供方责任索赔管理办法

2011-12-13发布2011-12-13实施捷克国际集团事业部捷克国际集团事业部企业标准供方责任索赔管理办法修订页编制/修订原因说明：由于事业部组织架构调整，为规范各产品公司对供方责任索赔的流程，修订体系文件章节号修订（内容）说明修订人/时间组织架构调整，修订体系文件刘德华2011-11-18单位审核/日期：会审/日期：单位外会签：批准：注：1流程清单内所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。编制部门（事业部供应链管理部）→部门审核→会审（事业部品质管理部、各产品公司品质部）→会签（各产品公司分厂、财务部）→批准（管理者代表）捷克国际集团事业部企业标准供方责任索赔管理办法QMY-GC13.024-2011事业部2011-12-12批准2011-12-13实施31目的和范围本标准明确了各产品公司对供方责任索赔的流程，各部门的管理职责。本规范适用于事业部。2定义2.1供方质量索赔：由供方原因造成的进货检验、型式试验、生产过程、市场任一过程的品质异常索赔。2.2供方非质量索赔：指供方非质量原因导致的索赔，包括未满足订单/送货通知要求而造成的停产，未满足财务对账/发票要求，未满足送样要求、基础管理要求及其他各种类型的未满足要求的索赔。2.3索赔金额限度：衡量供方违约责任严重性的指标。在索赔金额限度以下的索赔由低职级人员审批，在索赔金额限度以上的索赔由高职级的人员审批。规定：产品公司索赔金额限度为20000元，电子分厂索赔金额限度为5000元。3管理职责3.1供应链：供应链为供方索赔流程的主管部门。负责对供方未满足财务对账/发票要求，未满足送样要求、基础管理要求及其他各种类型的未满足要求的违约行为与供方之间进行责任确认及违约索赔，负责未满足订单/送货通知要求而造成的生产异常、停产的责任索赔流程的审核、审批；负责对金额超限度及争议较大的供方质量索赔进行会签，核实是否遵守本文件规定的各项要求，对质量索赔造成的影响进行供应布局调整；对各种索赔进行汇总并提交审批流程。3.2品质：负责对供方因质量原因造成的品质损失进行违约索赔。涉及品质争议事项时由事业部品质仲裁。3.3采购：负责对供方未满足订单/送货通知要求而造成的生产异常、停产进行责任确认，并提交供方违约索赔审批流程。3.4基础管理：负责填写《供方异常问题处理通知单》，向供应链提出供方违反基础管理要求的证据。4管理内容QMY-GC13.024-2011供方责任索赔管理办法事业部2011-12-12批准2011-12-13实施44.1流程图4.1.1供方索赔流程总图供方索赔流程图供方质量索赔供方非质量索赔品质核实供方违约事实，填写《供方异常问题处理通知单》生产、物流、研发、财务、基础管理等部门对供方违约事实进行核实，并填写《供方异常问题处理通知单》将相关情况向采购、配套反馈指定专人向供方发放《供方异常问题处理通知单》及不符合单据采购或配套向供方发放《供方异常问题处理通知单》品质开出《供方违约索赔单》启动审批流程发供方(具体要求见单次索赔流程)采购或配套开出《供方违约索赔单》，启动审批流程，由配套发给发供方(具体要求见单次索赔流程)YesYes各产品公司财务执行考核供方无异议供方无异议No供方与相关部门核对事实索赔确认取消索赔NoYesNoYesNo每月8日前供应链体系启动上月索赔汇总流程取消索赔索赔确认供方与品质核对事实4.1.2供方质量单次索赔流程：a）索赔金额限度以下的索赔：品质填写《供方违约索赔单》启动审批流程→模块经理审批→发供应链配套、体系及供应商。供应商对事实认定及违约程度存在较大争议时，增加供应链经理会签，必要时由事业部品质仲裁。b）索赔金额限度以上（含）的索赔：品质填写《供方违约索赔单》启动审批流程→供应链配套模块经理会签→品质部门长审批（存在较大争议时由事业部品质仲裁）→发供应链配套、体系及供应商。4.1.3供方非质量（未满足订单/送货通知要求而造成的生产异常、停产）单次索赔流程：a）索赔金额限度以下的索赔：采购填写《供方违约索赔单》启动审批流程→采购模块经理审核→供应链配套经理审批→发供应链配套及供应商。b）索赔金额限度以上（含）的索赔：采购填写《供方违约索赔单》启动审批流程→采购模块经理、配套模块经理审核→供应链部门长审批→发供应链配套、体系及供应商。4.1.4供方非质量（未满足财务对账/发票要求，未满足送样要求、基础管理要求及其他各种类型的未满足要求的违约行为）单次索赔流程：a）索赔金额限度以下的索赔：配套填写《供方违约索赔单》启动审批流程→配套经理审批→QMY-GC13.024-2011供方责任索赔管理办法事业部2011-12-12批准2011-12-13实施5发供应链配套、体系及供应商。b）索赔金额限度以上（含）的索赔：配套填写《供方违约索赔单》启动审批流程→配套模块经理审核→供应链部门长审批→发供应链配套、体系及供应商。4.1.5月度索赔流程：供应链体系提交→供应链体系、配套经理审核→产品公司品质部门长会签→供应链部门长审批→财务、品质、配套、采购、研发、基础管理相关人员备案→财务执行索赔。4.2供方责任索赔的基本原则a）促进改进原则：对供方违约行为进行的索赔，其根本目的不是以此获得经济收入，而是促使供方认识到问题的严重性并进行系统改进。b）逻辑严谨原则：严格遵循先进行违约事实认定，再进行违约责任索赔的逻辑关系。严禁事实认定不清的情况下随意向供应商开出《供方违约索赔单》。c）依法量刑原则：严格按照《合作协议》或相关供货协议中规定的标准对供方进行索赔。做到违约事实认定清晰，违约责任量刑适当。d）两单与公文关系原则：只有《供方违约索赔单》（将《供方异常问题处理通知单》作为事实认定及沟通到位的证据）作为法定的索赔扣款凭据。供应商可以此作为财务入账的凭据。如供应商有需要可以向财务申请盖章确认。公文不作为向供方索赔扣款的凭据，仅起到信息公示的作用。注：两单指《供方违约索赔单》及《供方异常问题处理通知单》。e）信息归口原则：索赔属敏感业务，需对公司内部对口供应商索赔业务的部门予以明确。根据这一原则，确定公司内部可向供应商发布《供方异常问题处理通知单》的部门为：供应链、品质、采购三个部门，可向供应商发布《供方违约索赔单》的部门为：供应链、品质两个部门。4.3供方责任索赔管理要求4.3.1质量索赔由品质启动审批流程，非质量索赔由采购或供应链配套启动审批流程。4.3.2违约事实认定部门以邮件的形式向供方发出《供方异常问题处理通知单》，供应商在3个工作日内进行反馈。双方的沟通过程都同时抄送给对应的配套。如供应商有异议需及时与相关人员沟通确认，索赔部门需及时给予回复。4.3.3供方在3个工作日内未确认《供方异常问题处理通知单》，索赔部门需与供应商进行电话沟通确认，在供方确认查收到邮件的前提下，索赔部门将以发出的邮件截图及《供方异常问题处理通知单》为依据开出《供方违约索赔单》，由索赔部门启动索赔审批流程并将经审批的索赔单发给供应商。《供方异常问题处理通知单》确认盖章扫描件或发出的邮件截图需作为对象插入《供方违约索赔单》中作为供需双方已充分沟通的证据。4.3.4供应链每月8日前对上月各产品公司供方索赔数据进行汇总。其中质量索赔由各单位品质汇总发至供应链体系，非质量索赔由供应链体系自行组织汇总。由供应链体系启动月度索赔流程，抄送至各产品公司财务执行。4.3.5为避免对供应商重复扣款，即使有单项索赔流程抄送到财务，财务也不作为索赔依据。财务对供应商的索赔完全以供应链汇总审批流程所提供的数据为唯一依据。4.4供方异常问题处理通知单及供方违约索赔单编号规定4.4.1供方异常问题处理通知单编号组成规定：供方异常问题处理通知单识别码六位数年月码-三位数流水码。4.4.2供方违约索赔单编号组成规定：供方索赔单识别码六位数年月码-三位数流水码。4.4.3索赔部门应安排专人进行供方异常问题处理通知单及供方违约索赔单的编号，确保有序、可追溯。4.4.4供方异常问题通知单及供方索赔单识别码规定如下表：索赔单位索赔部门供方异常问题处理通知单识别码供方违约索赔单识别码QMY-GC13.024-2011供方责任索赔管理办法事业部2011-12-12批准2011-12-13实施6索赔单位索赔部门供方异常问题处理通知单识别码供方违约索赔单识别码供应链配套MX*GTMX*GP一分厂品质MXGYPTMXGYPP采购MXGYCTMXGYCP基础管理MXGYJTMXGYJP二分厂品质MXGEPTMXGEPP采购MXGECTMXGECP基础管理MXGEJTMXGEJP无锡工厂品质MXBWPTMXBWPP采购MXBWCTMXBWCP基础管理MXBWJTMXBWJP合肥工厂品质MXBHPTMXBHPP采购MXBHCTMXBHCP基础管理MXBHJTMXBHJP荆州分厂品质MXBJPTMXBJPP采购MXBJCTMXBJCP基础管理MXBJJTMXBJJP无锡经营体品质MXDWPTMXDWPP采购MXDWCTMXDWCP基础管理MXDWJTMXDWJP合肥经营体品质MXDHPTMXDHPP采购MXDHCTMXDHCP基础管理MXDHJTMXDHJP说明：a)供应链编号中的*代表数字（1～7）。其中：1代表滚一分厂，2代表滚二分厂，3代表无锡工厂，4代表合肥工厂，5代表荆州分厂，6代表无锡经营体，7代表合肥经营体。b)示例：MX1GT201108-001表示供应链2011年8月份针对滚一分厂供应商开出的第一单供方异常问题处理通知单，MX1GP201108-001表示供应链2011年8月份针对滚一分厂供应商开出的第一单索赔单。c)索赔单编号必须与通知单编号保持一致，通知单编号必须连续，而索赔单编号允许不连续。例如通知单MX1GT201108-001执行了索赔，则索赔单为MX1GP201108-001；如通知单MX1GT201108-002没有执行索赔，则不存在对应的索赔单MX1GP201108-002，该编号被跳过。4.5供方索赔取消需要对已审批生效的索赔申请取消，由供应链配套填写《供方索赔取消申请表》启动审批流程，经当事的相关部门会签后，由供应链部门长审批生效。5文件《合作协议》6记录《供方异常问题处理通知单》《供方违约索赔单》《供方索赔取消申请表》QMY-GC13.024-2011供方责任索赔管理办法事业部2011-12-12批准2011-12-13实施7附加说明：本标准由事业部供应链管理部提出、起草、修订。本标准由事业部供应链管理部归口管理本标准主要修订人：白玉婕、袁正辉自本标准下发之日起，《QMY-GCQ13.024-2011供方责任追溯管理办法》作废。