公司制度(初步)

公司管理制度2014年2月16日2行政事务管理制度第一条：总则一：为加强公司行政事务管理，建立公司内控机制，理顺内部工作关系，使公司管理标准化、制度化，确保行政事务管理环节有序、高效运作，增强管理工作的执行力，提高办事效率，特制定本规定。二：公司管理理念：以岗定责、以责考绩、以绩评优、以优劣汰。三：公司工作方针：履职尽责、团队协作、热爱企业、争创效益。四：本制度所指行政事务包括总则、办公用品管理、办公设备管理、办公卫生管理、办公安全管理、公司档案管理、公司保密管理、公司印鉴管理、公司公文管理、公司合同管理、仓库物资管理、公司食堂管理等。五：公司办公室为执行本程序的责任部门；适用于办公室涉及的行政管理、各项工作及各职能部门涉及与行政相关的事务。第二条：办公用品管理一：每月月底前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政部。二：行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算后负责将办公用品购回，行政部根据实际工作需要有计划的分发给各个部门。由部门负责人签字领回。三：除正常配给的办用品外，若还需要用其他用品的须经行政部主任批准方可领用，电话、电脑、打印机等需总经理批准。四：公司新聘员工的办公用品，行政部根据主管领导提供的名单和用品清单，附则为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。五：行政部要做到办公用品的库存合理、开支适当、保管良好。六：负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续，出库一定要由领用人员签字。七：项目结束、员工离职办公用品及时收回。第三条：办公设备管理一：由行政部建立固定资产台账，统一编号、贴标签，并办理领用签署手续，按领用者直接保管责任，部门负责人负监督责任的办法实施保管责任制。3二：公司电话是为公司办公室所用不得打私人电话，员工应爱护使用，损坏赔偿。三：公司员工使用的手机原则上加入公司网，行政部根据主管领导审批的金额按月充入员工账户，员工必须保持通讯畅通。四：公司传真机由行政部专人负责使用及清洁保养，其他人未经许可不得随意使用。五：凡收到的传真，及时分送相关部门。六：复印机由行政部专人操作及清洁保养，严禁复印与工作无关的资料。七：复印纸、打印纸由行政部统一购买及管理，以节约费用、降低成本、减少浪费为原则。八：电脑设备、软件及电脑上的记录或数据均属公司财产，统一由行政部登记入固定资产台账，建立设备档案。日常管理责任为使用部门主管及领用人员。九：电脑设备统一编号，包括主机、显示器、打印机、网络通讯器、UPS电源，并记录相应的参数数据，以利于维修保养。保管责任人，必须确保设备的安全、清洁，定期检测病毒。十：电脑设备的任何维修、移动、重新调配，须经行政部主任同意并作记录存入设备档案，同时变更固定资产台账。十一：电脑设备的密码修改须经部门经理或其授权人批准，且必须使用部门做变更记录并交行政部主任归档。十二：行政部每年清点核对一次设备档案，相关人员离开公司前由行政部负责收回其保管的电脑设备并检查配置是否齐全，发现问题及时告之行政部主任并处理。十三：软件及数据建立软件档案，所有软件必须在行政部存档，包括原程序的软盘备份、使用说明书及软件文档，行政部将所有软件备案。十四：各部门录入电脑设备的数据必须拷贝备份，同时提供磁盘文件的内容目录交行政部备案。十五：修改电脑软件密码必须修改相应的软件档案记录，并及时将备份存入行政部，重要软件数据必须有两份备案。十六：使用电脑人员或电脑操作员请长假或离职时，部门负责人必须将其所有设备封闭或做临时移交记录，即使其尚未离开公司亦立刻停止其使用权（修改开机密码），不得其拷贝出任何数据。十七：电脑设计人员或电脑操作员不得将任何软件或重要机密数据交给第三者，特殊情况报总经理批准并报办公室备案。十八：不得在电脑上安装游戏程序或玩游戏，若因违规引入病毒，视故意破坏处理。十九：空调使用原则，夏季温度30度以上，冬季5度以下方可开启。4二十：体育用品应该爱惜，使用完后放回仓库。第四条：办公卫生管理一：各部门应负责清洁自己的工作台面和室内卫生。二：总经理办公室由总经理助理打扫，会议室、接待室、食堂、餐厅、走廊、楼梯间、卫生间等公共场所由办公室保洁员负责打扫，做到无积尘、积水、污渍。三：办公场所严禁吸游烟，办公室吸烟不准影响他人，严禁随地吐痰、乱扔垃圾。四：雨天如将雨具带入办公室时，应避免雨水滴入地面。五：办公台上不得堆放与办公无关的物品，注意办公场所的整体美观、干净整洁，无积尘、积水、污渍。第五条：办公安全管理一：公司所有办公大楼的钥匙一套由行政部保管，以备急用。二：各部门办公室钥匙个人只能配一把，多余的由行政部封存，没有主管领导批准任何人员不准使用，使用时必须三人在场，会议室会客室等公共区域钥匙由行政部保管。三：离职员工离开公司时全部归还钥匙，一旦发生钥匙丢失，应马上报告行政部，部门，个人不得私配钥匙。四：员工下班离开办公室前必须关好门窗、锁好门窗锁，检查灯、电脑都设备处于关闭状态才可离开。第六条：公司档案管理一：档案资料是指公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、任命书、协议、合同、图纸、项目方案、工程技术、施工措施、报检资料、安全资料、通告、通知、信函等具有参考价值的文件、资料等。二：档案管理要指定专人负责，明确责任，移交要有手续，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。三：非公司人员需借阅档案时，要经总经理室、行政部主任批准，并办理借阅手续。四：借阅档案注意爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由公司行政部主任批准方可摘录和复制。5五：档案的销毁必须经总经理批准，任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。六：若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司行政部主任批准后方可销毁。七：批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由总经理授权相关人员监督销毁。第七条：公司保密管理一：公司员工应树立严格的保密意识，每位员工都有责任维护公司的利益和形象，严禁泄密。二：机密材料1：公司经营战略方针和计划。2：公司招投标文件、技术方案。3：公司技术文件、图纸资料、施工组织设计，预决算文件。4：各项财务计划、数据、报表、资金运作情况。5：主要往来客户资料。6：合同、协议。三：秘密材料1：公司领导经营性的主要活动去向。2：总经理办公会议内容。3：公司经营及业务存在的主要问题。4：员工个人档案资料及工资奖金情况。5：法律事务。6：注册、报建资料。第八条：公司印鉴管理一：公司印鉴由总经理负责管理。在银行备案的财务印鉴由财务部管理。合同专用章由总经理管理。二：公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接负责人员负责。三：公司所有需要盖印鉴的介绍信、信函及对外开放的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。6四：公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。五：盖章后出现的意外情况由批准人和使用人负责。第九条：公司公文管理一：公司公文、重要资料，由行政部负责起草和主管领导审核，总经理签发，由公司行政部负责打印传发。二：公司各部门的文件、资料由各部门负责起草，部门领导负责审核，总经理审批签发，由公司行政部负责打印传发。三：接件人不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时送报相关部门的相关人员。四：公司订购资料、书籍、订阅报刊由行政部向总经理报送计划及预算，负责办理有关订阅手续。第十条：公司合同管理一：《建设工程施工合同》由总经理或总经理授权其他相关部门参与洽谈，经总经理批准同意后由行政部起草填写，经经办人、总经理共同签字后，由行政部盖章并办理备案和入档等相关手续。二：《建设工程施工专业分包合同》由总经理或总经理授权其他相关部门参与洽谈起草拟订，经行政部完善相关手续后报总经理，总经理批准同意后盖章，行政部办理备案和入档等相关手续。四：材料采购（租赁、供货）合同由材料采购部与供应商洽谈起草拟订，总经理批准同意后盖合同专用章，由经办人交办公室办理入档手续。五：设备采购（租赁）合同由安全设备部与供应商洽谈起草拟订，经总经理批准同意后盖合同专用章，由经办人交办公室办理入档手续。六：除上述合同外，需约定双方或多方主张权利、履行义务关系的类似于合同的书面协议、文稿等，参照以上规定执行。七：原则上先订立合同，后进行业务交易或进场施工，特殊情况必须经总经理批准同意后方可实施。7八：行政部在办理合同入档后，将合同正本复印一份给财务部，财务部按合同价款做相关单位的账务往来。九：非公司授权人以公司名义对外签订的合同、协议一概无效，由经办人自己负责。第十一条：仓库物资管理一：直接入库材料1：材料采购员按公司相关规定，要求供应商送货到指定地点，填写《送货清单》，一式两份，随货同行。2：送到基地仓库的物资，由仓管员根据计划单和供应商送货单，验收数量、品质、规格、型号、价格、金额后，在一式两份的《送货清单》上签字，一联留存，一联给供应商。3：仓管员凭填写本公司《材料入库验收单》，一联交供应商，一联与《送货清单》联粘合在一起，报送财务部核对记账。4：仓管员凭入库验收单、送货清单二单作为记账凭证进行记账，每月报送仓动报表并以各供应商、项目部为单位、按物资类别进行汇总，以物资清单形式，一式两份，一份留存，一份报财务部。5：仓管员每月同供应商进行对账，经核对无误后由供应商开具正式发票，发票后附本公司《材料入库验收单》结算联、供应商《送货清单》结算联。发票由分管领导签字后由仓管员于当月底送财务部复核。6：财务部将发票与入库单、送货单位进行核对，审核发票相关要素真实性和签字手续完备后，经总经理审批签字，由财务记账。二：直接进入工地材料1：直接进入工地现场的砖、黄沙、石子、水泥等建材，由各工地收料员根据供应商随货同行提供的一式二联《送货清单》，进行确认数量、品质、规格、型号无误后签字。一联留存，一联交由供应商。2：工地收料员将送货单送至项目经理进行确认签字，并依据实际送货日期，记录工地物资耗用流水账，然后将送货单及时交后勤仓管员。3：仓管员根据计划单和供应商送货清单确认数量、品质、规格、型号、价格、金额后，填写本公司《材料入库验收单》，记耗用账，把结算联附《送货清单》结算联与供应商对账，供应商开具发票送财务部。4：仓管员可定期、不定期对直接进入工地的材料进行抽检、抽查。8三：物资出库1：物资出库由仓管员填写公司《材料出库单》，领料部门由经办人签字，（经办人原则上必须是工地材料员，材料员不在岗或因故不能履职的，由项目部负责人指定人员办理，但必须在后勤主管处备案）。仓管员将第二联记账联交领料部门，第三联仓库联留存由仓管员记账。2：工地材料员凭仓库提供的记账联进行流水账记录，以便控制工地物资耗用及同后勤仓库对账。3：后勤仓库当月底以各领料部门为单位、按物资类别进行汇总，列出各部门物资耗用清单，一式三份，经后勤主管签字确认后，一份留存，一份送领料部门，一份在月底报财务部。四：内部物资调拨1：内部调拨是指：各部门领用的材料未耗用或未全部耗用的材料，调往需用或可用的部门。2：内部调拨由后勤部仓管员开具调拨单，经后勤主管签字同意后调拨，并由调出、调入双方签字，一式三联，一联调出部门，一联调入部门，一联后勤仓库，各自部门凭单记账。3：后勤仓管员凭调拨单分别记入相关部门的账户，月底汇总时增减相关部门的耗用数。4：各工地的剩余物资不再使用的，由工地送到后勤仓库重新入库，由后勤仓管员开具调拨单，一联工地记账冲领用数。后勤仓库一笔记入账，一笔记红冲工地耗用数。五：盘库1：后勤仓库每季盘点一次，由财务部组织并进行核算。2：各项目部由项目经理负责根据本工地施工进度分施工阶段进行盘点核对，对照已完工工程量和已耗用材料的比例情况，确认材料是否超支或节余。盘点情况同后勤仓库进行核对并报财