内蒙古伊利实业集团股份有限公司档案管理办法

内蒙古伊利实业集团股份有限公司档案管理办法第一章总则第一条为加强集团公司档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化、标准化、制度化，提高科学管理水平，有效地为企业的发展与建设服务，根据《中华人民共和国档案法》及实施细则，制定本办法。第二条为维护档案的完整与安全，本着统一领导、分级管理，便于利用的原则，对各类档案实行统一管理，分级集中归档保管，即集团公司总部收集管理总部各部门形成的档案，集团所属各单位（以下称各单位）收集管理本单位形成的档案。任何部门或个人都不得私自保留。各单位下列档案必须按要求归到集团档案室：（一）各单位会计档案。（二）各单位合同档案。（三）各单位土地证、房屋所有权证。（四）各单位基建档案。（五）各单位设备类、技改类档案。（六）各单位产品配方（产品相关技术要求）。第三条集团公司行政管理部及各单位档案管理部门分别负责总部和各单位的各项档案工作。部门应负责配备好（兼）职档案人员，根据本《办法》负责本单位形成的各种文件材料、图表、声像历史真迹材料的收集、整理、归档、保管工作，并定期向集团公司行政管理部汇报归档情况，将存档目录整理汇编上报。第四条为理顺集团公司档案工作程序，保证档案资料的完整、齐全归档，档案管理部门与各部门相互配合，形成档案管理网络，执行本《办法》。第二章归档办法第五条归档范围及保管期限（详见附表）附表：归档范围及保管期限表一级类目二级类目内容范围保管期限归档部门一、党群工作类（一）党务工作1、公司党委工作形成的文件材料（1）上级党委有关公司党委工作的指示、决定、纪要、报告、通知和公司对上级指示、决定的具体落实情况短期党工团部门（2）本公司党委的工作计划、总结、请示及批复、报告、纪要和规章制度等文件材料长期（3）党委工作大事记永久2、公司党员代表大会、党委工作会、民主生活会的会议文件材料（1）通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要、会议记录永久（2）通信、贺电、讨论未通过文件短期（3）参考文件、会议服务机构的计划等文件短期3、公司党委日常工作形成的文件材料日常往来文件、工作调查、情况反映、保密规章、统计报表等短期（二）组织工作1、组织工作（1）上级党委对组织工作的指示、决定、纪要、报告、通知和公司对上级指示、决定的具体落实情况短期党工团部门（2）公司党委组织工作的计划、总结、规章制度及向上级的请示、报告和批示、批复长期（3）组织工作的报表短期2、党员干部管理（1）公司党委关于党员管理的工作计划、总结、规章制度及向上级的请示、报告和批示、批复长期（2）党员入党、转正、延期、退党、取消党员资格的决议、决定、通知、党员名册等永久（3）党员组织关系介绍信及存根等短期3、整党建设工作（1）公司党群机构设置、人员编制方面的通知、决定、决议等长期（2）党员教育学习和整党工作中形成的记录、通知、决议等文件材料短期一级类目二级类目内容范围保管期限归档部门一、党群工作类（3）党费收据及存根等短期（三）宣传工作1、宣传活动（1）上级单位对宣传工作的指示、决定和通知短期党工团部门（2）公司贯彻落实上级宣传工作安排、开展各项活动的决定、通知、计划和总结等文件短期2、政治思想工作公司对党的路线、方针、政策宣传、贯彻落实中形成的文件短期（四）纪检工作1、党纪检查工作（1）上级单位对党纪检查工作的指示、决定、规定、通知及公司具体贯彻落实的工作计划、总结等短期党工团部门（2）公司对党风治理、党纪检查的具体问题向上级单位的请示报告和上级的批示、批复等长期2、信访工作（1）上级单位对信访工作的指示、决定短期（2）对来信来访的批复处理等文件短期3、案件审理违纪案件审理全过程中形成的材料长期（五）工会工作1、工会工作材料（1）上级单位关于工会工作的规定、通知等短期党工团部门（2）公司工会对具体工作向上级的请示和上级的批复材料长期（3）公司工会工作的计划、总结、规章制度、统计报表等长期2、职代会及其他会议材料（1）通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要、会议记录永久（2）通信、贺电、讨论未通过文件短期（3）参考文件、会议服务机构的计划等文件短期3、民主管理职工民主管理工作中形成的材料短期4、劳动竞赛（1）职工劳动竞赛等活动形成的材料短期（2）职工技术培训工作中形成的材料短期5、文体活动职工文化艺术、体育活动方面形成的材料短期一级类目二级类目内容范围保管期限归档部门一、党群工作类（五）工会工作6、工会会员管理工会会员管理中形成的材料长期党工团部门（六）共青团工作1、团委工作形成的文件材料（1）上级单位对共青团工作的规定、通知和活动安排及公司具体落实情况的材料短期党工团部门（2）公司共青团工作的计划、总结长期2、公司团员大会及团委其他会议材料（1）通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要、会议记录永久（2）通信、贺电、讨论未通过文件短期（3）参考文件、会议服务机构的计划等文件短期3、团员管理（1）团员入团、退团的通知短期（2）团员名册短期（3）团费收据及存根短期（4）团员教育、学习中形成的文件材料短期二、行政管理类（一）行行政事务综合行政事务（1）关于行政管理的综合性文件短期行政部门（2）公司内部机构设置的决定、通知长期（3）公司领导办公会议纪要永久（4）上级领导到本公司检查或视察中形成的材料长期（二）协会工作参加各种专业技术协会、学会活动方面的文件材料长期（三）公安保卫公司在社会治安综合治理、保卫、刑事案件审理、交通消防、人防工作中形成的文件材料短期（四）法纪监察有关法律事务、行政纪律监察和违纪案件审理工作中形成的材料短期相关部门一级类目二级类目内容范围保管期限归档部门二、行政管理类（五）审计工作有关审计工作的综合性文件、专项审计活动和专题审计工作的文件材料长期审计部门（六）人事管理1、人事综合上级单位关于人事工作的指示、决定、通知及公司的具体落实情况短期人力资源部门（2）公司关于人事工作的规章制度、工作计划、总结、通知、决定及向上级单位的请示、报告、上级单位的批示、批复长期（3）员工名册长期2、职工任用（1）有关人事任免的决定、通知长期（2）员工职称评定、晋级、离休、退休、退职、复转军人的安置及死亡抚恤等文件材料长期（3）员工的招聘录用短期（七）教育工作（1）上级单位关于职工教育培训工作的指示、决定、通知等短期（2）公司关于职工培训工作的计划、总结、通知、决定及向上级单位的请示、报告、上级单位的批示、批复长期（八）医疗卫生医疗卫生，职工防病、治病，计划生育等工作形成的文件材料短期（九）后勤福利生活福利，职工食堂，职工住房，职工宿舍楼，后勤服务工作形成的文件材料短期相关部门（十）外事工作1、出访出国考察或业务洽谈工作的计划、活动安排、记录同接待工作相关部门2、接待接待外国来宾工作方面的材料（1）有历史意义和长远利用价值的永久一级类目二级类目内容范围保管期限归档部门2、接待（2）重要的长期（3）一般的短期三、经营管理类（一）经营决策1、管理体制关于公司总体发展规划、管理体制的文件材料永久相关部门2、企业发展公司关于扩建、联营、兼并、托管等的文件材料永久相关部门（二）计划工作1、综合性计划公司中长期计划、综合性计划工作的文件材料永久相关部门2、专项工作计划各专项工作的年度计划等短期（三）统计工作1、综合性统计工作短期财务部门2、专项统计工作短期（四）财务管理1、综合财务管理（1）上级单位关于财务管理工作的指示、决定、通知短期财务部门（2）公司关于财务管理工作的计划、总结、通知、决定，向上级单位的请示、报告，上级单位的批示、批复等长期2、资金管理资金流通、固定资产管理的有关材料长期财务部门3、成本价格管理产品价格管理工作的有关材料短期一级类目二级类目内容范围保管期限归档部门三、经营管理类（五）物资管理物资供应、招标工作、仓库管理、废旧物资管理等短期战略采购部门（六）产品销售1、市场调查产品销售的市场调查综合分析与预测，产品市场占有情况和销售能力分析，年度销售统计长期相关部门2、用户档案短期3、广告宣传短期4、售后服务短期（七）企业管理1、管理制度责任状、工作职责、岗位责任制等长期相关部门2、企业评优升级工作永久四、生产技术类（一）生生产调度短期相关部门（二）质质量管理有关产品质量检测、控制和产品评优的制度、措施短期相关部门（三）劳动管理关于生产劳动的定员、定额、劳动调配、劳动保护方面的文件材料短期人力资源部门（四）能源管理短期相关部门（五）安全管理1、生产安全规章制度短期相关部门2、职工安全教育短期3、工伤事故处理（1）重要事故处理长期（2）一般事故处理短期一级类目二级类目内容范围保管期限归档部门四、生产技术类（六）科技管理（1）上级单位和公司关于科学技术进步、新产品开发的规章制度、措施等长期相关部门（2）关于保护知识产权、专利权等工作形成的文件材料长期相关部门（七）环境保护环境保护管理，环境检测、控制和污染治理工作形成的材料短期相关部门（八）计量工作1、计量管理短期相关部门2、计量检测短期（九）档案信息管理1、档案工作长期相关部门2、图书资料管理短期3、情报工作长期4、电子计算机管理工作长期五、产品类按照产品性质分类包括产品从开发、设计、工艺、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程长期相关部门六、科研类按照科研课题项目分类包括课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等全过程永久相关部门七、基本建设类按照项目使用性质分类包括工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程永久相关部门八、设备仪器类按照使用性质分类包括设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程长期相关部门一级类目二级类目内容范围保管期限归档部门九、会计档案类（一）凭证各种会计凭证15年财务部门（二）帐簿（1）现金和银行存款帐25年（2）总帐和明细帐15年（三）财务报告（1）月度报告3年（2）年度报告永久（四）其他（1）银行存款余额调节表5年（2）会计档案移交、保管、销毁清册永久十、干部职工档案类（一）在职职工档案长期人力资源部门（二）离退休职工档案长期（三）死亡职工档案长期公司董事会、股东大会档案归档范围及保管期限表一级类目二级类目内容范围保管期限归档部门董事会、股东大会董事会董事会档案公司董事会会议通知、相关材料、董事会决议永久董事会办公室股东大会股东大会档案公司股东大会会议通知、相关材料永久董事会办公室董事会办公室其他董事会办公室外收文件董事会办公室收到各级政府、证券监管部门等相关材料短期董事会办公室编制说明：（一）类目标识一级类目代字使用汉语拼音（大写）自然排列顺序（例如A、B、C、D），二级类目用阿拉伯数字，采用双位编号（例如01、02、03等）。（二）案卷标识各类案卷用阿拉伯数字，采用三位数编号：1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类按大类排列编号；2、产品类按照产品性质及种类编号；3、科研类、基建类分别按科研项目和工程项目排列编号；4、设备仪器类按设备仪器型号或种类编号；5、会计档案按二级类目排列编号。每年度形成的案卷，按照分类方案中的二级类目的顺序排列先后顺序，案卷不再按照保管期限分类排列，只须在案卷上标明保管期限。（三）保管期限：短期为15年长期为50年永久为50年以上（四）表中所列归档部门包括各企业中从事相同工作的部门。（五）公司董事会、股东大会方面材料由董事会秘书保存。第六条一般情况，一年归档一次，每年的第一季度要求将上年度形成的需归档的文件材料移交行政管理部及各单位档案管理部门。各类档案的具体归档时间：（一）党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计类文件材料在每年的第一季度、第三季度将上年度及本年度形成的材料归档。（二）产品类文件材料在产品鉴定验收后三个月内将形成的文件材料归档。（三）科研类文件材料在科研成果鉴定、专利申报或技术转让三个月内将其归档。（四）基建类文件材料在工程建设总体竣工后归档：工期较长的工程，应阶段性归档；工期短的工程应随时归档