人事档案管理办法(终稿)

公司人事档案管理办法第一章总则第一条为了提高员工人事档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和中组部人事档案管理的有关规定，结合北方股份实际情况，特制定本办法。第二条员工人事档案是组织、人事等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料。是历史地、全面地考察和了解员工的主要依据。第三条人事档案必须按中组部档案目标管理的暂行办法，做好员工人事档案的达标工作；必须贯彻执行党和国家有关档案保密、保管的法规和制度，确保人事档案的安全与完整。第四条本办法适用于内蒙古北方重型汽车股份有限公司人事档案管理工作。第二章机构和职责第五条员工人事档案管理工作在人力资源部指导下，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理，同时接受上级组织、人力资源部门的监督、检查与指导。第六条公司应专设档案室进行统一管理。第七条职工解除劳动合同、辞职、自动离职、出国不归或除名、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，可由本公司档案室暂时代为管理。第八条档案管理员工作要求和职责（一）坚持四项基本原则，贯彻党的路线、方针、政策，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高政治思想水平。（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力。（三）严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容。（四）贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好本单位员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。（五）负责本单位人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作；（六）调查研究员工人事档案工作情况，制定各项规章制度及工作流程。（七）档案管理部门应建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序，确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。（八）办理其他相关事宜。第三章人事档案的管理内容第九条员工人事档案的内容和分类：第一类履历材料：干部履行表、个人简历表，干部、工人、教师、医务人员、军人、学生（不含学习成绩）等各类人员登记表及更改姓名的材料；第二类自传及属于自传性质的材料；第三类鉴定、考核、考察材料：鉴定（含自我鉴定），调动、任免的考核材料，后备干部的考察材料，民主评议的综合材料，离任经济责任审计报告；第四类学历和评聘专业技术职务材料：指国家教委认可的学历、学位及学习成绩，专业技术职务评定的考核、审批材料，报考院校志愿表，毕业生登记表，选拔留学生审查登记表，创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目标；培训结业内容、考试成绩以及“培训证书”复印件等材料；第五类政审材料：指入党入团、应征入伍等各类政审材料及更改民族、年龄、国籍、参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料；第六类参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料：入党入团志愿书、申请书、转正报告，取消预备党员及党员资格的材料，退团材料，中国共产党党员登记表，加入民主党派的有关材料；第七类奖励材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；第八类处分材料：处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等材料；第九类录用、任免、聘用（含劳动合同书）、复员退伍、转业工资、保险福利待遇、出国、退（离）休、退职、各种代表会代表登记表等材料；第十类其他可供组织参考的材料：体检表、评残材料、法院审判的离婚判决书，员工逝世后的有关材料，非正常死亡的调查报告及相关材料。第四章档案的整理第十条整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到每卷档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。第十一条每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。第十二条档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：（一）题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目；（二）材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间；（三）档案材料页码按图书编页法进行编页，凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写。第十三条档案材料统一使用十六开（184X260毫米）规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。第五章档案的收集、保管和销毁第十四条员工所在单位的组织、人事部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料等要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。第十五条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。第十六条按规定需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可粉碎销毁。第十七条档案卷皮、目录和档案盒的样式、规格应统一使用中组部规定的标准。第十八条严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。第六章档案的提供和利用第十九条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：（一）查阅人事档案应填写审批表，按规定程序逐级审批，方可查阅。（二）在查阅时必须保证两人以上，且至少有一人是中共党员。（三）人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经主管领导批准，并严格履行登记手续。（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。（五）查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。（六）因工作需要从档案中取证的，须请示档案所在部门主管领导批准后才可复制办理。第七章档案的转递第二十条员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，档案室应将其人事档案封存好，待其持调档函后转入新单位。第二十一条转递档案应遵守下列规定：（一）对转出的档案，必须填写人事档案转递通知单，并密封包装。（二）对转出的档案材料，应齐全，不得扣留或分批转出。（三）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防档案丢失。第八章附则第二十二条本办法由内蒙古北方重型汽车股份有限公司人力资源部负责解释。第二十三条本办法自发文之日起执行。二○一一年三月十一日