会议策划方案及指导手册

会议模式策划及指导手册《打造专业会议模式开启成功会议通道》一、会议宝典会议营销作为一种独特有效的会销模式，在客户心理研究，市场地位、销售方式、创新等方面做出一定的贡献，而且在销售过程中更加强调服务，使会议营销不仅是一种销售手段，更是成为有利于社会的服务方式。与传统营销方式对比，会议营销具有独特的特征：1、直接性传统营销方式通过制造商—批发商—零售商—客户的渠道对外销售产品（终端），产品一般需要经历许多环节才能到达客户手中，这样臃长的供应链不仅降低了产品的时效性，同时也增加了产品成本。会议营销并不是通过传统的终端市场来进行销售，它没有固定的销售场地，通过销售人员已经掌握的客户资源，将目标客户邀请到特定场所（会议现场），从而产生现场销售，这就避免了由于终端限制对客户购买所产生的影响。在一定程度上，会议营销实现了企业与客户之间的双赢。2、针对性传统营销方式的关键是“广告+终端”，企业和产品信息是通过大众媒体进行传播的，由于不能区分真正的目标客户，不能满足不同客户的不同需求，传统营销方式所产生的作用越来越小。会议营销的关键是“会议+直销”，通过运用收集到的目标客户资料，非常有针对性地对目标客户进行推广和促销，这样就避免了传统营销的广泛性和不确定性缺陷，避免浪费，让产品的推广更加有效率。3、系统性传统营销方式过于简单、粗糙而分散，未能集中统一，不能全面系统地开展会销活动。会议营销中会议的举行时间、地点、主题及内容等，任何一环出现问题都可能导致会销的失败。因此，会议营销必须具有系统性，既包括会前的策划和筹备，也包括会中的执行和过程，还包括会后的跟踪和服务等，这一切都会影响客户的购买行为。4、参与性传统营销只是商家的独角戏，很少考虑到客户的意见。会议营销为保证会议的顺利开展，企业在整个过程中能广泛听取参会人员的意见，以更好地满足潜在客户的需求，在会议过程中，参加会议的客户的参与性都很强，企业必须与其实现互动，才能够提高其满意程度。5、综合性由于人力、物力有限，传统营销方式覆盖范围比较小，涉及的行业也比较少。会议营销是综合性非常强的经济活动，是人流、物流、信息流、资金流的大集合。6、可复制性会议营销作为一种可复制的营销模式，比较容易操作和运用。会议营销有一套可具体操作的流程——会前、会中、会后，只要把各种流程、方案标准化，事先策划好，同时具备三性：系统性、标准性、简单性，就可以把这一模式运用到公司产品在其他地方的会议上。营销型会议分类：从对象上看，分为：终端会、招商会、订货会、新产品发布会；从形式上看，分为：培训会、推广会、技术讲座、户外活动、旅游会议、客户联谊会、客户答谢会、体验式会议营销、餐饮式会议营销；二、会议营销十大法则1、合理调研部署通过前期的简单调研和梳理，确定已经达到可召开会议的程度，同时在确定召开会议后，围绕着会议协调部署需要涉及到的各资源和部门，明确分工各司其职，将各项工作落到实处，进而保证会议的顺利开展。2、目标清晰明确期望目标是判断营销会议成功与否的唯一指标，目的则是销售人员前进的方向。营销会议前，营销人员要明确需要邀请的客户数量和所要达成的业绩。只有明确这两个方面，才能够更加深入地确定会议形式和内容。3、主题鲜明独特营销会议的主题是会议真正吸引眼球和表达内涵的精髓所在，它决定着能否吸引目标客户持续关注会议的宣传和相关内容，鲜明的主题使客户认知营销会议，有一个参会理由，如果理由不充分就难以说服客户参会，所以鲜明的主题是会议成功的关键之一。4、会议筹备详尽会议营销成功与否，筹备工作占到50%，筹备的完善和及时是会议成功的重要保证。会议营销的筹备分两步：一是前期酝酿（会议名称、时间、地点、特邀讲师及嘉宾、主持人、参会对象）二是具体准备（会前的宣传、邀约、人员配置部署、会场布置、材料准备、会场服务、流程设计和会务人员的会前沟通动员等）；同时会议营销的筹备还需要有一套标准的操作规范和文本，其中包括会前、会中、会后的各项工作详细要点，并需要以时间为节点，提出工作标准和相关责任人。5、会议流程紧凑会议流程设计要环环相扣、引人入胜。会议营销的目的不是会议而是营销，所以流程必须经过精心设计，让参会者在不知不觉中接受企业所要传递的信息和价值。会议的流程力求做到紧凑和流程，需要注意两点：一是逻辑清晰，环环相扣，逐步深入；二是要有互动，让参与者成为主角。6、资源利用合理会议营销的所属资源包括员工资源、客户资源和社会资源，其中最为重要的是客户资源，客户资源的使用要注意几点：1、根据会议情况，确定参会人数，会务人员与邀约客户要参照1：5的比例来确定人数；2.前期沟通不足的客户，不要盲目邀请，这样会造成客户资源的严重浪费；3、邀约的客户尽量不要超过预定客户名额；4、若有超员现象带来的现场混乱、照顾不周、会在客户中留下后遗症。7、细节决定成败搞“会议”就是搞“细节”，所以会议营销亦可看作“细节营销”，细节之处是许多企业容易忽视的地方，不注重细节可能会让会议事倍功半。如果企业不能在细节之处体现出自身的差异和目标客户的深度关怀，是不会获得目标客户的青睐的。会议营销的效果来源于对流程的精细策划，演练、执行、控制，包括会场布置、迎宾、接待、登记、开场、讲座、互动、游戏、发言、抽奖等环节，事无巨细，任务到人，责任到任。8、沟通畅通顺利会议的沟通主要包括内部的沟通和与客户直接的沟通。在企业内部，会前各部门要对相互之间的信息进行交流，包括产品折扣、对外宣传口径、赠送物品、宣传物料和人员分工。同时，成功的会议营销销售的关键在于对客户的前期沟通，会销人员与客户的沟通要懂得换位思考，使得双方有共同的共鸣感。9、弱化商业氛围在会议营销竞争日益激烈的情况下，许多追求短期利益的会议营销对客户造成了很不好的负面影响，让客户是身心俱疲，会议营销的商业味道太浓厚，会让客户失去对会议的兴趣，从而使得会议无法顺利开展，所以针对不同的会议营销形式（终端会、培训会、技术推广会、户外会议、旅游会议等）要尽量弱化商业氛围，不要让客户感觉到明显的、浓厚的商业气氛。当然我们弱化商业氛围，不代表着我们就没有商业的目的，如何巧妙的规避商业味道的同时又能够正确及时的传递出企业的信息和价值，达到会议的目的，是我们要重点考虑的要素。10、会后跟进及时会议营销的参会对象是我们明确的目标客户，经过会议的刺激和对企业相关内容的深度了解后，客户并不一定能够当场立刻做出决策，一般会出现延迟效应。所以会后的“趁热打铁”及时跟踪就显得尤为重要，因为会后的有效跟踪是一个绝佳的成交机会，一个完整的会议营销也应该包含会后对目标客户的跟进工作，主要是包括对已成交客户的服务履行和未成交客户的原因查询，在服务号已成交客户的同时采取有效措施说服未成交客户达成合作。总结：掌握以上十点会议营销的工作要点，虽然不能确保会议营销的绝对成功，但可以保证会议能够顺利开展。会议的成功程度更多地取决于会议执行人员对会议目的的理解、对进度的掌控、对会务工作的绝对主动执行和企业自身产品及服务的竞争力。三、会议营销分析会议营销的核心在于会议的策划和实施，策划是对会议完成整体的把控和方向规划，从会议前期的会议背景、会议市场调研、优劣势分析、会议进展等，并对影响会议的要素逐项分析。1、会议调研A、市场状况，包括现有产品或服务的市场销售情况和市场需求情况、客户对产品或服务的潜在需求、市场占有份额、市场容量、市场拓展空间等。B、客户状况，包括对会议参会对象的实际分析和类型属性甄别，针对不同客户群体所需求的要点和会议氛围做出不同的判断分析，同时有的放矢的展开会议策划。C、需求分析，包括客户类型选择后，对会议内容做出需求分析，例如客户养殖数量、企业发展情况、企业技术需求分析、市场疾病流行预控情况、客户饲养管理情况、技术管理情况等等，做出有针对性的会议。2、优劣势分析A、优势分析，围绕会议主题，将举办会议营销活动，如市场调查、产品开发、市场促销、市场促销、广告宣传等，拥有哪些方面的优势，主要企业自身的优势分析。B、劣势分析，分析与将要开展会议营销活动的不利因素和自身的弱项、短处等。会议要错开外部的不利因素，同时要策划弥补自身的不足，避开自身的弱项。3、会议工作A、会议主题，会议主题是会议营销的招牌，好的主题决定客户参与的热情程度，利用人的好奇心、趋利等心理特点，吊起目标客户的胃口，把他们吸引过来。B、会议目的，只有明确了会议的目的，才能找到方向。会议营销我们要根据自身的实际情况，弄清自己的会议目的，要推广？还是要销量？要打造品牌？还是要扩大市场影响力？还是要实现多个双重目的？总之要确立好会议目的，才能够使会议活动发挥最大作用，否则就会没有预期的结果。C、会议地点，会议地点一般要求要有较好的灯光、音响设备、投影设备、无线话筒等物品，宾馆、电影院、酒店会议室、学校礼堂都可以，能容纳的人数与会议邀约数量相符。D、会议的内容和执行程序，是会议的关键，营销会议按时间顺序分为会前、会中、会后三个阶段。会前要预定会议场地，提前邀约，派送邀请函或电子邀请函，派发目标根据会议目标客户而定，并对参会人数做出预估。提前完成会场布置，物料制作，成立会务组，明确分工，并对灯光音响设备进行调试。（大型会议可进行预演彩排）会中要设定好会议流程，会议基本流程：先是主持人商场，宣布会议开始，企业老板或企业代表致欢迎辞，然后老师讲技术或产品或进行主题演讲。中间穿插暖场活动或互动游戏，并派发增名品与纪念品，现场进行特别推广与宣传，结合促销政策进行产品订购与销售，最后进行抽取奖项，这样能够保证参会人员不中途退场的现象发生。会后进行跟踪服务，会议结束后要第一时间“趁热打铁”进行客户跟踪拜访服务，一是对成交客户进行送货或技术跟踪服务，二是对未成交客户进行再次的拜访沟通，促成会后订单。会后跟踪服务工作一般要持续进行半月或1个月时间。E、会务小组，会议会务选定合适的人员很重要，跟会议区域市场经理，会议策划组织领导者，相关部门协调的，相关配套服务和特定咨询的都要考虑到。因此，会前，要根据会议的内容和规模安排好工作人员，包括主持人、讲师、会场服务人员、签到登记员、接待人员、礼仪服务和引导人员、会务主管、会议摄影摄像人员等。营销会议前要由主管、领导负责统筹安排组建会务小组，确定会议策划执行方案后，明确岗位人员合理明确分工，确保会议顺利开展。4、会议物品营销会议所需物品哟啊根据会议内容来定，一般会议主要物品有：展示物品：产品展品（大规格包装、小样品（订货会需要））、奖品，礼品等；宣传物品：纸质宣传资料、资料袋、X展架、易拉宝、条幅、喷绘背景布、门票、邀请函、签名墙等；课件物品：课件讲义、笔记本、笔等5、费用预算分析根据会议的规模和内容，分析制定出会议需要花费的项目，并列出项目费用预估，有计划地分配各项费用，防止超支和浪费。结合预期的目标，计算出投入和汇报是否合理，并向公司逐级申请费用支持。6、会议应急方案为了应对营销会议中出现的突发事件和问题，制定一套应急预备方案是不可缺少的，对一些不确定的因素，只有做好周密的应对措施，才能够保证会议顺利进行，并得到良好效果。四、会议营销方案分析会议主题“XXXXX”会议目的1、传递公司实力形象，塑造公司品牌影响力2、集中有效资源强力推荐XXX产品，增加XXX产品的市场认知度和影响力3、通过本次会议，集中资源助销XX产品销售，促成销售订单/宣传目的。会议目标1、有的放矢的宣传公司品牌形象，力求公司品牌及天蚕素认知达到90%传播率2、现场参会客户争取达到50%的订单成交率会议基本信息本次会议活动由XXX公司/部门提议召开；由集团市场管理部协助支持并指导。1、会议时间：XXX年XX月XX日（XX具体时间）2、会议地点：XXX会议对象建议参加本此会议的客户，必须具备以下基本条件（1）企业的老板/技术总监等核心管理决策层领导人；（2）在行业内企业经营和产品开发思路理念先进，致力于提升产品品质和企业发展；（4）企业年销售额达XXX以上的客户；（5）会议参会人数控制在XX人以内。（备注：根据标准自动筛选客户）备注：会议邀请客户由当地区域业务经理与上级领导共同筛选确定！会议内容会议内容安