会议管理制度(DOC3页)

会议管理制度第一章总则第一条为及时研讨处理四川宏华石油设备有限公司(以下简称“宏华公司”或“公司”)在经营管理中存在的问题，明确工作的方向、提高工作效率、协调各部门之间的工作、保证企业决策并贯彻执行，特制定本制度。第二条本制度适用于宏华公司各种类型的会议。第三条所属控股子公司（宏天、友信、科贸等）可结合本企业实际，参照执行本制度。第四条会议召开应本着精简有序、高效、注重效果的原则进行，避免冗长低效。第二章会议召集与通知第五条会议按不同级别和性质采用不同的召集办法：（1）宏华公司或子公司董事会会议按相关公司章程的规定召集。会议由董事出席、监事列席，其他人员可根据会议议程由董事长指定出席或列席。会议一般由董事长主持，也可由董事长委托其他董事主持。会议由董事会秘书负责组织落实会议通知、准备和记录；（2）宏华公司总经理办公会议由总经理决定召集或副总经理提议召集。公司总经理、副总经理、财务总监、董事会秘书出席，其他人员可根据会议议程由总经理指定出席或列席。会议一般由总经理主持，也可由总经理委托副总经理主持。会议由办公室负责会议通知、准备和记录。子公司层面的总经理办公会议按照同样的模式执行；（3）宏华公司职能部门或子公司职能部门内部工作会议由职能中心经理/部门主任召集并确定出席及列席人选，职能部门经理/部门主任指定内部专人负责会议通知、准备和记录。（4）凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前2-3天将会议申请报办公室，由办公室统一协调安排。第六条会议通知的内容包括：会议的名称，议题，时间，地点，参加人（出席/列席），需准备资料以及通知方法和途径。重要会议应以书面通知的方法传达。第七条会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议有关人员需提前通知，并根据本制度重新通知和布置。第三章会前准备第八条公司会议室由办公室归口管理。第九条会务工作主要由办公室承办，其他部门主办的会议，办公室予以协助。第十条会议准备包括议题议程、主持人、记录人、安排与会人员座次、将要下发的文件、有准备的发言、对会议进程的预测和对策。第十一条会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。第十二条会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务人员负责，各种会议召开前宏华公司办公室/子公司综合部联系落实会议准备事项，几个会议同时进行的，由公司办公室根据轻重缓急妥善安排，以免冲突。第四章会议记录及纪要第十三条会议记录员要在会议进行期间使用专用记录本认真记录，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。需由与会人员在会议纪要上签名的，记录员须及时督促签署。第十四条会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录，需要形成会议纪要，交由主持人签发并确定转发部门/人员。会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（也可通过电子邮件传递）。第五章会议考勤、秩序、违纪、监督检查第十五条与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动，不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前向会议召集人亲自请假方可，紧急情况事先可以口头请假。第十六条迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。与会人员应坐姿（站姿）端正，将手机关闭或调至振动状态，禁止交头接耳开小会。认真听取会议内容并做好记录。第十七条与会者到会必须有准备，均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求言简意赅。不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。第十八条涉及到秘密事项的会议与会人员负有保密义务，记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。第十九条无故迟到早退每项罚款10元，无故缺席会议，部门负责人以下人员罚款50元，部门负责人以上人员罚款200元，由会议召集人下达罚款通知单，违纪者24小时内到集团财务部或子公司财务部交罚金，违者双倍从当事人工资中扣除。违反保密规定的按集团公司奖惩办法有关规定执行。第二十条宏华公司办公室或子公司综合部负责对相关各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。第六章附则第二十一条本制度由宏华公司办公室负责制订、修改并解释。此前宏华公司的相关管理规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。第二十二条本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。第二十三条本制度经宏华公司总经理办公会审议通过后生效实施。