公司文件管理制度

档案管理制度名称档案管理制度编码yv-rr-dagl版本1.0页次1/5修改状态0第一章总则第一条公司各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条行政部为文件的编制、发放，档案资料及图书资料的归档督促和日常管理工作的主要负责部门，各部门在工作活动中形成的各种有参考、利用、保存价值的档案资料，都要按照本制度立卷归档。第三条坚持部门日常收集保管、归档，行政部最终统一归档制度。各部门负责人均应指定专人负责收集保管本部门的档案资料并督促其及时归档。《档案保管员名单》报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章归档要求第四条各部门做好平时文件档案归档、分类保管工作并于每季度最后一天以前将上季度办理完毕、批复存档的文件材料整理、立卷，向行政部提交备份。第五条各部门应及时向行政部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。第六条各部门向行政部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类归整，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待行政部专人签收后各留存一联清单备查。第七条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后。（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。（五）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式填写卷内目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化，声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，卷内目录放在档案首页。第三章档案保管期限第八条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。第九条确立档案保管期限的原则（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有参考利用价值的文件材料，列为长期保管。（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期档案管理制度名称档案管理制度编码yv-rr-dagl版本1.0页次2/5修改状态0第四章档案保密级别第十条档案分一般档案和密级档案两类。档案密级又分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政主管核定密级。第十一条密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；密级档案复制时，需经行政主管及副总以上领导批准。第十二条密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经行政主管及副总以上领导批准。第十三条对已到保密期限的档案要请相关部门领导和行政主管鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。第五章档案的借阅第十四条各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处的《档案借阅登记表》上登记，方可借阅。第十五条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意及行政主管批准。第十六条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记表上注销。第十七条借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经行政主管批准。第十八条密级档案调阅、复制时均需行政主管及副总以上领导批准。第十九条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过一周。借阅的档案要妥善保管，不得遗失。第六章电脑档案的管理第二十条所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑的工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。第二十一条各部门主管为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本部门的电脑按照登记存放区域进行检查。第七章档案的鉴定与销毁第二十二条行政部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。第二十三条档案鉴定工作由行政部主管主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。第二十四条需销毁的档案材料由鉴定小组审定，并经公司领导批准后，方可销毁。销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。第八章各部门档案保管员职责：第二十五条了解本部门的工作业务，掌握本部门资料的归档范围，做好本部门档案资料的日常归档工作。第二十六条认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件档案平时收集归卷，分类保管，并于每季度最后一天以前将上季度办理完毕、批复存档的文件材料整理、立卷，向行政部提交备份。第二十七条承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，办理好档案借阅登记手续并及时清点、催办文件的借阅情况。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期档案管理制度名称档案管理制度编码yv-rr-dagl版本1.0页次2/5修改状态0第九章各部门档案管理第二十八条行政部日常档案管理（一）归档范围1、公司日常行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、会议资料、外来文函等。2、公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、公司章程、实施细则、程序文件等。3、公司人事资料：人事结构、录用考核文件、任免文件、员工花名册、薪资结构、奖惩记录、保险计划、劳动合同等。4、公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志。5、行政办公设备档案资料：说明书、合格证、三包凭证、维修记录等。6、宿舍管理文件：住宿人员登记、宿舍设备登记、宿舍纪律文件等。7、其他部门文件档案备份。（二）公司日常行政文件及管理制度由行政部统一编制，经上级领导批准后进行签发。行政部根据文件签发份数进行复印后发放给各部门，并填写《会签单》，收文部门需在《会签单》上签字确认。（三）于每季度最后一天以前督促各部门上交需要备份的档案资料。第二十九条财务部日常档案管理（一）归档范围1、公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、付款申请、工资单等。2、公司法律文件：营业执照、组织机构代码、税务登记证、验资报告、审计报告等。3、客户服务合同、协议：与银行的合同、各部门涉及金额的合同及协议等。4、收文：收到的其他部门发文。（二）公司财务资料按要求装订成册，妥善保管，涉及保密的，严禁他人随便翻阅。（三）公司法律文件要及时送去年检，借阅时需经财务经理同意办理借阅登记后方可借出。（四）各部门涉及金额的合同及协议原件交财务部保管，未经财务经理同意严禁外借。第三十条营销部日常档案管理（一）归档范围1、公司宣传资料：公司介绍、业务流程介绍、产品介绍及宣传画册等。2、公司经营战略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销战略、实施计划及结果等。3、公司客户档案：合作客户的完整档案，包括服务过程中与客户沟通产生的往来函、协议书、合同书、客户资料以及潜在客户的相关资料等。4、销售数据文件：每日、每周、每月、每季度、每年销售报表，数据分析等。5、业绩考核文件：业绩考核标准、员工业绩提成等。6、会议培训资料：部门会议资料、内部培训资料、外出学习、参展、考察带回的资料等。7、行业资料：同行业服务成果、产品资料等。8、收文：收到的其他部门发文。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期档案管理制度名称档案管理制度编码yv-rr-dagl版本1.0页次2/5修改状态0（二）公司客户档案、经营战略、销售数据属于公司机密文件，严禁他人随便翻阅，内部人员借阅需经营销总监同意办理登记后方可借出。（三）与客户涉及金额的合同及协议、业绩考核文件需交一份原件给财务部备案。第三十一条水晶部日常档案管理（一）归档范围1、安全生产文件：生产流程、操作方式、安全管理、车间管理等。2、岗前培训资料：生产知识、安全知识、上机操作知识、员工考核、评估资料等。3、生产数据文件：每日、每周、每月、每季度、每年生产报表，数据分析等。4、技术工艺文件：研发资料、工艺文件、技术改进资料、图纸等。5、仓库资料：产品入库、出库单据、库存盘点表等。6、机器档案资料：说明书、合格证、三包凭证、维修记录等。7、收文：收到的其他部门发文。（二）安全生产文件除文件夹存档以外，还需张贴在车间墙壁上。（三）生产数据、技术文件属于公司机密文件，严禁他人随便翻阅，内部人员借阅需厂长或技术主管同意办理登记后方可借出。（四）员工考核、评估资料复印件交行政部备案，做为人事岗位调整的标准和依据。（五）仓库资料需交一份给财务部备案，每月月底与财务部进行单据、库存核对。第三十二条采购部日常档案管理（一）归档范围1、供货商档案：合作供货商的完整档案，包括采购过程中与对方沟通产生的往来函、协议书、合同书、供货商产品资料、图册以及备选供货商的相关资料等。2、采购业务资料：采购计划、采购流程、质检验收单、仓库入库单据等。3、采购数据文件：每日、每周、每月、每季度、每年采购报表，数据分析等。4、收文：收到的其他部门发文。（二）供货商档案、采购数据属于公司机密文件，严禁他人随便翻阅，内部人员借阅需经采购人员同意办理登记后方可借出。（三）与供货商涉及金额的合同及协议需交一份原件给财务部备案。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期档案管理制度名称档案管理制度编码yv-rr-dagl版本1.0页次3/5修改状态0第三十三条安防部日常档案管理（一）归档范围1、安全制造文件：制造流程、安全管理、车间管理等。2、岗前培训资料：作业指导书、安全知识、上机操作知识、员工考核、评估资料等。3、制造数据文件：每日、每周、每月、每季度、每年制造报表，数据分析等。4、技术工艺文件：研发资料、工艺文件、技术改进资料、图纸等。5、检验文件：检验标准、检验流程、检验结果反馈等。6、仓库资料：产品入库、出库单据、库存盘点表等。7、机器档案资料：说明书、合格证、三包凭证、维修记录等。8、收文：收到的其他部门发文。（二）安全制造文件除文件夹存档以外，还需张贴在车间墙壁上。（三）制造数据、技术工艺文件属于公司机密文件，严禁他人随便翻阅，内部人员借阅需车间主管或技术主管同意办理登记后方可借出。（四）员工考核、评估资料复印件交行政部备案，做为人事岗位调整的标准和依据。（五）仓库资料需交一份给财务部备案，每月月底与财务部进行单据、库存核对。（六）检验结果反馈及合格品的验收单需交一份给采购部备案。第三十四条电子商务部日常档案管理（一）归档范围1、公司宣传资料：公司介绍、产品介绍及产品图片等。2、宣传推广战略：推广战略、实施计划及结果等。3、意向客户档案：意向客户的信息资料等。4、收文：收到的其他部门发文。（二）电子档资料需在电脑上或利用光盘进行存档，非经部门经理同意，其他人不得随意查阅。第三十五条后勤部日常档案管理（一）归档范围1、食堂管理文件：卫生管理文件、员工就餐规定、食堂用品购买单据等。2、门卫管理文件：来人来访登记、员工出入登记、车辆停放规定、作息时间规定等。3、后勤管理文件：清洁人员管理、后勤用品购买单据、使用登记等。4、收文：收到的其他部门发文。（二）涉及到其他部门的文件应进行及时签发或张贴在相应的公共