发文管理制度

发文管理制度进一步加强公司的公文管理，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。一、公文的种类公文类别有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。二、发文的范围1、凡是以公司名义发出的文件、通知（包括口袋助理通知）、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2、公司下发文件主要用于：（1）公司规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；（3）公司内部组织框架变动或人员任免事项；（4）全公司性的重大技术、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关公司的重大事项。3、公司上行文、外发文主要用于：（1）对上级部门呈报工作计划、请示报告、处理决定；（2）同关联企业联系有关公司重大技术、人事劳资、物资供应、4、各部门因业务需与与外单位发生的业务联系，可用各部门的名义对外发函不用公司名义发文。三、行文要求1.行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版，所有对外发文时注意页眉页脚需要有公司logo+名称(“****************有限公司”楷体，小四号字，居右），ＰＰＴ版本时公司ＬＯＧＯ位于右上角，大小为高1.5cm，宽4.03cm。以公司综合管理部门下发的ＷＯＲＤ和ＥＸＥＣＬ版本为主。2.各类通知、制度、纪要、红头文件等政策性问题，以公司名义行文，由综合管理部统一下发。日常业务工作问题，以有关部门名义行文。3.公司名义下发公文如红头文件、制度、流程等需履行签批程序，经办人拟稿，经部门负责人审核、总经理签批，综合部备案，全公司下发。4.红头文件格式：文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1.7磅；发文字号的字体：四号楷体、黑色，内容表述“**字【2016】001”；标题的字体：三号黑体字、黑色、加粗、居中；主送公司或部门的字体：四号楷体、黑色；正文的字体：四号楷体、黑色、首行缩进2个字体、1.5倍行距；附件的字体：四号楷体、黑色、首行缩进2个字体、1.5倍行距；单位名称或部门：四号楷体、黑色、右对齐；日期的字体：四号楷体、黑色、居于单位名称正中间；主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗；抄送机关及部门的字体：四号楷体、黑色；印发说明的字体：四号楷体、黑色；印章说明：上不压正文，下压日期。5.会议纪要、通知、总结、决定等格式：标题：二号黑体，加粗，居中；副标题：四号楷体、居中；空行：标题与正文中间空一行；正文：四号楷体；落款名称：四号楷体、右对齐；落款日期：四号楷体、居于单位名称正中间。6.制度与流程格式标题：二号黑体，加粗，居中；副标题：四号楷体、居中；空行：标题与正文中间空一行；正文：四号楷体；标题：一级标题为黑体加粗，四号，居中，表述“第一章”；二级标题用“一、二”依次表述；三级标题用“（1）（2）”依次表述；落款名称：四号楷体、右对齐；落款日期：四号楷体、居于单位名称正中间；附件：四号楷体、黑色、首行缩进2个字体，用阿拉伯数字表述。四、草拟文件应注意以下事项1.内容要符合公司制度。2.反映情况要客观，实事求是。3.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明。4.格式正确。五、公司所有签批的文件由综合管理部统一编号并存档，各部门自行下发的通知行文等由所在部门自行存档。六、公司发文，统一编号，要求如下：1.红头文件的编号为**字【2016】××号。2.以公司名义对外发文统一编号为**外字【2016】××号。3.综合管理部下发各类公文统一编号为**综字【2016】××号。4.财务部各类公文，统一编号为**财字【2016】××号。5.各分公司各部公文（以康巴什为例）统一编号为**康字【2016】××号。七、公文装订要求所有文书左侧装订，上下两针在四分之一处。装订左右即页边距为3mm－5mm，要求既能看到内容，又防止脱落。八、本制度颁发之日起执行，具体解释由综合管理部负责。内蒙古****财税有限责任公司综合管理部2016年3月21日附件１、《发文签批表》2、《ＷＯＲＤ文头版本》、《ＥＸＥＣＬ文头版本》附件１：发文签批表文件标题文件类型发文编号主送抄送发文部门拟稿人内容摘要部门负责人审批综合管理部审批总经理审批