公司报刊、邮件、函电收发制度

三、公司报刊邮件函电收发制度第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发。第二条外发函电要求。1．各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。2．每天下午××点以前，公司收发室应将当日外发函、电清点，累计送交邮局寄发。表23-3信函寄发记录表业务类公共关系采购类总务类发函日期发函单位文别内容寄发单位回函日期回函内容第三条外来邮件管理1．外来邮件一律公司收发室签收分发。2．凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。3．一般公启函、电和公司内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。4．私人不明平信一律放到（信架）信袋内，由个人自取。5．不论公私邮件，收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误对；国外来函应检查封口、邮戳，如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映查明原由。6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款收发室概不负责。第四条报刊订购与收发1．报刊订购（1）订购时间：上半年；下半年。（2）订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，还须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人。2．报刊收发（1）收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退任。（2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发、不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。