第二章_第三章企业采购管理组织-采购申请与需求分析

侯玲娟天津师范大学管理学院第二章企业采购管理组织Page2天津师范大学管理学院侯玲娟复习采购的含义传统采购的四大误区战略采购的四大特征从采购流程角度看采购管理的内容Page3天津师范大学管理学院侯玲娟3内容提要2.12.2采购管理部门的岗位设置采购管理组织Page4天津师范大学管理学院侯玲娟4内容提要2.12.2采购管理部门的岗位设置采购管理组织Page5天津师范大学管理学院侯玲娟建立采购管理组织一、建立采购管理组织的重要性企业采购管理的第一项工作，就是要建立一个是好企业具体情况的、完善的采购管理组织，明确规定采购管理的权限、职权范围、审批权限、工作内容等，有利于采购管理工作的开展。采购管理组织既是企业采购管理的司令部，也是企业采购业务工作的行动部。采购管理组织的任务：研究企业采购管理工作的规律，制定采购管理工作的标准规范和规章制度，探索更加科学先进的采购管理工作方法和采购业务的作业技巧。Page6天津师范大学管理学院侯玲娟建立采购管理组织二、建立采购管理组织应考虑的因素企业规模的大小和企业组织结构的复杂程度采购品种的数量和性质采购业务环节的复杂程度企业采购对于企业经营的重要程度Page7天津师范大学管理学院侯玲娟分权式的采购组织将采购相关的职责与工作，分别授予不同的部门来执行。★物料或商品的需求计划由制造部门或销售部门拟订；★具体的采购工作则可能由采购部门或商品部门掌管；★库存控制之责任则可能将成（商）品归属销售部门，物料归属制造部门。采购管理组织方式：分权与集权Page8天津师范大学管理学院侯玲娟分权式的组织方式，采购部门只承担整个物料管理中的一部分功能与责任，也就是将有关物料或商品需求计划、采购及库存的主管部门，分属不同的指挥系统。譬如：采购部门隶属行政部或管理部、物料或商品需求计划部门隶属制造部或销售部，仓储部门隶属资材部或厂务部，会产生以下缺点：权责不清目标冲突浪费资源Page9天津师范大学管理学院侯玲娟集权式的采购组织：将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门来执行。这种组织方式正受到与日俱增的欢迎。从整体观点处理各项作业，大幅降低物料总成本。统筹供需，增强采购能力，提升存量管制绩效。指挥系统单一化，各物料部门间的沟通与合作获得改善。物料作业系统制度化与合理化，减低了管理费用。可获得利益：Page10天津师范大学管理学院侯玲娟采购管理机制管理机制基于采购的采购管理机制基于生产的采购管理机制基于销售的采购管理机制特征最简单、最基本、最落后为生产的需要设立最先进、最复杂、企业级的管理决策采购方式按单采购采购管理科执行按需采购采购部门执行以销定产、以销定产再定供适用范围一般生产企业生产企业流通企业、生产企业权限范围科长负责部长负责副总经理负责要求要求最低、采购入库即可，无利益共享一般要求、生产的整体效益最高要求最高、立足销售、产销供整体效益最大Page11天津师范大学管理学院侯玲娟平行采购管理组织采购管理组织类型（按管理机制分）生产导向的采购管理组织销售导向的采购管理组织采购导向的采购管理组织Page12天津师范大学管理学院侯玲娟平行采购管理组织，与其他科并列，相对独立。一般适用于中小型企业，需采购的产品种类多，数量大，业务复杂，对企业比较重要的情况。平行采购管理组织仓储计划采购信息总经理行政科生产科采购科财务科销售科人事科Page13天津师范大学管理学院侯玲娟隶属于生产管理部，生产导向的采购管理组织，采购完全为生产服务。总经理行政副总财务副总生产副总仓储计划采购制造信息人事副总销售副总生产导向的采购管理组织Page14天津师范大学管理学院侯玲娟隶属于销售部，以销售为导向的采购管理组织，采购和生产完全为销售服务。总经理计划副总财务副总人事副总销售副总计划生产仓储信息采购财务…销售为导向的采购管理组织Page15天津师范大学管理学院侯玲娟总经理计划副总财务副总人事副总采购副总销售副总计划生产仓储信息采购财务隶属于采购部，以采购为导向的采购管理组织，由采购副总直接管理，采购副总和销售副总并列。采购为导向的采购管理组织Page16天津师范大学管理学院侯玲娟管理机制基于采购基于生产基于销售特征最简单最基本为生产需要设立最先进、最复杂采购方式按单采购-采购管理科按需采购-采购部门以销定产、以销定产再定供适用范围一般生产企业生产企业流通企业、生产企业权限范围科长负责部长负责副总经理负责要求要求最低、无利益共享生产的整体效益最高要求最高、产销供整体效益最大采购管理组织平行采购管理组织生产导向的管理组织销售导向管理组织采购导向管理组织无组织权限范围科长负责部长负责部长负责副总经理老板采购管理机制及采购管理组织对应表Page17天津师范大学管理学院侯玲娟Step1、考虑采购管理组织的职能。采购作业？需求分析？供应商管理？市场信息搜集？入库验收？仓库管理？采购成本分析？Step2、考虑采购管理组织的任务量。包括采购职能的多少和采购工作量的大小:采购物资的品种数量、资源市场范围、工作难易程度。Step3、确定采购管理组织机制。组织的权限范围（副总？部长？科长？）、审批机制等Step4、设计管理作业流程。为每个管理职能的每一项任务设计一个作业流程，简单有效可操作。Step5、设定岗位，招聘人员。精简合理，避免浪费Step6、制定相关的岗位职责和规章制度。构建采购管理组织的步骤Page18天津师范大学管理学院侯玲娟18内容提要2.12.2采购管理部门的岗位设置采购管理组织Page19天津师范大学管理学院侯玲娟采购部门的岗位：需求分析员、市场分析与供应商管理员、采购计划员、进货管理员、质量管理员、库存管理员、采购统计员、财务与成本核算员和采购员。Page20天津师范大学管理学院侯玲娟（一）需求分析员基本职责：通过预测分析或实际分析确定未来时间内的采购需求量。所需知识和能力：熟练运用需求分析方法、需求预测法、ABC分析法、数据统计方法采购部门岗位设置Page21天津师范大学管理学院侯玲娟（二）市场分析与供应商管理员基本职责：掌握企业所需的物资资源在资源市场中的分布情况以及资源数量、价格、质量情况；掌握供应商的生产能力、技术水平、产品质量、成本价格、市场信誉、运输能力、交通地理、进货成本等情况；与主要供应商建立友好可靠的关系。所需知识和能力：协调、沟通能力、市场开发能力采购部门岗位设置Page22天津师范大学管理学院侯玲娟（三）采购计划员基本职责：根据需求分析员和市场分析与供应商管理员提供的信息，兼顾企业生产与库存情况，制定采购计划、下达采购任务书。所需知识和能力：文档处理、数据汇总（四）进货管理员基本职责：负责进货管理，包括运输方式选择、运输路线选择、运输跟踪、到货验收、成本核算、问题处理等。所需知识和能力：优化、运筹知识采购部门岗位设置Page23天津师范大学管理学院侯玲娟（五）质量管理员基本职责：保证所购进的产品质量符合要求。所需知识和能力：了解产品结构、懂得质量检验，具备质量管理及安全管理的知识。（六）库存管理员基本职责：负责库存保管，随时掌握库存动态，为采购计划员提供信息支持。所需知识和能力：库存控制方法采购部门岗位设置Page24天津师范大学管理学院侯玲娟（七）采购统计员基本职责：进行采购统计和分析，掌握采购业绩情况。所需知识和能力：概论统计知识（八）财务与成本核算员基本职责：采购成本分析、财务分析，分析采购的经济效果。所需知识和能力：财务、会计等相关知识采购部门岗位设置Page25天津师范大学管理学院侯玲娟（九）采购员基本职责：接收并完成具体的采购任务，包括出差、联系供应商、洽谈订货、签订订货合同、保障合同实施等具体工作。所需知识和能力：能适应经常出差的工作、具有较强的沟通能力，懂采购业务、懂法律、懂谈判技巧和策略。采购部门岗位设置Page26天津师范大学管理学院侯玲娟（十）采购谈判员一般的采购管理组织通常不设专职的采购谈判员，由采购员程度采购谈判的工作。只有一些比较大型、复杂的采购才设专职的采购谈判员，如：国际贸易、跨国采购、招聘采购、采购索赔、事故认定等过程。所需知识和能力：思路清晰、巧嘴利舌、据理力争、懂采购业务、懂法律、懂谈判技巧和策略。采购部门岗位设置Page27天津师范大学管理学院侯玲娟（十一）秘书基本职责：负责行政文书起草、传递和管理，行政事务处理及来宾接待等工作。所需知识和能力：行政能力、公文撰写、社交礼仪、事务处理能力等（十二）采购管理主管基本职责：采购过程中的决策者。一般是采购科长、采购部长、采购副总经理等。所需知识和能力：具有企业采购方面的工作经验，要求既懂采购业务及采购市场、又懂生产流程、并且有组织管理能力。采购部门岗位设置Page28天津师范大学管理学院侯玲娟侯玲娟天津师范大学管理学院第三章采购申请与需求分析Page30天津师范大学管理学院侯玲娟课前思考1给定某企业的主产品结构文件和主产品的生产计划，如何得到物料采购任务清单？结构文件如右图：双线框表示外购件，单线框表示自制件。生产计划如下表：ALT=1B(2)LT=2D(1)LT=1C(1)LT=1F(2.5)(kg)LT=2E(2)LT=2主产品结构文件Page31天津师范大学管理学院侯玲娟时期（周）第1周第2周第3周第4周月合计A出产(件/周)2515201575C外订(件/周)151530E外订(件/周)202040主产品生产计划和零部件外订一览表Page32天津师范大学管理学院侯玲娟周次12345678需求578109121113已知某企业生产某产品，在过去8周领用某种钢材数量的记录如下表所示，需求单位为吨，如何预测第9、10、11、12周的需求量？课前思考2Page33天津师范大学管理学院侯玲娟33内容提要3.13.2采购需求分析采购申请Page34天津师范大学管理学院侯玲娟34内容提要3.13.2采购需求分析采购申请Page35天津师范大学管理学院侯玲娟一、采购申请的内容企业采购工作的第一步：收集采购申请最基本的几项如下：1、需求单位（或需求者）2、需求品种、规格、型号3、需求数量（包括申请数量、领导审批数量）4、需求时间5、品种的用途6、特别需求Page36天津师范大学管理学院侯玲娟二、采购申请单的基本类型采购申请的类型主要分三种1、单项独立物品的请购申请单2、多项独立物品的采购申请清单3、同一产品相关多项原材料采购申请单Page37天津师范大学管理学院侯玲娟三、采购申请的审核：合理？必要？采购部门针对企业各部门提交的采购申请，考虑采购的价值和成本、库存控制及资源市场产品变革，进行审核。提出以下问题进行审核分析：是不是必须采购这个品种，考虑资源市场的产品变革，是否有其他更好的替代品？是不是必须采购这么多的数量，考虑采购成本和库存控制，能否少一点或多一点？这个品种的需求时间是否可靠，考虑采购价值成本和库存，能否退后或提前？这个采购品种有没有什么特别的要求，考虑采购成本和库存，要求的必要性及实现的可能性问题。Page38天津师范大学管理学院侯玲娟38内容提要3.13.2采购需求分析采购申请Page39天津师范大学管理学院侯玲娟一、采购需求分析概述要进行采购，首先要弄清楚企业需求什么，需求量多少，什么时候需要的问题，也即要有采购任务清单。要想得到一份确实可靠、科学合理的采购任务清单，还需要进行周详的采购需求分析。需求分析很有必要：极简单的情况，需求分析简单，但对于较复杂的采购情况，体现需求分析的必要性。Page40天津师范大学管理学院侯玲娟一、采购需求分析概述需求分析是一项技术性很强的工作：有生产技术方面的知识，包括生产环节工序及各种材料、设备等，会看图纸推算物料需求量；其次，要有数理、统计方面的知识，进行科学的统计分析；再要有预测和管理方面的知识，发现需求规律，根据需求规律进行预测。需求分析的方法：物料需求计划、需求预测。Page41天津师范大学管理学院侯玲娟二、物料需求计划：原理&案例物料需求计划是生产企业