，发展商帐号如下：上海诺亚置业有限公司066027－－00123110002交行虹支川分3．管理费：租户入住，须缴纳相当于一个月管理费的押金，租户于15日前（包括15日）入住，当月管理费按一个月计算；租户16日后（包括16日）入住，当月管理费按半个月计算。管理处每月25日发出下月管理费帐单，租户须在下月5日前交清下月管理费。租户可付现金、支票或转帐，物业管理公司帐号为：简福饴测量行（上海）有限公司中国建设银行静安支行华侨办055083--062610079764．专人负责：各项费用必须交至管理处财务部，除财务部，管理公司职员均禁止收任何款项。5．催款程序：每月25日发出租金、管理费帐单，次月1日发出电费帐单，而后，管理处会在1日、5日、10日分三次发出催款单，提醒租户以免遗忘，督促租户尽快付款。