对改进外协供应商管理的思考

对改进外协供应商管理的思考舒宗文摘要：本文通过对外协供应商管理中存在的各种问题进行了深入分析，提出了通过严格供方评定标准，加强对外协过程能力的确认与控制，有效运行厂际质量保证体系，注重对供应商的利益激励，确保外协件质量持续改进，促进双方共赢发展的工作思路。关键词：外协供应商管理质量控制随着社会经济的快速发展，生产分工越来越细。在拥有有限资源的情况下，企业把部分零部件外包出去，让更专业的外协供应商来完成生产加工过程，不仅可以使企业压缩规模，降低生产和经营成本，提升生产能力，也可以大幅提高零部件的质量水平。通过外包，企业可以获得它本身不具备的知识与技术，可以更好的扬长避短。但从近些年一些企业在外协加工上的情况来看，因对外协供应商管理不到位、没有处理好相互利益关系等方面的原因，造成外协件质量不稳定而影响整机产品生产进度的问题时有发生，给装备质量带来了隐患。一、当前在外协供应商管理上存在的问题１、对供方的评定流于形式，外协供应商良莠不齐按照质量管理体系要求，企业对外协供应商的评价和选择应着重在供应商是否具有持续提供满足采购要求产品的能力上，确保有效地识别并控制风险。应建立完善合格供方名录和动态管理制度，对供应商的能力状况进行跟踪控制，进行必要的重新评价。但从我们近几年掌握的情况来看，一些企业对外协供应商的管理开始松懈，对供货商的资格评审和专业能力的确认没有给予足够重视，供方评定流于形式。在选择外协供应商时，不是谁管理严格、生产的产品质量好就选择谁，而是凭个人关系搞照顾，看谁的价格低、跟谁关系熟就选择谁，经常将一些质量管理体系不健全的民营小企业甚至一些私人作坊纳入合格供方名录，造成外协供应商良莠不齐。２、外协采购合同管理不严密，产品要求不够准确和清晰按照质量管理体系要求，企业应通过合同及其附加的技术文件、技术质量协议，把外协件的规格、型号、数量、价格、交货期、技术要求和质量要求等信息准确清楚地告诉外协供应商，明确采购产品的验收依据、准则和验证方式，双方应遵守的程序或协议，对过程、设备、人员资格和质量管理体系等方面的要求。企业的有关采购要求在传递给供应商之前，应通过适当的方式进行评审、批准，以保证明示的采购要求是充分与适宜的。但现在大多企业除了军方明确要求四方鉴章的采购合同稍微规范外，对大多外协件的采购合同管理很随意，评审和批准流于形式，对产品技术要求和质量要求不够准确和清晰，甚至出现产品图纸已经更改，但在采购合同中仍使用已作废图纸的现象，造成供应商的理解偏差，导致工作反复，影响产品的质量和交付进度。３、外协加工现场管理混乱，军品的特殊要求没落实除了正规的军工配套企业外，大多外协供应商缺乏行之有效的质量管理体系及完备的质量控制手段，对军品生产过程的质量控制要求常常不重视，对过程参数、环境参数和操作人员也没有相应的控制文件进行要求和规范，甚至对关重工序和特殊过程都没有严格按军工产品的特殊要求进行控制。一些外协供应商生产现场管理混乱，军民品生产没有进行有效隔离和明显标识，常常引起军民品混淆，不利于军品质量的有效控制。一些作坊式的供应商，招聘的多数是“农民工”，没有质量概念，对技术状态管理更是无从谈起。加之供应商为了追求利益最大化，往往对职工采取了量化考核措施，生产越多，效益越多，员工们为追求个人利益，不按工艺要求进行加工，在时间参数、温度应力参数、工艺环节方面偷工减料，导致批量性的、工艺性的、操作性的质量问题不断发生。４、企业对外包过程监督不到位，外协件质量问题大多没归零一些军工企业在“减员增效，降低成本”的思想指导下，对大量压缩检验和质管人员，导致企业对一些外协加工过程的质量控制工作无法有效实施，对入厂复验中发现的外协件质量问题也很少与供应商一起分析原因，而简单地按退货处理，使问题大多得不到归零，产品质量无法得到有效改进。一些外协供应商批次管理混乱，生产图纸和工艺文件常常得不到有效控制，缺少精度检测和计量检验仪器，生产过程中也没有进行有效监督和过程参数记录，各道工序之间信息传递不畅，一旦生产的零部件出现质量问题，根本没有办法追溯问题的原因。在处理质量问题上，大多供应商的应对办法都是能修复就修复，能返工就返工，实在不行，就只好报废，对出现的质量问题也不认真进行分析、整改、采取防错措施和提高工艺技术等一套完善的手段，质量问题“双归零”要求得不到落实。５、企业不能正确对待相互关系，经常侵害供应商的合法利益“与供方互利的关系”是质量管理八大原则之一。企业与供应商的良好合作交流可以促使双方均增强创造价值的能力，优化成本和资源，对市场或顾客的要求联合起来作出灵活快速的反应并最终使双方都获得效益。但现在大多企业并没有把外协供应商当作相互依存、平等互利的战略合作伙伴，而是简单的“供—需”关系，甚至是“照顾与被照顾”的关系。在处理双方关系时，企业经常随意侵害供应商合法权益，压低价格，拖欠货款，引起利益纠纷，损害了供应商的积极性，造成一些管理好、能力强的外协供应商主动放弃了外协配套关系，这也直接影响了外协件的质量水平。二、对加强供应商管理水平的思考与建议为确保采购的产品符合规定采购要求，除了在采购合同中明确技术质量要求，加强入厂复验力度外，还应从提高外协供应商能力水平、加强供应商过程能力的确认与控制、加大对供应商的利益激励等方面入手，做好对供应商的管理工作。１、严格评定标准，确保外协供应商能力水平对供应商的质量不仅指实物或服务的质量水平，更应关注供应商的质量保证体系建设和持续改进能力。因此，在评价和选择外协供应商时，应严格坚持以供应商是否具有满足采购要求产品的能力为评定标准，综合评价供应商提供产品的质量水平及稳定性、社会信誉、企业的管理水平、生产能力能否保证供货的及时性等内容。合格供方名录的确立一定要经设计、工艺、质量管理、检验等部门审核，通过综合评估和优选来确定，并实行动态管理。对新开发的供应商，应组织人员到现场调查了解实际能力，避免一些作坊式的企业通过各种关系进入合格供方名录。每年应适时组织人员对供应商进行再评价并做出更新，及时将产品质量下降已不能满足要求的供应商剔除出去。对顾客要求控制的采购产品，企业应邀请顾客参加对供方的评价和选择。合格供方名录的确定与更改，也应经顾客批准同意。２、加强对供应商过程能力的确认与控制，化解外包风险对首次承接外协件加工的供应商，企业应从人、机、料、法、环、测等相关因素对其过程能力进行确认，确保过程结果能满足要求，避免风险。当企业有能力实施某个过程，但出于商业或其他原因决定将该过程外包时，应制定过程控制准则，明确过程的目标、实施过程的步骤或活动、所需执行的文件、工艺方法或过程参数、使用的适宜设备、检验和试验的要求以及应作的记录等要求，并将这些要求转化成针对外协供应商的要求。同样，明确要求外协供应商在提交产品时提供对外协件生产过程实施有效控制的证据，以便于验证过程控制的有效性。当企业没有能力独立实施某个过程，决定将该过程外包时，企业务必保证外协供应商能提供充分的控制，并提供证据。必要时，可以外请专家来进行评估，确保外协件的生产过程受到了有效控制。对外协的关重工序和特殊过程，企业应明确过程控制要求，如对外协供应商的质量管理体系要求、法律法规要求、过程目标的要求、人员能力的要求、设备的要求、工艺方法和工艺参数的要求、检测及记录的要求等，并规定外协供应商提供的证据及其具体内容、频次和方式。必要时，还应派出质量监督人员到供应商生产现场进行跟踪，或以定期、不定期检查和监督等方式予以监控。对顾客要求控制的外协件，企业应邀请顾客共同参与质量监控。３、有效运行厂际质量保证体系，确保外协供应商持续改进外协件的质量形成过程是由各外协供应商质量保证体系乃至企业和外协供应商组成的厂际质量保证体系保证的。如果厂际质量保证体系存在问题，制度落实不够，质量问题处理不及时、不到位，将会直接影响外协件的质量。为此，在抓外协件质量控制时应注重加强厂际质量保证体系的有效运行，主动帮助外协供应商全面理解图纸和技术要求，梳理过程控制思路和手段。必要时，企业应面对面进行详尽的技术交底，积极介入和跟踪外协加工过程，了解供应商工艺工装和设备的投入状况，及时发现问题，协助、促进解决，以求完善控制手段。在签订外协合同时，除了注明外协件的技术要求和质量要求外，还要特别强调建立完善的质量保证条款。通过建立健全诸如质量问题处理、技术状态会签等一系列相关制度，加强信息传递、反馈和处理，发挥供需双方质量控制的整体优势，确保外协供应商质量管理持续改进。４、注重对供应商的利益激励，促进双方共赢发展企业要想通过外协把注意力集中在核心业务、提高竞争力上，就不能以短期的商业回报作为衡量外协表现优劣的唯一标准，更不能只关注如何从外协合作伙伴获得更多的好处，而应善待供应商，与供应商建立长期合作、相互信任、平等互利的战略合作伙伴关系。对供应商作出的努力和成就要进行公正地评价并给予承认和奖励，激励供应商不断提高质量水平，促进双方共同进步。例如可以让优秀的供应商获得更多的订单，享受提前支付货款的优惠，这样既可以对优秀供应商起到激励作用，进一步调动其积极性，使其更加努力地追求产品质量的改进。同时，又可以对表现不好的供应商起到一定的惩罚作用，会让他们有危机感，从而剌激他们不断寻求质量改进，以求获得利益激励。三、结束语外协件的质量在很大程度上直接决定着企业产品的质量和成本，影响顾客对企业的满意程度，对于企业的发展起着十分重要的作用。因此，在外部环境不断发生变化的情况下，如何合理、科学地选择外协供应商，正确运用利益激励和质量控制手段，提高供应商的管理水平，是摆在军工企业面前的一个重要课题。参考文献[1]GJB9001B-2009质量管理体系要求[2]GJB939-90外购器材的质量管理[3]赵金毅,《如何改进对供应商的管理》，航天工业管理,2006.4