青岛海悦置业有限公司办公费用支出管理规定

青岛海悦置业有限公司办公费用支出管理规定2001年12月20日一总则第一条本制度适用于所有海悦公司部门、正式员工、试用期员工以及由公司承担办公费用的临时用工和外雇人员。第二条本制度所称办公费用是指在公司日常经营过程中，由公司统一支付或由部门或个人分别支付但由公司承担的与公司业务相关的费用以及公司规定可以由公司负担的福利开支。第三条公司办公费用预算体系分为公共办公费用预算、部门办公费用预算、临时办公预算三部分。第四条各预算体系分别制定年度和月度预算。其中，公共办公费用的年度和月度预算由公司办公室主任制定；部门办公费用的年度和月度预算由各个部门经理分别制定；临时办公预算由办公室主任制作。财务部经理统一汇总所有预算。二预算表与核算表第五条公司办公费用预算表应明确列出所有费用科目，费用科目名称应能够直接与费用开支的票据种类直接对应，以便于追溯。第六条公共办公费用预算表应明确列出各个部门在各个费用科目下的预算金额；部门办公费用预算表应明确列出本部门每个人在各个费用科目下的预算金额；临时办公预算表由财务部根据具体情况确定其费用科目和对象的明细分类。第七条核算表分为实际开支核算表和预算核算算差额比较表组成。核算表与预算表采用完全相同的格式和形式，以便于比较和分析。第八条预算表与核算表由财务部统一制定，具体形式参见附录。三预算第九条年度预算表在头年12月20日前以电子版本形式下发给办公室主任；月度预算表在前月10日前以电子版本形式下发给部门经理；临时办公预算由财务部根据具体情况确定预算表下发时间。若预算表的形式和内容在不同月份没有变化，则可以持续沿用，无须每月下发。第十条年度预算制作人应在每年12月23日前完成下年度预算；月度预算制作人应在每月23日前完成次月预算；临时办公预算自财务部预算表下发之日三天内由相应预算制定人完成。所有预算均需要以书面和电子两种形式交财务部经理审核。书面预算表需要预算制作人清楚签字。第十一条财务部经理应对汇总的预算分别进行审核和测算，确保各项预算开支的合理性，发现问题应立即将预算表退回相关预算制定人，要求其在一天内重新制定或作出合理书面解释。第十二条财务部经理应在每月25日前完成预算审核，临时办公预算自财务部收到预算表一天内完成审核，清楚签字后将书面预算交总经理审核批准。第十三条总经理审核没有通过的预算由财务部转回预算制作人在一天内重新制定或作出合理书面解释，再由财务部重新汇总交总经理审核。第十四条总经理预算由办公室制定完成，交财务部审核，具体期限和程序与部门预算相同。第十五条总经理应在每月28日前完成对各项预算的审核，应在收到财务部所交的临时办公预算表两天内完成审核。第十六条总经理审核通过的预算签字批准后由办公室复印一份，保存再交财务部公布生效。预算原件由财务部保存，复印件由办公室保存。第十七条遇有节假日或特殊情况，上述规定期限可顺延1~2天。四办公借款第十八条本制度所指办公借款是指公司正式员工因为办公或出差等业务要求向公司借取的临时款项，不包括因采购、施工、广告等外部客户发生的服务或材料支出借款。第十九条公司正式员工因为办公或出差等业务要求向公司申请的临时借款的，借款人需填写借款申请单。第二十条借款金额在1000元以下（含1000元）的申请，由部门经理审核批准后交财务审核支款；借款金额在1000元以上的，由部门经理、总经理审核批准后交财务部审核支款。第二十一条部门借款每月累计超过3000元以上的，财务部应及时书面通知总经理，同时停止接受由部门经理审批的借款申请，该部门再借款须由总经理审核批准后由财务部审核支款。第二十二条任何借款自由财务部支出之日起一个月内必须归还公司或报销抵帐。对借款超过归还期限的部门和个人，财务部停止接受其新的借款申请，直至超期借款归还为止。但因长期出差所造成的借款超期，在当事人和相关部门提供充分书面解释后，财务部可以恢复该其借款权利。第二十三条非公司正式员工不得以任何理由进行办公借款。五报销第二十四条费用发生后经办人应按如实填写公司费用报销单，核对票据和金额无误后交本部门经理审核签字，然后交财务部经理审核无误后报销，报销费用金额冲抵本部门预算。第二十五条部门经理本人用于部门工作的费用报销由本人在经办人栏下签字后直接交财务部经理审核报销；第二十六条部门经理本人或其他员工由于总经理指派用于部门外工作的非预算项目开支的报销应由部门经理签字，再由总经理审批后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵总经理预算；第二十七条公共费用开支的报销由经办人在报销单上签字，办公室主任审核签字后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵公共费用预算。第二十八条总经理本人办公开支要直接在报销单上签字后交财务部经理审核无误后报销。第二十九条财务部审核过程中若发现某项开支已经超出预算，应要求相关报销人和审核人提出书面解释，经总经理批准后进行报销。第三十条各部门因特殊情况发生大额的预算外支出，必须报总经理审批签字后由财务部经理审核报销。第三十一条财务部每周一、三、五进行报销业务。六费用核算第三十二条财务部每周五集中根据记帐凭证填写每周费用核算表，每周费用核算表将自动将费用归集加总到每月费用核算表，然后自动生成费用预算比较表。第三十三条财务部每月2日将当月所有费用核算表（周表、月表、年表）进行分析和比较后，提出下年度或月度预算增减建议，打印、签字、复印交总经理、各个预算制作人和人力资源部。第三十四条核算后月度预算超支5%时，相关预算制作人应主动以书面形式向总经理提出合理解释，总经理将同意的部分通知财务部和人力资源部，否则财务部将按照不能合理解释的预算超支金额给予罚款，通知人力资源部从预算制作人次月工资中扣除。七附则第三十五条对违反上述规定的部门和个人，财务部和人力资源部将根据具体情节给予相关责任人相应的处分和处罚。第三十六条对财务部没有严格执行本规定的，人力资源部将根据具体情节给予严厉处分和处罚。对财务部没有严格执行第三十四条规定的，人力资源部将给予相关责任人同等额度的罚款处分。第三十七条本制度执行过程中如有与其他制度相冲突之处，以本制度为准。第三十八条本制度由公司财务部制定，除第三十六、三十七条、三十八条外的所有条款由财务部负责解释，第三十六、三十七条、三十八条由人力资源部负责解释。第三十九条本制度自2001年12月20日起实行。青岛海悦置业有限公司2001年12月20日