记录控制程序

记录控制程序版本号A实施日期：2017年10月01日第1页共8页目录1目的...........................................................22范围...........................................................23职责...........................................................24控制程序.......................................................24.1记录的范围、分类与形式..........................................24.2记录表格的编制和审批............................................34.3记录表格的发放和更改............................................34.4记录的使用和管理................................................44.5记录的特殊控制..........................................................54.6记录的保存期限..........................................................64.7记录的处置..............................................................85相关文件.................................................................86记录.....................................................................8记录控制程序第2页共8页1目的为了确保公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生的记录得到有效的控制，并为证实其过程的符合性和有效性提供客观的证据，特制定本程序。2范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行过程形成的各项记录，包括：文字、图表、声像及电子文件等。3职责1）档案室负责所有归档记录的管理和控制；2）各部、室负责本部门管理体系运行中产生的有关记录的管理和控制；3）工程总承包各项目部对归档前各阶段产生的记录负责管理和控制，包括设计、采购、施工、试运、开车阶段所涉及活动中产生的记录；4)记录的填写人员，对所记录数据的真实性和正确性负责，同时应满足各类记录表格的审批职责和权限。5）质量安全标准部对本程序实施控制管理。4控制程序4.1记录的范围、分类与形式4.1.1记录的控制范围1)凡与管理体系有关的记录、报告、检验和验证数据等，均属记录的控制范围，记录表格是一种文件，按文件进行控制，对于记录的特殊性则应按本程序规定的要求进行控制。2)记录控制是一个过程，其输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格，其输出是具有客观证据的报告或填写后的表格，其过程内容包括策划、编制、标识、贮存、保护、检索、借阅、保存、归档、处置和改进等。4.1.2记录的分类记录按其性质和使用范围可分为以下四类：1)管理职责方面的记录（包括文件控制的记录），如管理评审记录，目标实施记录，文件受控清单等。2)资源管理方面的记录，如人员教育培训、经历、资格、考核记录，设备管理、设备维修记录，安全管理、环境管理记录等。3)产品实现方面的记录，如产品要求评审记录，供方评价记录，特殊过程确认记录，不合格品处置记录和产品让步放行记录等。记录控制程序第3页共8页4)测量、分析和改进方面的记录，如顾客满意度测量记录，内、外部审核记录，产品检验和试验记录，职业健康安全和环境方面的检查、检验、检测及改进方面的记录等。4.1.3记录的形式1)记录一般为表格、图表和文字报告等形式；2)在特定条件或场合下，记录亦可能以其他形式呈现，如保存于磁带中的记录等。4.2记录表格的编制和审批4.2.1记录表格的编制1)管理体系所必须的表格，由文件编写人员在文件编写的同时进行编制。2)与工程有关的检验和试验所需的记录表格，首先应按建设工程相关规定提供的表格格式进行填写，无明确要求时，则应采用相关程序和作业文件中确立的记录格式，或按有关标准和规程规范规定的记录格式执行。3)当管理体系文件所确立表格的种类不能满足实际需求时，文件实施部门可以增编非受控且适用的表格，涉及几个部门共同使用的表格，由文件主控部门编制，经使用验证是适宜和合理时，应将该表格传递给质量安全标准部。4)质量安全标准部组织相关部门或专业人员对文件使用部门传递来的记录草案进行评审，以便确定是否需要在相应文件中新增设记录表格，并负责新增表格的审核。4.2.2记录表格的审批1)管理体系文件确立的记录表格，应随同体系文件审批的同时得到审批，不需要另行签发批准手续。2)各部门根据工作需要新增编的记录表格，在使用前应得到本部门负责人的审阅；表格正式使用时，部门负责人或主管领导签字审核或批准即意味该表格格式已得到确认和审批。3)经质量安全标准部组织评审后确定新增设的记录表格，由管理者代表按《文件控制程序》中规定的要求进行审批。4.3记录表格的发放和更改4.3.1记录表格的发放1)管理体系文件所确立的记录表格，应随同体系文件同时发放。2)各部门新增编的记录表格需下发时，按《文件控制程序》中的有关规定进行发放和管理。4.3.2记录表格的更改记录控制程序第4页共8页1)管理体系文件确立的记录表格需更改时，按《文件控制程序》中规定的更改依据、更改方式和更改审批等要求进行更改。2)当管理体系文件确立的记录格式不完全适合实施项目特定条件时，文件使用部门可以在原表格的基础上进行修改，改编成非受控的且适用的记录表格，经使用验证认为记录的格式是适宜和合理时，应将该表格传递给质量安全标准部，由质量安全标准部组织相关部门或专业人员进行评审，以便确定是否需要在相应文件中更改或更换不适宜表格。3)管理体系文件需更改或更换(包括新增)记录表格时，由质量安全标准部负责按《文件控制程序》中的有关规定办理“文件更改申请”，并以“文件更改通知”的方式通知文件使用部门进行文件更改。4.4记录的使用和管理4.4.1记录的填写要求1）记录填写要及时、内容完整、字迹清晰，能准确识别、不得随意涂改、伪造和抽撤。做到真实准确地记载质量、环境、职业健康安全管理过程信息。2）因某种原因不能填写的项，应能说明理由，并将该项用单杠划去，按表格规定的格式内容进行填写，凡空白项应用斜杠号表示；3）不得随意更改和涂抹表格内容，如发现填写错误，应用划线的方式进行更改，并有更改人签署并注明日期。4）各签字栏，必须是相关负责人亲笔手签，不允许空白，不得由他人代签，签署要清晰易于辨认，并且要准确标注日期。5）记录应用签字笔或钢笔填写。4.4.2记录的使用1)记录主要用于证明管理体系运行的有效性和产品符合规定要求的程度，也用于各项活动的数据分析和统计技术，为分析动态和管理体系的持续改进提供真实可靠的证据。2)记录使用前，使用人员首先应识别记录的建立是否符合相关的规定和要求，是否得到法定认证部门或主管部门的确认。3)使用记录时，使用人员应真实准确引用相关数据，不得随意更改相关数据，不得涂改和损坏原始记录。4)记录只准许内部使用，使用人员不得私自复制和不按规定的批准程序对外提供。4.4.3记录的收集和归档1)各相关部经理、室主任和专业技术负责人负责本部门发生的和相关部门传递来的记记录控制程序第5页共8页录的收集、整理和归档工作。2)每项活动结束后，相关部、室应及时收集和整理活动发生的各类记录，并保持顺序号或日期、页码的连续性，以便于检索。3)各部、室应定期对日常发生的记录进行收集和整理，分项分类存放，每年进行一次自行立卷归档，建立卷宗目录，便于检索。4)对供方的记录，相关部、室应分类建立目录立卷归档。7)档案室接收各相关部门移交贮存的记录，应按规定的要求进行验收，并在移交单上签字，上一级部门有权拒收填写不合格的记录。6)档案室按有关要求，对移交的记录进行分类、编目、登记和造册，并按要求进行装订和入库贮存。7）记录的管理实行公司和部门两级管理,记录经主管部门验收合格后方可归档，如果归档资料不全。负责归档验收的人员有权拒收。4.4.4记录的查阅和借阅1)查阅已归档的记录时，公司内部人员查阅需经档案管理人员同意，公司外部人员查阅需经档案管理部门负责人或公司主管领导批准；注：对于公司有保密规定的文件，无关人员一律不得查阅和借阅。2)借阅已归档的质量记录时，执行公司相关规定；3)凡借阅记录，均应填写《记录借阅登记表》；4)所有记录的原件一律不借给本公司以外的单位或人员，但不包括有合同要求的顾客或其代表；5)各部室自行保存的记录的查阅和借阅，参照以上规定执行。4.4.5外来记录的管理1)供方提供的物资产品的有关记录，由采购部门收集和整理，检查并保管其记录，必要时编入相关的记录卷宗中。2)供方提供的工程产品的有关记录，工程总承包项目部按合同规定和相关要求进行验收，合格后编入相关工程档案中，按内部文件进行管理。3)顾客的投诉，由市场部部负责记录、整理和管理。4)其他外来记录由相关部门保存。4.5记录的特殊控制4.5.1记录的标识记录控制程序第6页共8页1)记录的标识，应具有唯一性．名称要正确无误，应有分类号和流水号，便于归档和检索。没有标识或不符合标识要求的记录无效。2)项目实施过程记录的标识，应按项目规定和项目进度及时收集、处理，进行标识；3)设计文件的标识执行公司《设计文件编制格式的规定》、《设计文件编号规定》、设计文件目录编制规定》、《设计更改管理规定》。4)体系运行过程记录的标识,各部门、室管理体系运行中产生的记录，需要时由各部、室自行编号，4.5.2记录的贮存记录贮存应保持适宜的环境和设施，存放于通风、干燥的地方。要求防潮、防火、防蛀．防止损坏、变质和丢失。对于电子记录，要考虑防病毒和非现场的备份储存。4.5.3记录的保护1)使用期的记录由记录产生部门负责保管和保护，2)文件管理和保管人员对记录的保护负具体责任，应经常检查保存和贮存情况，确保在保存和贮存期内不受潮、不霉变、不被鼠咬虫蛀，不被污秽。3)贮存记录的磁带或软盘，还应在防压、防磁等方面进行特殊保护，必要时，可复制备份。4)采取必要的安全防范措施，确保记录不丢失和不发生火灾等意外损害。4.5.4记录的检索1)记录保存和贮存部门应按标识要求对记录进行统一和正确的编号，杜绝混编乱编。2)日常保存记录的袋、盒、夹中，应建立相关记录的目录，贮存部门应建立贮存清单，使记录保持清晰，便于检索。3)记录应按类别及时编制目录,字迹清楚、完整，以便于检索。4.6记录的保存期限文件没有规定时，应根据顾客或主管部门的要求进行定期保存，或按随机商定的期限进行定期保存。如果合同对记录提出要求，则按照顾客的要求确定保存期限。一般情况下，记录的保存期限为三年．主要的记录应保存五年，重要的记录应长期保存。记录控制汇总表序号记录类别收集部门/责任人保存单位保存期限记录控制程序第7页共8页序号记录类别收集部门/责任人保存单位保存期限1工程项目有关合同要求的评审记录市场部市场部投产后3年或按合同规定2质量、环境和职业健康安全管理体系过程策划有关记录质量安全标准部质量安全标准部3年3设计过程控制记录，见《项目文件存档登记表》ZBZ005T03、《施工代表归档文件目录》MP0709T06所列各项）设计经理项目各专业负责人档案室执行相关规定4设计评审、技术评审等技术开发及技术管理部技术开发及技术管理部（或随项目文件存档）执行相关规定5工程总承包实施管理活动有关记录工程总承包项目部档案室执行相关规定6试运行方案工程总承包项目部档案室长期7公司办公区域重要环境因素记录，危险源辨识、风