中国建筑标准设计研究所文书档案管理办法

中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件文书档案管理办法文件编号：QSC-03-2002批准人：页码：A/0文书档案管理办法1目的加强和完善文书档案的归档、保存和管理，发挥文书档案为生产业务工作服务的作用。2范围本办法适用于本所的文书档案。3职责3.1所办公室负责文书档案的管理和归档工作的督促、检查。3.2各部门负责职责范围内文书档案的及时归档。4文书档案归档范围a上级下达的指示、决定与贯彻执行中形成的文件。b所向上级机关的请示、报告上级机关的批复、指示、决定、回函等有关文件材料。c向所内发布的决定、通知、通报等公文。d所经营活动的资质证书、法人证件、工商执照及其它申报、批复文字资料。E职工参加各项社会公益活动的统计记录。f其它有保存价值的文字材料、证书等。5文书档案保管期限此项按照中国建筑设计研究院中设研[2001]156号文印发的《文书档案管理暂行办法》中的附件2“文书档案保管期限的规定”执行。6管理程序6.1文件的立卷应选取有价值的文件材料，按照年代、组织机构、问题、名称等特征进行分类立卷。编目要便于检索。6.2卷内文件顺序应根据形成的规律，清样在后，底稿在前。卷内文件要按页编号，填写卷内目录。中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件文书档案管理办法文件编号：QSC-03-2002批准人：修改码：0/A6.3问题相关的文件应汇集在一起立卷。6.4跨年度文件应在结案的当年立卷。6.5文书档案归档的文件应在第二年的第一季度内将所立案卷移交院档案室统一管理。7管理要求7.1归档的文件材料，要做到书写纸张优良，字迹工整、清晰，要用钢笔书写，禁止使用普通圆珠笔，铅笔以及复写纸书写。7.2档案的储存环境要通凤、防潮、放火、防虫等。7.3档案管理人员要认真执行院有关档案管理办法规定的具体要求，积极组织、督促、指导各部门立卷归档工作。7.4在职人员应依据归档范围对需要归档的按期送归存档。归档期限为完成该项工作之日起30天，最长不得超出60天。对久拖或拒绝归档的有关人员要依据有关规定和法规给予经济处罚或行政处理。7.5在职人员在调动、离职、退休前对应归档的文件必须如数送归存档。对未办完归档手续的，滞留期间停发工资等全部福利待遇，直至如数办理归档之日止。7.6因工作失职造成档案丢失、亏损、涂改的要追查责任人的违规责任。8档案鉴定与销毁8.1档案管理人员对档案采取直接鉴定法，即以案卷为单位，根据文件内容，逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。在鉴定中发现档案不完整、不准确的，应进行考证、修订，在档案备考表中说明。8.2对销毁的档案应登记造册，经主管领导和档案部门审查后签字盖章报送所领导审批或备案，待批复后销毁。8.3对超过保存期限的档案要办理销毁手续。档案管理员应进行销毁请册登记，经与销毁档案、销毁清册登记内容核对无误后，开据介绍信，由二人监督核销。中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件文书档案管理办法文件编号：QSC-03-2002批准人：修改码：0/A8.4外单位借阅档案，须经所领导批准，方可借阅。8.5本所职工借阅档案，只限于借阅本部门档案，经部门负责人审批。跨部门借阅，须经对方部门负责人审批。9档案借阅9.1借阅档案须填写《文书档案借阅审批单》（格式见附录），归还时，须经检查无误，办理归还手续。9.2借阅人未经许可，不得转将档案转借他人和随意复制、摘抄。9.3借阅人不得私自毁坏档案和泄漏档案内容，情节严重的要追究其法律责任。附录中国建筑标准设计研究所文书档案借阅审批单(QSD-02-2002)部门及借阅人部门领导序号文号文件名称页数借阅日期归还日期归还日期0102030405查收情况备注领导审批审批日期年月日年月日