现代企业档案管理(1)

前言一、讲课内容1、现代企业档案管理2、现代企业电子文件管理二、为什么讲这两个主题？1、现代企业制度下的档案工作环境发生了深刻的变化2、电子文件的大量形成使企业档案工作面临巨大的机遇和挑战三、教学方法1、理论和实践结合：理论指导实践，强调务实。2、继承与创新结合：继承传统企业的经验，实现机制创新。3、技术与管理结合：强调信息技术和档案业务的紧密结合。四、教学依据：国家档案局关于企业档案工作的规范性文件。1、档发字〔2002〕5号《企业档案管理规定》；2、档发〔2004〕4号《国有企业文件材料归档办法》；3、重点讲：DA/T42-2009《企业档案工作规范》(以下简称《规范》）。第一章现代企业档案管理第一节档案工作概述一、档案和档案工作（一）档案的定义档案是过去和现在的国家机关、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声音等不同形式的历史记录。（《档案法》第二条）。（二）档案形成的四个要素1、档案的来源：来自于人类的社会活动，主体是国家机关、社会组织及个人。2、档案的条件：（1）必须是办理完毕的文件，即指文件处理程序或文件办理的事情已经完毕。（2）必须是具有一定保存（凭证或情报）价值的文件。（3）必须是按照规范的程序集中保存起来的文件。3、档案的载体：档案有特定的载体，其载体的制成材料、记录方法、表达形式在不断地发展变化。4、档案的性质：档案是工作活动的直接记录，是原始记录材料，具有特定历史记录性质。（三）档案工作的概念1、档案工作是通过科学的管理提供丰富档案材料，直接为社会的政治、经济、科学、文化等各项事业服务的工作。2、档案工作分宏观管理和微观管理两个方面：（1）宏观管理是指对整个档案工作实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督、指导和检查等组织建设和事业管理的工作。（2）微观管理是指具体的档案业务工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等环节。3、档案工作贯穿两个运动过程（1）实体流：指档案文件和案卷实体的收集、整理、排列、借阅利用的过程。（2）信息流：伴随档案实体流产生各种信息，如档案的统筹规划、组织协调、分类、著录、标引、编目、检索、提供利用等。两者互为条件、互相依赖。传统管理是借助实体流实现信息流。信息化条件下实体流和信息流可以相分离。二、档案工作的基本原则——统一领导、分级管理1、全国各种档案，由各级档案管理机构分别集中保存，并实行党政档案的统一管理（1）各单位内党政工青妇等组织形成的档案，均由机关档案室集中管理，不得由个人或承办部门分散保存；（2）各单位需要长远保存的档案，必须定期移交给各级档案馆集中保管，不得由各单位分散保存。（3）一切档案材料，非依规定和经过批准手续，不得任意转移、分散和销毁。企业档案管理存在集中管理（宝钢模式）和分级管理（金山石化模式）两种。2、全国档案工作由各级档案行政机构统一领导、分级负责地进行管理（1）统一领导，即对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一的档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一领导、指导和监督。（2）分级管理，即由各级档案行政机构按照国家的统一规定，结合自身特点，制定各自的档案工作规划、制度和办法，对本地区的档案工作进行管理。三、档案工作总体要求1、健全“五个体系”（1）法制化、规范化的档案管理体系；（2）知识面较宽、素质较高的档案队伍体系；（3）内容丰富、门类齐全、特色鲜明，质量上乘的档案库藏体系；（4）设备先进、安全可靠的档案保护体系；（5）形式多样、有效便捷的档案信息资源的开发服务体系。2、加强民生档案工作（建设“两个体系”）国家档案局关于印发《关于加强民生档案工作的意见》的通知（档发[2007]12号）（1）建立各级档案部门要努力建立覆盖人民群众的档案资源体系，确保民生档案齐全完整。（2）建立服务人民群众的档案利用体系，确保民生档案造福民生。企业档案关系民生，也是民生档案的重要组成部分。3、增强档案意识（1）法治意识：普法宣传，依法治档。（2）收集意识：不要犯错过的过错。（3）投入意识：注重全面投入。（4）产出意识：注重全面产出。第二节现代企业档案工作概述一、基本概念（一）企业：是经济组织，它在生产、流通和服务等领域，从事某种相对固定的商品经济活动，通过提供满足社会需要的商品或劳务来盈利。企业有独资、合伙和公司三种类型。公司是现代市场经济条件下最主要的企业组织形式。（二）现代企业制度基本特征1、现代企业核心是法人制度现代公司是依法成立的经济组织，有独立的财产，通过从事的经济活动来盈利。2、现代企业治理结构，即公司组织机构的设置与运行机制。股东会、董事会、经理与监事会三者间的制衡关系是现代企业治理结构的核心，有利于公司高效率运作，追求利益的最大化。二、企业档案工作综述1、企业档案工作的意义：企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。（4.1）2、企业档案工作的原则：企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。（4.2）3、企业档案工作的目的：企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。（4.3）4、企业档案工作的责任：企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。（4.4）三、现代企业档案工作面临的困难1、内外动力机制不健全2、企业档案意识不强烈3、企业档案工作不稳定4、企业档案资源不充裕5、档案法规体系不完善6、档案人员素质不适应四、现代企业档案工作的探索1、需要遵循企业档案工作的一般规律。2、需要与现代企业的需求相适应。3、需要继承传统企业档案工作的成功经验，克服其不足。第三节中外企业档案工作比较（参见资料）一、外国企业档案的管理方式二、中外企业档案管理工作比较（一）中外企业档案工作发展历程1、美国企业档案工作的发展概况2、我国企业档案工作的发展概况（二）中外企业档案工作运行机制比较1、基本动因比较2、管理体制比较3、管理模式比较三、启示㈠变革与创新——现代企业档案管理不变的主题㈡企业档案管理层次的提升——信息管理与知识管理㈢多元化的发展模式㈣自主发展与有序引导相结合第四节现代企业档案工作的体系建设组织、规章、制度、规范、保障“五个体系”建设。一、组织系统1、档案工作领导：企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。（5.1.1）2、档案机构设置：企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。（5.1.2）3、档案人员配备：企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。（5.1.3）4、档案工作体系：企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。（5.1.4）二、规章体系（6.1“四个明确”）1、明确企业文件形成归档责任：企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。2、明确企业档案工作规定：企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。（6.1.2）3、明确档案工作责任追究制度：对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。（6.1.3）4、明确档案管理应急预案：对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。（6.1.4）三、管理制度体系（6.2）1、文件归档制度：应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。（6.2.1）（详见7.3.2~7.3.4）2、档案保管制度：应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。（6.2.2）（详见7.6)（详见9.1~9.6)3、档案鉴定销毁制度：应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。（6.2.3）（详见7.7)4、档案统计制度：应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。（6.2.4）（详见7.8)5、档案利用制度：应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。（6.2.5）（详见7.9)6、档案保密制度：应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。（6.2.6）7、电子档案管理制度：应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。（6.2.7）8、档案管理系统操作制度：应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。（6.2.8）四、业务规范体系（6.3）1、文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。（6.3.1）2、档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。（6.3.2）(详见《规范》附录A：《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》）3、文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。（6.3.3）（详见同上）4、特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。（6.3.4）五、工作保障体系1、企业档案工作的“三纳入”：企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。(7.1.1)2、企业档案工作者的“四参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。（7.1.2）3、企业档案工作的“四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件归档交接。（7.1.3）第五节现代企业档案业务工作一、制定归档范围和归档类目1、企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求。（7.3.2.1）现代企业档案归档范围参考《企业档案工作规范》附录A。党政机关和人民团体贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）2、归档文件的主要来源有：本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。（7.3.2.2）3、企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA/T28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。（7.3.2.3）4、归档类目企业的党群类、行政类、经营管理类和生产技术管理类档案应结合各部门工作职能，制定《归档类目表》。制订《归档类目》须注意：（1）大单位按组织机构，问题设类。小单位可按组织机构，问题设类，也可以按问题设类。按组织机构问题设类的，应针