万科物业管理系统

万科物业管理系统使用指导手册万科企业股份有限公司物业管理部目录1、系统功能模块分类...................................................................................................32、各模块使用要求总表................................................................................................33、房产管理模块...........................................................................................................44、客户管理模块...........................................................................................................55、收费管理块..............................................................................................................56、车位管理模块..........................................................................................................67、入住管理模块..........................................................................................................88、综合服务模块..........................................................................................................89、调度系统模块..........................................................................................................910、出入证管理模块...................................................................................................1011、安全管理模块.......................................................................................................1112、环境管理模块.......................................................................................................1213、设备管理模块.......................................................................................................1314、会所管理模块.......................................................................................................1415、社区文化模块.......................................................................................................1416、租赁中介模块.......................................................................................................1517、仓库管理模块.......................................................................................................1518、产管理模块...........................................................................................................16万科物业管理系统软件功能分类万科物业管理系统客户服务类业务管理类增值服务类内部管理类1、房产管理2、客户管理3、收费管理4、收费管理5、车位管理6、入住管理7、综合服务8、出入证管理9、综合查询1、安全管理2、环境管理3、设备管理1、社区文化2、会所管理3、租赁管理1、仓库管理2、资产管理万科物业管理系统各模块使用要求总表模块名称应用要求模块名称应用要求房产管理要求使用安全管理要求使用客户管理要求使用环境管理要求使用收费管理要求使用设备管理要求使用车位管理要求使用入住管理选择使用社区文化要求使用综合服务要求使用会所管理选择使用调度系统10万平方米以上社区要求使用选择使用出入证管理选择使用综合查询要求使用资产管理要求使用仓库管理选择使用房产管理模块使用指导：首先应该在系统里“新增管理区”，“管理区名称”统一使用该项目物业管理机构的全称。然后，在管理区名称目录下“新增大楼”号，在“大楼”目录下“新增房间”，“大楼”目录的层级根据小区具体情况确定，但必须保证全部的目录是四层、房间号的前缀拼音字母统一使用物业给定的编号：房产管理模块支持图片存档得功能，为了方便今后的管理工作，可以在管理区名称下保存小区平面图，在“大楼”名称下保存大楼的平面图，每间房的户型图保存在该房的房号下：如果小区有独立车库，应在房产管理模块中建立车位的房产目录，在车位管理模块中可以看到车位的房产目录。使用要求:1、新建小区入伙前一个月，应制定熟悉情况的专业录入人或导入房产资料；2、在房产基本资料中，应该将已经收集到的资料全部录入，其中必须填写的项目包括：房间代码、房间名称、建筑面积、收费面积、户型、朝向等资料；3、房屋交付时，房屋检查验收的记录应该记录在“房产验收”记录中，保持房屋原始资料的可追溯性。客户管理模块使用指导：客户管理模块的资料是在房产资料的基础上录入的资料，是系统运作的基础之一。客户资料可以直接从地产公司销售软件中导入，也可以逐户录入；填写业主资料前必须选中房号，填写租户户主后还需要对租户的家庭成员进行登记。使用要求：4、业主信息尽量完整填写，其中客户名称、客户类型、性别、证件号码、证件名称、户口所在地、紧急联络人、紧急联络人电话是必须填项目，家庭电话和手机两种联系方式至少填写一种；5、租户资料登记的信息尽量详细，其中必填包括客户名称、客户类型、性别、证件号码、证件名称、户口所在地、紧急联络人、紧急联络人电话、家庭电话和手机两种联系方式至少填写一种；6、业主和租户的家庭成员的信息尽量详细，其中必须包括：姓名、性别、与业主关系、证件名称、证件号码；7、在管理服务过程中收集到新的业主资料或业主家庭成员资料需要及时在系统里更新；8、对于公司户和多业主的房屋，必须选定“收费对象”，在收费对象发生变化时及时进行更新。收费管理模块使用指导：收费管理模块具有灵活的收费项目自定义功能，系统实现按年份、月份（季度）记录每个物业单位（房间）的各项收费，对拖欠款进行催交等业务处理、对预收款、银行托收、现金等多方面收款方式提供平台；能够计算出每个房间在相关收费期间的应收款数目（如物业管理费、代收的水电费、家政服务费等）；能够应用系统打印出准确的“收费通知单”给每一位业主，打印出相关的收款收据给业主。能够编辑打印出相关的财报表；能够对业主的预收款使用方案、预收款项、冲抵预交款等进行管理；所有业主的预交款都要在系统中体现；建议尽可能引导业主通过银行托收的方式进行费用的收款，所有的费用收取都要在系统中体现：一个收费周期结束后，要进行月结，进入下一个收费周期。使用要求：9、能够使用软件完成成为顾客提供收费单据并实施收费管理的工作；10、在系统内可以查询到物业管理收费情况的真实数据。车位管理模块使用指导：车位管理模块用于对小区车位和在小区停放的车辆进行管理，在小区入伙前，应指导熟悉情况的专人在车位管理模块内登记车位情况。登记车位时，车位在“大楼”周边的，在“大楼”目录下登记车位，车位是独立车库的，在房产登记中建立独立的车库目录，再在车库目录下登记车位。所有红线范围内的车位都必须进行准确登记。使用要求：11、一个小区必须使用统一的车位号编制方法，在软件里登记的车位号必须和现场车位号相一致；12、生成车位号以后，需要对车位资料进行详细登记，其中必须登记的项目包括：车位类型、车位号、车位位置、车位名称、车位权属；13、对于车位产权属于业主的，必须在“车位服务合同”记录表格中登记房间代码。客户名称、车位号、车位收费单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性处必须打钩；14、对于产权属于全体业主或产权属于万科地产的，必须在”车位租赁合同“记录表格登记房间代号、客户名称、车位号、车位租金单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性、提前提醒天数；15、和车位有关的特殊事件要求登记在”车位记录“表格中。登记的范围包括突发事件、车位特殊情况等；16、凡是与小区签订了车位管理协议和车位租赁协议的车辆都应该在”车辆管理“表格中进行记录，车辆记录必须填写的内容有：车牌号码、汽车型号、汽车颜色、车主，有对应固定车位的应该填写“对应车位号”。其他项目根据项目需要选择填写；17、采用不固定车位管理模式的小区，车主已经购置了车位的，应该签订“车位管理合同”，并在软件中进行记录，记录表中必须填写：房间代码、客户名称、车位号、车位收费单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性；18、采用不固定车位管理模式的小区，与车主签订了车位租赁协议的，也应该在软件中进行记录，记录表中必须填写房间代号、客户名称、车位号、车位租金单价、合同起始日期、合同终止期、合同有效性、提前提醒天数；19、与车辆有关的突发事件。特殊情况应该记录在“车辆管理”功能模块的“车辆记录”表格中。入住管理模块使用指导：入住管理模块使用于顾客集中入伙情况下录入顾客资料，已经导入了客户资料的情况下，集中入伙时可以不使用入住管理模块；在使用中、入住管理模块录入客户信息的情况下，客户信息尽量完整填写，但客户名称。证件名称、证件号码、客户类型。房间代号。入住方式。入伙起租日期、收费截至日期、建筑面积、收费面积是必须填项目，家庭电话和手机两种联系方式至少填写一种；录入资料保存后可进入第二步“收费初始化”，收费初始化中的“常规费用”必须正确选择，代收水电、煤气费的，需要在走表费用中进行正确设置。收取了预缴费用的，需要在“预交收款”登记表中进行登录；在第三步“划款协议录入”阶段，必须正确选择银行划款方案并正确填写以下资料：开户人，银行账号、银行名称、划款协议号码、客户名称。综合服务模块使用指导：综合服务模块有四个功能块：装修管理、室内维修、家政服务、投诉访谈、其中装修管理功能块必须使用，家庭维修、家政服务、客户投诉功能块是否使用根据“调度系统”的使用情况确定。对于小项目，认为没有必要使用“调度系统”的，必须使用“综合服务”模块对室内维修情况。家政服务情况、客户投诉情况进行记录、使用了调度系统的情况下，综合服务模块的上述三块功能可以不使用。使用要求：20、装修管理