五、公司文书管理制度(1)

五、公司文书管理制度（一）总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的机密。第五条文书按下列要点处置或办理：1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。2．即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条文书的管理原则规定如下：1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。2．分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。（二）文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：1．一般文书予以启封，分送各部门。2．私人文书不必开启，直接送收信人。3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。（三）文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类：1．绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。2．秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。表23-7表格登记单图表名称联数填制单位移送单位功能内容性质印制日期数量表格编号每月用量1．产品2经理室自存、生管部产品说明产品说明、规格订定各产品2．工程分析表2工程分析工程标准3．品检标准2品检组品检标准领退料名称、数量4．领退料单3领料人自存、会计、生管领料凭证领退料名称、数量凭证5．原物料库存卡1仓库——物料管理原物料耗用状况账卡6．耗用月报表3自存、会计、生管对账、控制原物料耗用状况月报7．库存月报表3原物料库存记录8．制造通知单7生管自存、业务、生产部派工用制造说明、原物料说明发工用9．生产进度表7生产进度10．生产状况表1自存程序控制用细步进度、产量控制工作表11．完工报告单2自存、经理室计算成本原物料工时品质记录每批报告12．品检日报表2品管自存、生管品检状况各批品检状况日报13．品检记录表1自存工作表3．机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4．普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5．传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。第九条普通文书的处理原则如下：1．由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。3．各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第十条机密文书的处理原则如下：1．机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。2．指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。3．到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第十一条文书的阅览原则如下1．某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。2．有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿“规定栏目填写，并最终交还文书主管。第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。（四）请示审批第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。第十四条须请示审批事项如下：1．职务及重要人事安排；2．各种制度性规定的变更；3．重要契约的缔结、解除与变更；4．诉讼行为；5．与政府机构有关的各种重要的请示回执、申请等等；6．土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；7．大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用的开支；8．分支机构的增减与升降；9．预算与决算事宜；10．借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；11．重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；12．定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订。13．有关公司经营的重要计划与企划；14．其他上述未涉及的重要事项。第十五条请示审批者为分公司经理，以及以此为标准确定的主管。第十六条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。第十七条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第十八条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等等。第十九条请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。第二十条请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。第二十一条请示提案原本由总务部保管。（五）文书的制作第二十二条文书制度要领如下：1．文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。2．起草文书的理由包括起因，以及中间交涉过程，加以证明必须做出交代，必要时附上相关资料与文件。3．必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。4．对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。第二十三条文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。第二十四条重要文书，必须经过公证，并且在正式文书形成前，掌握并附上具有价值的证据或证明文件。第二十五条文书的署名按下列规定进行：1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书，或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务2．对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第二十六条文书的盖章按下列要点进行：1．在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。2．如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章替代。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。3．以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。第二十七条总裁与公司印章按下列原则使用：1．在有必要加盖总裁公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可并且加盖印章之后，向总务部门提出。2．总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如有必要则需请示总裁。3．在需要总裁签字的情况下，手续同前。4．经总务部批准后，去印章保管员处加盖公司印章。5．一些带有公司字样或总裁职务字样的印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。（六）文书的发送第二十八条一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还须给文秘室以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。1．文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名，并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样。2．公司内部文书原则上不作封缄。第二十九条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与邮资明细账”上做好登记并填写。表23-8表格请印申请单请印单位表格名称用途联数及分送单位式联，第1联：第2联第3联请印日期需要日期表格编号表格格式依旧格式印刷品依附样印刷现有存量请印数量每月耗量使用年度需校对否需否（七）文书的整理与保存第三十条文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。第三十一条全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。第三十二条制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由总务部填写“重要文书目录”后，予以保存。第三十三条分公司或分支机构的文书分为两类，一类是特别重要的文书，直接归主管保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管。第三十四条文书的保存年限如下：1．永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。2．保存十年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。3．保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。4．保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。第三十五条全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。第三十六条保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。第三十七条如果职务或部门划分发生变更，或者做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。第三十八条必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。第三十九条在制度难以执行时，须与总务部联系，由文书主管做出裁定。第四十条本制度自颁布之日起实施。