八、公司文书处理制度

八、公司文书处理制度（一）总则第一条范围本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理，事后也须按本制度补齐有关手续。第二条定义本制度所指文书，包括以下内容：1．高层决策文书以及基层下达的文件。2．部门会议文书与转阅文件。3．合同书、证券、证书和劳动协议书。4．志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。5．收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。6．往来书信、电报、任命书、意见书。7．各种报告、各种统计表。其中“1”与“2”项文书的处理，原则上按会议决定处理。第三条类别划分上述文书按机密程度、可划分为以下几类：1．机密文书（1）绝密。（2）秘密。（3）保密。2．普通文书，即机密文书以外的文书。3．其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。第四条适用原则（二）文书的收发第五条收发到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发：1．普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。2．绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。第六条制度时间外的处理1．值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。2．所有到达的文书，值班人员都必须一一作好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室。第七条收发决定所有文书的接受、转交、登记与领取事宜，都必须由收发室主任做出决定与指示。第八条设立信使在文书的接受与处理过程中，各部门间经常需要相互传递文书；因此，在文书档案室设一名信使，来回传递各类文书。（三）文书的处理第九条处理原则文书处理的基本原则是“准确”与“及时”，并且明确文书处理的责任者。第十条成文原则凡重要的往来交涉，都必须形成“文书”或形成记录，即使情况特殊，也必须事后追忆，形成“备忘录”。第十一条特例对那些并不重要的事项，或者通过电话、会面等简单形式处理的事项，只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。第十二条处理手续领取文书的部门，按下列规定及时予以处理。1．凡重要事项，或者异常事项，应立即向所在部门主管做出报告，并逐级向上请示，必要情况下必须与其他部门取得联系，等候并按照上级指示，处理文书中涉及的有关事项。2．如果文书中涉及的事项，与其他部门有关，必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。3．在具体处理时，如果认为有必要请其他部门做出配合，并且其他部门提供配合需要一定的时间，在这种情况下，应事先征得对方的意见。4．如果事情涉及两个以上的部门，并且难以判断由何部门出面主持时，应听取其他部门的处理意见。第十三条防止拖延文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项，以防止文书的处理延迟或停顿，如发生延迟或停顿现象，应立即交文书档案部门处理。第十四条重要文书的保管机要或绝密文书以及其他重要文件，必须存放在带锁的档案文件柜中，予以严格保管。文件柜的存放，必须选择在发生意外时，能够安全、迅速转移出去，放在容易发现的醒目位置。（四）文书的制作第十五条用纸的规格制作文书的用纸，除特殊情况外，原则上采用规格。第十六条字句文书应以简单明了的文体记述，采用标准的简体汉字，避免使用艰涩的词句。第十七条文体全部文书一律采用书面文体。第十八条复印绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本，在特别有必要的情况下，必须注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门等等。第十九条署名在文书发送与转交时必须按下列要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。1．代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府机构提交的报告，全部署名“董事会代表”。2．对外广告及宣传，采用公司名称。3．除此之外的文书，署上相关业务部门名称，以及部门经理的职务与姓名。不重要的文书，只需署上经办人姓名。（五）文书整理第二十条编写符号各种文书都必须按整理的要求编写符号，表示文书的类别，再按符号编辑数字符号，给各文书排序，以便于检索。第二十一条文书的符号与编号按下列规定使用：1．表示部门名称的符号，用部门名称的第一个汉字，如制造部门、工艺室，用“制、工”表示。2．文书类别直接用“绝密”、“密”等字样表示。3．各种文书，按先后顺序用自然数排序编号。4．同一文书或同一名称的文书，追加一组自然数，用“-”隔开，如“制、工、密0015-001”。编号按年度更新。第二十二条填写文书登记簿所有文书的符号与编号都必须填写在“文书登记簿”上。第二十三条整理文书处理完结之后，按文书的符号与编号进行编辑整理。将大部分没有必要查询与翻阅的归为一类进行；另一类需要经常查阅的文书，尽管文书处理已经结束，但文书的效用还没有终结，仍需要单独整理。第二十四条保管文书整理后，大量不重要的文件直接送总务部门保管，其他少量的重要文书，在一定的期限内由责任部门妥善保管。（六）文书的送发与交接第二十五条主管部门全部文书的发送与交接，由总务部负责。在特殊情况下，公司内文书的送发与交接，由相应的部门负责。第二十六条绝密与亲启文书绝密与亲启文书必须加封，并在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样的印章。第二十七条转交邮寄予面呈送交的重要文书，必须在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样印章，分别表示“可以由专职传递员以外的人员转交，或在书信接受者不在的情况下留下文书，嘱咐由指定传递者当面呈交的文书”；“可以通过邮寄传递的文书”；“必须由指定传递者当面呈交的文书”。第二十八条填写送发登记簿所有送发文书，按“转交”、“邮寄”与“面呈”，分别填写送发登记簿。对于“面呈”文书，还必须在相应的备注栏目注明送交过程的要点，以及领取文书的当事人签名盖章。（七）文书的存档与废除第二十九条存档由本公司总部的行政室，按文书的整理符号与编号进行编辑归档。第三十条编辑行政室按年度把重要的、经各部门整理编号的文书，进行汇总，分编装订成册，存入档案。会计文书则按会计年度编辑成册。一些不太重要的文书，不必按文书类别编辑，只需按年度汇集成册。第三十一条分编标准存档文书按部门，以文书的符号独立分编成册。第三十二条保存期限保存期限按下列规定确定：1．永久保存。凡属于规则、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人事劳资文书，都归为“永久保存”文书。2．保存十年，类似永久保存文件性质。没有必要永久保存的文书，合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等等，可以保存十年。3．保存五年。保存期从编辑日起算，次重要且没必要保存十年的文书，可保存五年。第三十三条废除保存期满或者在保存期内没必要继续保存的文书，应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议，报总裁认可，由文秘室执行。如果对废除没有疑义，应即刻予以废除或销毁。