办公用品、物品管理办法

1549503989117第1页共9页办公用品、物品管理办法第一条办公用品、物品1.1办公消耗品：笔记本、稿纸、便笺、各种笔及笔芯、墨水、信封、文件袋、胶水、复印纸、打印纸、文件纸、油墨、透明夹、荧光笔、不干胶纸、修改液、橡皮、曲别针、大头针、书钉等。1.2办公工具：办公桌椅、沙发、文件柜、电脑、电脑U盘、电话、计算器、文件夹、制图用具、尺、剪刀、钉书器、笔筒等。1.3物品：既不属于固定资产，也不属于办公用品的为物品。第二条办公工具配置标准2.1一次性为每名员工配置办公工具标准：总经理、副总经理、总工程师、总监：办公桌椅1套、沙发1套、文件柜1组、电脑1台、电脑U盘1个、计算器1台、文件夹若干、剪刀1把、订书器1台、笔筒1个；部门经理：办公桌椅1套、沙发1套、文件柜1件、电脑1台、计算器1台、文件夹10个、剪刀1把、订书器1台、笔筒1个；项目研发部：办公桌椅1套、电脑1台、电脑U盘1个、计算器1台、文件夹5个、制图用具1套、5m钢卷尺1个；工程监理部、环境配套部：办公桌椅1套、计算器1台、文件夹5个、5m钢卷尺1个；成本管理部：办公桌椅1套、计算器1台、文件夹5个、5m钢卷尺1个；1549503989117第2页共9页总经理办公室、开发部、人力资源部、市场销售部：办公桌椅1套、计算器1台、文件夹5个。2.2每个部门内业主管增加办公工具配置项目：文件柜1件、文件夹若干、订书器1台、电脑U盘1个。2.3部门配置公用办公电脑标准：总经理办公室、成本管理部：各2台；人力资源部、开发部、工程监理部、环境配套部、市场销售部：各1台。2.4项目施工现场办公室办公工具配置标准：每名员工普通办公桌椅1套；每间办公室文件柜1件、办公椅2把；会议室配置会议桌椅1套；工程监理部、环境配套部各1台电脑。2.5现场销售中心办公工具配置标准：由市场销售部提出配置申请，报总经理另行审批。第三条办公消耗品的配置标准根据公司“费用开支标准”及工作需要每季度配置发放一次。第四条办公用品及物品的申购4.1办公工具的申购：由总经理办公室根据本办法第二条的标准，提出办公工具的配置申请，详细核实库存情况后，填写“办公设备请购单”（见附件一），经主管总经理审核，报总经理审批，由总经理办公室负责购买。1549503989117第3页共9页4.2办公消耗品的申购：由总经理办公室根据公司“费用开支标准”及工作需要，每半年编制一次办公消耗品申购计划，详细核实库存情况后，填写“办公设备请购单”，经主管总经理审核，报总经理审批，由总经理办公室负责购买。4.3物品的申购：根据工作需要，由部门提出物品申购计划，送总经理办公室会审，总经理办公室详细核实库存情况后，填写“办公设备请购单”，经主管总经理、总经理审核后，报股份公司总经理审批，由总经理办公室负责购买。第五条办公用品及物品的购入和保管5.1办公用品及物品购入后，由总经理办公室档案员负责验收，填写好“办公用品及物品管理台帐”（见附件二），办好有关登记手续；“办公用品及物品管理台帐”一式两份，费用报销时由报销人将其中一份报财务部存档，另一份总经理办公室留存；5.2档案员必须认真填写“办公用品及物品管理台帐”，台帐必须按页编号，严防丢失或漏记。5.3办公用品及物品必须登记后，才能报销费用；采购人员、保管人员、总经理办公室主任三人必须在办公用品、物品发票上签名，再报主管总经理、总经理签批。5.4每一年12月20～25日为办公用品及公物库存清点期，对于库存数量、出库情况、保管中出现的丢失、损坏等据实编制库存清点报告，提出处理意见，并将库存清点报告送财务部、人力资源部备案。1549503989117第4页共9页第六条办公用品及物品的使用和管理6.1总经理办公室必须建立“办公用品及物品领用帐”（见附件三），每名员工领用办公用品时都必须在“办公用品及物品领用帐”上签名。6.2办公工具为一次性配置，如有损坏影响使用，由本人提出更换申请，经主管领导审核后，将损坏办公工具、申请书送总经理办公室，然后按本办法第四条第1款及第五条办理。如果办公工具因保管不当丢失，由本人提出重新配置申请，经主管领导审核后，个人向财务部缴纳所丢办公工具价款的30﹪后，按本办法第四条第1款及第五条办理。员工工作调动，必须将所领办公工具交回总经理办公室，如因保管不当丢失，按所丢办公工具价款的30﹪赔偿。6.3办公消耗品每季度发放一次，由各部门经理或指定专人统计本部门消耗品的使用情况和所需数量，制成计划表，部门经理签字后报总经理办公室，由总经理办公室审核加以控制，并根据历史纪录，逐渐确定办公消耗品的领用基准数。6.4物品借用时，必须明确借用责任人，确定使用时间，确定归还时间，填写“物品借用卡”（见附件四），经办公室主任审批后领用。6.5新进人员到职时，由所在部门根据本办法第二条、第三条的标准，提出办公文具申请单，送总经理办公室申领。6.6总经理办公室必须做好复印纸、打印纸等公用办公用品的管理。6.7物品由总经理办公室保管，部门及员工需用时，到总经理办公室办理借用手续，各部门必须在规定的时间内归还物品。6.8公司印刷品除各部门自用的特殊表单外，其印刷、保管、使1549503989117第5页共9页用均由总经理办公室统一办理。6.9对办公用品应节约、合理使用，严禁铺张浪费。第七条附则本办法自发布之日起实施。附件一：办公设备请购单附件二：办公用品及物品管理台帐附件三：办公用品领用帐附件四：物品借用卡1549503989117第6页共9页附件一：办公设备请购单办公设备请购单年月日编号：名称规格型号单位数量需用日期单价备注请购单位股份公司董事长经手人部门经理副总经理总经理经手人主任注：本单一式三份，第一联请购部门留存，第二联总经理办公室存，第三联财务部存。1549503989117第7页共9页附件二：办公用品及物品管理台帐办公用品及物品管理台帐年月日入库日期名称规格型号单位数量单价（元）生产厂家请购单编号出库日期采购人：库管人：页：1549503989117第8页共9页附件三：办公用品及物品领用帐办公用品及物品领用帐年月日编号：序号名称规格型号单位数量金额出库日期领用人签名合计经办人：部门经理：办公室主任：1549503989117第9页共9页附件四：物品借用卡物品借用卡物品名称借用时间年月日借用人签名预归还时间年月日归还时间年月日借用人签名验收纪录保管人审批人