CTPAT反恐文件1.-货物单据和文件记录安全控制程序

文件名称：货物单据和文件记录安全控制程序文件编号:GSV5.1版本号：0.0生效日期：2012-8-7编制:审核：批准：第1页，共1页1.目的本程序明确送货单据的开具、经手、保存等管制措施,以保证我方进出货物的账目清晰、手续完善。对运输资料或资料系统有效控制，以防未经许可的接触，避免被不法分子利用而造成盗窃或恐怖事件。2.适用范围本程序适用于货仓工作人员，司机等凡是接触运货单及运货资料的人员。3.工作职责货仓工作人员核实收发货单据，点收或发放货物后签名确认，货仓主管审核、保存原始单据交公司财务负责人。4.工作程序4.1所有有关反恐安全方面的程序文件、工作指引、质量记录，用专门的文件夹存放于文件柜，以防损坏或丢失。。4.2所有文件均需处于受控状态，每份文件均有版本号进行控制。4.3有需要的工作场和工作人员均得到有效文件。4.4质量记录均需要信息清楚、字迹清晰、完整、准确，质量记录存放于专用文件夹和文件柜内。4.5货收发货和运输单据的控制：4.5.1货仓工作人员要收到相关的指令性文件资料方能进行收发货工作，如采购部部发出的《采购单》、船务部发出的《出货通知书》、装箱等，货仓工作人员务必核实货物的名称、规格、数量等，在此过程中，一定要警惕非货单物料的进入，在确认无误后才可签字批准。4.5.2对于收发货单据，托运成品货单等原始单据应于收发货后次日（最好在二十四小时内）交给财务部。4.5.3船务部、仓库部等部门妥善保存相应的记录及货运单据。4.5.4对于运输资料和资料系统要严格保密，以防无许可的接触。4.5.5未经批准，其它相关人员不得接近记录及货运单据存放区域，也不得查阅。4.5.6船务部最少定期每半年抽2-5张货单进行检查，确保相应的船务单据齐全、准确、无误、安全、未被不合法修改等，并做好《单证检查记录》。