泰通建设集团有限公司档室管理及实施细则

泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则1档案室筹建管理实施细则(试行一年)泰通建设集团二0一四年十二月十二日泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则2泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则目录第一章总则第二章文件材料的归档一、归档范围二、归档要求第三章文件材料的分类及各类文件管理制度一、文件材料的类别二、各类文件材料管理制度第四章各类文件材料收集范围及保管期限表一、管理性文件类归档范围及保管期限表二、工程项目类文件归档范围及保管期限表三、会计档案收集范围及保管期限表四、员工档案收集范围及保管期限表五、设备文件材料收集范围及保管期限表六、特殊载体档案收集范围及保管期限表第五章档案的立卷整理第六章档案管理权责划分、组织机构图第七章公司档案室规划布置泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则3第一章、总则一、为顺应公司发展需要，加强公司档案的管理和收集、整理工作，改善以往部门分管和统一集中保管两种管理模式的弊端，有效保护和利用档案，特成立档案室并制定档案室管理实施细则。二、本细则中所称的档案，指公司在运营发展及各职能部门在完成其职能活动中所形成的对日后工作还有查考价值，可能成为工作中的依据，可提供参考、借鉴的文件。三、公司档案管理实行各部门收集归档，档案室集中分类保管，提供利用的原则。第二章、文件材料的归档一、文件材料归档工作含义：文件材料的归档，即将公司在运营发展活动中及各部门在完成其职能活动中形成的已经使用完毕或办理完毕且对日后工作还有查考价值，可能成为工作中的依据，可供参考、借鉴的文件材料,由各部门文员进行收集，按公司统一的分类方法分类整理、保管，并按公司规定移交期限移交公司档案室汇总整理，以提供利用。二、文件归档要求：1、各部门应指定专职人员（内勤）进行文件的收集、整理工作。并按本细则中规定的移交时间，完整、系统地向档案室移交；泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则42、严格文件的的登记制度，文件收进、发出、借出都要进行严格的登记,登记便于掌握文件的去向，收集时容易收回；3、将办理完毕的文件，随即收集归档。文件办理完毕后，文件处理部门如不及时追回归档，继续放在承办人手中，由于承办人不是专门管理文件的，没有积累和管理文件的经验，容易将文件遗失；4、对办完的文件进行检查，是不是有残缺的或不全的，如有应及时追回，以免时间一长，找不到责任人；5、注意“帐外”文件的归档。主要指公司领导人及有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动、培训形成的与本机关有关的文件材料。6、文件归档案室必须填写“文件归档清单”。格式如下：序号文件题名份数归档部门移交人接受人时间备注图1文件归档清单7、用A4-50mm塑料蓝色档案盒，整理、立卷、编目、装订后交接给档案部，双方进行移交手续，签字确认。档案部只对档案数量管理与监督。不对内容进行审核。第三章文件材料的分类及各类文件材料归档制度一、文件材料的类别：依据各类文件材料形成领域及内容、载体的不同，将公司各类文件材料分为管理性文件类、工程项目文件类、会计文件类、人力资源管理文件类、泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则5设备文件类、特殊载体档案类六大类。二、各类文件材料管理制度（一）管理性文件类1、管理性文件归档范围企业在进行企业内部管理过程中形成的文件统称为管理性文件，根据其性质不同，又分为行政管理类及经营管理类两类。2、管理性文件材料的归档制度（1）归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；（2）归档的文件材料要完整、系统、准确；归档的文件必须是原件。（3）保持归档文件材料之间的历史联系、分类、立卷和编目编号；（4）文件材料的归档必须办理移交手续。3、管理性文件材料的归档日期和期限各类管理性文件，由各部门的内勤将应归档的文件整理好，在翌年3月份，交档案室统一归档。4、管理性文件材料的归档份数（1）各类管理性文件材料一般归档一式一份(原件及扫描件或电子档)。（2）本公司制发的编有发文号的文件归档两份，一份归入案卷，一份用以编发发文汇编。（3）其它重要的和利用频繁的文件材料归档一式两份或适当增加其他归档份数。注：详细见附表（管理性文件材料归档范围及保管期限）泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则6（二）工程项目文件类（具体详见泰通建设集团工程档案存档管理办法）1、工程项目类文件归档范围工程项目文件是指工程在设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成文字、图表、声像等形式的全部文件。根据其形成时间的不同，分为项目前期文件、项目竣工技术文件两类。（1）项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。（2）项目竣工技术文件，是指工程在施工过程、竣工验收及监理过程中形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件。主要由施工检验记录、竣工图、竣工及验收技术文件组成。2、工程项目文件归档制度（1）归档的工程项目文件材料要完整、系统、准确；（2）归档的工程项目文件材料应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备；竣工图应每页加盖竣工图章。（3）工程项目文件材料的归档时间工程项目文件材料应在项目竣工验收后三个月内归档。（4）公司对工程项目文件材料一般归档一式一份（套）。注：详细见附表（工程项目文件归档范围及保管期限）（三）会计档案类第一条会计档案归档范围包括：1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则7专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。第二条财务部每年形成的会计档案，应当由财务部按照归档要求，财务总监指派专人负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管三年，期满之后，应当由财务部编制移交清册，移交档案管理部统一保管。第三条移交档案管理部保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第四条各部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经集团总裁批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。第五条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第六条保管期满的会计档案，除本办法第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：1、由本集团档案部会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（会计档案销毁清册见附件一）2、集团总裁在会计档案销毁清册上签署意见。3、销毁会计档案时，应当由档案部和财务部共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。第七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第八条财务部移交会计档案时，财务部总监指派专人进行会计档案移交工作，不允许其他人进行交接。移交人应当编制会计档案移交清册（移交清册表样及填写说明见附件二），列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门长负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。会计档案移交清册一式三份，档案部、财务部、集团办公室各留存一份。泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则8附件一：会计档案销毁清册档案编号类别案卷题名起止年度凭证编号册数应保管期限已保管期限销毁时间备注1、单位负责人意见：2、监销人：（1）档案机构：（3）同级财政部门：（2）会计机构：（4）同级审计部门：（国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。）附件二：会计档案移交清册顺序号类别案卷题名起止时间凭证编号册数保管期限已保管期限备注泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则91、交接双方的部门长负责监交。2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应在会计档案移交清册上签名或者盖章。移交部门负责人：接收部门负责人：移交部门经办人：接受部门经办人：移交时间：接收时间：3、会计档案移交清册一式三份，交接双方及单位各存一份。《会计档案移交清册》填写说明1、顺序号：指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号。2、类别：主要指会计档案的种类。如：会计凭证、会计账簿、财务报告及其他。3、案卷题名：指会计档案案卷的具体名称。如：会计账簿类的总账、现金日记账等。4、起止日期：指案卷卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间。如：1996.1.1－1996.12.31。5、凭证编号：填写记账凭证的编号。6、卷内张数：主要指综合后凭证、账簿、财务报告的页数。7、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。会计档案的保管期限一般有：永久、长期、25年、15年、10年、5年等。8、已保管期限：指会计档案形成至移交时，已保管的期限。9、备注：指用来说明个别案卷的某些特殊情况的记录。如：卷内某页文件不清楚、残破、缺页漏张等，以示查阅或鉴定时特别注意。注：详细见附表（会计档案材料归档范围及保管期限）（四）人力资源管理文件类泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则101、人力资源档案收集范围(1)员工个人文件材料员工个人文件材料一般会形成两种类型,一种是企业管理员工过程形成的管理性文件材料,另一种是记录员工个人在本企业工作情况的文件材料。员工个人的文件材料通常会形成以下几种:个人履历登记表、培训证书、技术登记证书、学术成绩情况的证明材料、社会保险单据、任免、录用、聘用、奖惩、考评的文件材料等。（2）公司年度培训计划及培训实施记录、培训实施效果评估等。（3）员工公益活动组织情况记录。2、公司员工档案的归档要求（1）公司人力资源部门对反映员工上述方面的材料应及时整理归档；（2）归档的材料必须真实，文字清楚；3、公司员工档案归档份数公司员工档案一般归档一式一份。（五）设备文件材料类1、设备文件材料，含办公设备文件材料及施工、检验设备文件材料。归档范围详见附表。2、设备文件材料的归档要求（1）归档设备文件必须准确反映设备及其管理活动的真实情况；（2）归档设备文件应完整、系统、成套。3、设备文件材料的归档时间（1）外购设备的随机文件，在设备开箱验收后应即时收集归档；泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则11（2）在设备安装、调试、使用、维修、改造过程中形成的文件材料，应在每一阶段工作结束后，将有关文件材料及时收集归档。（六）特殊载体文件类1、特殊载体档案收集范围特殊载体文件材料是用声音和图像、实物等形成记录的各项重要活动的信息记录。形成的主要种类有照片、录影带、录像带、实物等。2、特殊档案的归档要求（1）特殊载体档案必须是原件；（2）录音、录像文件应保证载体的有效性。确保影像清晰、画面完整；（3）长期保存的电子文件应使用不可擦除型光盘；（5）所有实物档案必须配有简明扼要的文字说明。3、实物档案归档时间特殊载体档案最好做到随时归档。第四章各类文件材料收集范围及保管期限表一、管理类文件归档