会议管理制度(XXXX版)

Q/ZLSH207001-20101会议管理制度1目的为规范事业部会议管理，提高会议效率和效果，严肃会议纪律，特制定本制度。2适用范围本制度适用于事业部各类会议。3职责综合管理部负责本制度制定与实施。4会议分类4.1事业部级会议：由事业部领导召集的多部门人员参加的会议，包括：事业部员工大会、事业部干部会议、总经理办公会、经营例会、质量分析会、营销工作会、事业部领导临时性安排的会议等。4.2专业（专题）会议：由相关部门负责召集，事业部分管领导主持的有关专业工作人员参加的会议，包括：技术评审会、生产调度会、营销推广会、用户座谈会等。4.3部门工作会议：各部门负责人召集，本部门相关人员参加的会议。5会议安排5.1周期性会议纳入例会制，原则上要求按例行规定的时间、地点、内容、组织形式召开。5.1.1事业部级生产经营类例会见下表：会议名称召开时间会议组织部门参加人会议召集人主要议题总经理办公会两周一次综合管理部事业部经营团队，部门负责人视情况列席总经理1、事业部三级及以上重要人事任免；2、事业部重大经营决策；3、事业部级奖罚决定；4、其也经营决策事项。2010-08-23发布2010-08-23实施Q/ZLSH207001-20102会议名称召开时间会议组织部门参加人会议召集人主要议题经营例会每月最后一周综合管理部事业部领导，二级机构负责人、营运管理室主任分管运行的领导1、本月重点工作计划完成情况通报；2、本月运行情况分析总结；3、下月工作布置和各项任务指标的确定；4、下月度资金使用计划的确定；5、运行过程中出现的各类问题、困难等原因分析、研讨与协调。质量分析会每月第二周质量部由分管质量的领导确定分管质量的领导产品质量问题分析及改进。营销工作会每季度一次营销公司事业部领导，二级机构负责人、营销公司下属机构负责人、驻外分公司负责人分管营销的领导1、各分公司市场分析与工作总结；2、责任制季度结算公布及讨论；3、分公司提出下季度工作目标及请求事业部支持事项；4、营销公司确定下季度任务分解及销售计划；5、质量、技术、服务分析座谈。5.1.2部门以及班组例会由各单位自行负责安排组织。5.2事业部员工大会、事业部干部会议、总经理办公会、经营例会、事业部领导临时性安排的会议由综合管理部负责组织与安排，其他各级会议由相关部门负责组织，综合管理部配合。5.3各部门会议在时间、地点、参会人员安排上，不应与例会同期，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。5.4会议表的安排：每周五由综合管理部行政管理室安排专人，向事业部领导及各部门收集下周会议安排情况，整理确定后分发至事业部领导与相关部门，会议表一经确定，原则上不再添加会议。6会议要求6.1准备：所有会议主持人、组织召集的部门、与会人员都应分别作好有关参会的准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、落实会场、备好座位、茶水茶具、通知与会人员等。6.2出差者原则上要求参加会议。如有特殊情况不能参加会议者，须向会议主持或召集人请假。6.3重大会议须签到，由会议组织部门负责收发签到表。6.4会议必须提前指定专人担任记录员。一般情况下，会议参加人、列席人不得兼任记录员。6.5会议应根据情况形成会议记录或纪要。专业性较强的事业部级会议（主要指质量分析会、营销工Q/ZLSH207001-20103作会）由各部门起草会议纪要交综合管理部行政管理室审核后，报事业部领导审批后下发。一般要求会后两天完成会议纪要的起草、分发，紧急会议要求当天内完成起草、分发。6.6会议精神需下达的，与会部门负责人应及时传达给各自部门，负责会议精神贯彻的组织、监督和实施，综合管理部营运管理室负责督查事业部各部门对会议（指大型或重要会议）精神的贯彻实施情况。6.7决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。6.8电话会议由会议召集部门向综合管理部行政管理室提出申请，行政管理室负责准备相关设备、设置会议密码，并在会前30分钟将接入操作方式及会议密码OA发送需会议主持部门相关人员。6.9涉密工作会议须做好会议保密工作，视频会议应关闭通讯工具，涉密资料非会议组织者不得带离会场，无线话筒在不使用时要做到随时关闭。7会议纪律7.1不准迟到、早退、无故缺席；7.2不准不带记录本；7.3不准吸烟、嚼槟榔、口香糖等；7.4不准在会场接电话，手机必须设置为静音或振动；7.5不准打瞌睡；7.6不准坐姿东倒西歪；7.7不准交头接耳；7.8不准做与会议无关的事情；7.9内部会议按要求着工装。8会议室管理规定8.1事业部专属会议室由综合管理部行政管理室统一安排、调度、管理。其他会议室按楼层划归各部门使用，由各部门自行负责其日常管理，包括门禁、卫生、空调照明等合理使用。各会议室划分及功能见下表：室号会议室功能管理责任部门1001（三角区）、1003会议室2间、会客室1间、多功能放映厅1间营销公司1016、1018小型会议室、中型会议室风险管理部、市场部1015、1020小型会议室、中型会议室制造管理部2019中型会议室财务部、审计部Q/ZLSH207001-201043004、3007、3014、3019、4008事业部专属会议室，含小型会议室、中层干部会议室、贵宾接待室、高层会议室、大型会议室综合管理部4003、4011、4015小型会议室、中型会议室、会客室技术部8.2临时召开的会议需要使用事业部专属会议室时，应提前半个工作日通过OA系统填写《会议室使用申请单》，向综合管理部行政管理室提交申请，申请应详细说明到会人数、需准备的接待物品、需要综合管理部协助工作及其他有关项目。8.3会议结束后，由会议组织部门及时清理会场资料、演示器材等物品，关闭空调等电器电源开关及门窗，并及时归还会议室钥匙。若经发现违反上述规定者，对会议召集部门负责人或责任人给予100元/次的考核。8.4无会议时，会议室不得随便开放，不得作为休息场所使用。8.5信息化部门要定期对会议室相关声控、视频设备进行调试检查，确保设备、系统正常。8.6风险管理部要定期对会议室进行全方位的安全性检查，防止信息泄密。9相关记录9.1《周会议计划安排表》9.2《会议室使用申请单》（限事业部专属会议室）附加说明：本制度由综合管理部提出并负责解释本制度主要起草人：任杰本制度审核人：庞闵本制度批准人：凌孟良附件1：Q/ZLSH207001-20105周会议计划安排表序号会议时间会议地点主持参加人员会议名称会议议题（简要）制表：审核：批准：时间：说明：1、会议地点由综合管理部行政管理室根据会议规模、会议类别确定。2、除《会议管理制度》中规定的事业部级生产经营类例会以外，其他会议需简单表述会议议题。附件2：Q/ZLSH207001-20106会议室使用申请单会议日期时间会议名称主持人申请地点人数需协作事项1、2、1、2、1、2、使用单位申请人：使用单位部门负责人：时间：