办公设备管理办法(暂行)V10

办公设备管理办法（暂行）V1.01、目的为明确公司办公设备的配置标准，以及规范公司办公设备的需求、调配、使用、保管、维护和报废流程，以提高公司办公设备的使用效率，有效控制费用，特制定本办法。2、适用范围本办法适用于北京东方信联无线通信有限公司总部及各地分支机构。3、名词解释3.1固定资产：是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、设备、运输工具等经营性资产，及单位价值在1000元以上或者使用年限超过一年的非经营性资产。低值易耗品：设备单价在1000元以下，非一次性消耗且使用年限在一年以上，不属于固定资产管理范围的办公设备,不包括办公耗材等。3.2办公设备分类按照使用责任人分类：公司类设备：运输设备、房屋建筑物；部门类设备：IT外设、办公桌椅、测试设备、测试手机、数码相机、工具；员工类设备：笔记本电脑、台式电脑。4、管理程序4.1公司办公设备的管理归后勤管理部，其中工程类仪器（包括工程测试设备、测试手机、数码相机和工具）由工程技术部负责统一保管。4.2办公设备的申请4.2.1办公设备的申请需参照《关于办公设备配发标准的规定（V1.0）》（见附件）执行。4.2.2因工作需要，确需购买办公设备的部门及分支机构，须填写《固定资产申请单》或《低值易耗品申请单》（见附件），申请单应详细注明品名、型号、数量、金额、用途，并附上供货商报价单。4.2.3各分支机构每月15日将当月的《固定资产申请单》或《低值易耗品申请单》报大区业务助理，由业务助理汇总并交大区经理审核签字后，统一报后勤管理部资产主管处。总部各部门的申请由部门负责人、主管领导审核签字后于每月20日报至资产主管处。工程类仪器的申请由工程技术部统一负责。后勤部资产主管当月汇总后依照办公设备申请核决权限审批，并将结果反馈给助理。同意由分支机构当地购置的办公设备申请，分支机构须严格按照后勤管理部批复执行，在见到审批结果后方可实施采购。办公设备申请审批核决权限审核人标准分支负责人/部门负责人大区经理/主管领导后勤经理财务经理行政总监达到配置标准审审审审注：超过配置标准的，5000元以内（含5000元）的须行政总监审核，5000元以上呈执行总裁审核。4.2.4各部门及分支机构采购设备入库后，须完整填写《资产管理卡》（见附件）传给后勤资产主管处备案，并及时登记资产明细帐。《资产管理卡》内容包括：购买日期、物品名称、品牌、规格型号、产品序列号、数量、单价、使用人等内容。4.2.5各部门及分支机构采购固定资产时需要求供货方开具增值税发票。4.3办公设备的调拨4.3.1公司办公设备由后勤管理部统一调配,在确认办公设备须调拨后，资产主管在设备调拨前填写《调拨单》（见附件），经后勤管理部经理签字,由调拨双方负责人签字确认，方可调拨设备到调入部门。4.3.2设备调拨后后勤管理部和相关部门应在三个工作日内及时调整台账，确保帐实相符，以便年终盘点。4.4办公设备的领用和保管4.4.1办公设备须明确保管人。员工在领用办公设备时，应先在《物品领用登记表》(见附件)上签字后方可领取。若该设备是部门类设备，则必须明确保管人后方可领取。4.4.2办公设备领用人负有设备保管责任，使用者（即保管人）应严格按该设备的操作说明小心使用和保管。员工不得私自更换本人使用的计算机配置，如因工作需要，须报经本部门负责人，由IT技术部出具同意意见后，后勤管理部负责办理变更。4.4.3办公设备档案包括产品说明书、保修卡及相关技术资料，各部门及分支机构应指派专人保管。4.4.4员工使用的电脑、文件柜、办公桌椅等公司用品不能因人员变动岗位而随人转移。4.4.5办公设备丢失或因人为损坏导致无法维修的，保管部门应按设备净值的20%-80%赔偿。各部门经理和分支负责人对公司配发的设备负责，是物品的第二责任人，如物品出现丢失、人为损坏等，部门经理应承担相应责任。4.5办公设备的维修4.5.1办公设备在正常使用时损坏，使用部门应及时检查。总部由后勤管理部负责设备的维修，技术人员能自行维修的应及时修复,当时未能修复的，需向公司使用部门说明原因和预计修复时间。4.5.2办公设备因外部维修涉及维修费用，需提前提出维修申请。分支机构需在当地寻找维修商询问维修报价，填写《维修申请单》（见附件）报后勤管理部，按办公设备维修审批核决权限逐级审批后方可实施。办公设备维修审批核决权限审核人金额（元）分支负责人/部门负责人大区经理/主管领导后勤经理行政总监执行总裁1000以内审审审1000-5000审审审审5000以上审审审审审4.5.3因人为损坏设备而产生的维修费用，经部门负责人和后勤管理部确认后，费用由责任人承担。4.6办公设备的报废处理4.6.1办公设备使用年限到期或在使用中出现无法修复的情况，可以申请报废。4.6.2需要申请设备报废的分支机构于每月15日填写《报废单》（见附件）报大区业务助理，由业务助理汇总并交大区经理审核签字后，统一报后勤管理部资产主管处。总部各部门的报废单于20日由部门负责人、主管领导审核确认后交资产主管处。报废单中应写明报废原因、如何处置报废设备及预计残值，资产主管统一汇总后依照办公设备申请审批核决权限逐级审批。各部门及分支机构在见到审批结果后方可办理报废，并将结果记入《资产管理卡》，更改资产明细帐。工程仪器由工程管理部统一办理报废手续，申请报废的工程仪器须寄回总部验定。报废单经审批同意后，笔记本电脑须寄回总部，由后勤管理部统一办理报废，其他设备由分支机构在当地报废。4.6.3各部门及分支机构应做好办公设备的残值处理工作。同意报废的办公设备建议出售处理，残值需报至财务部。4.7办公设备的实物盘点办公设备的实物盘点每年一次,盘点的时间为每年的12月25日。总部的盘点由后勤管理部会同财务部对办公设备进行实盘。分支机构盘点，由分支负责人监盘,于12月26日将盘点明细及盘点报告交后勤管理部。盘点完毕后后勤管理部会同相关部门将最终盘点结果报行政总监。5、本办法自颁布之日起执行。如原相关规定与本办法有抵触的，一律参照本办法执行。本办法的解释权归后勤管理部。附：《关于办公设备配发标准的规定V1.0》《固定资产申请单》《低值易耗品申请单》《维修申请单》《报废单》《资产管理卡》《物品领用单》《调拨单》《固定资产盘点明细表》北京东方信联无线通信有限公司后勤管理部2006年7月31日附件：关于办公设备配发标准的规定(V1.0)为加强对办公设备的管理，使各部门、分支机构的办公设备的配发有章可循，根据公司的实际情况，特作如下规定：一、电脑的配发范围1．公司领导、大区经理、各分支负责人配发笔记本电脑；2．公司董事会秘书处、工程技术部经理、系统技术部经理、项目经理、工程区域经理、采购部经理、海外发展部经理、大客户业务部经理配发笔记本电脑；3．总公司其他职员均配备台式电脑；4．分公司/办事处用于工程测试,根据业务量情况和业务分布区域范围配备笔记本电脑。配备低配置的笔记本电脑,要求电池待机时间长，带串口,重量轻便；分支业务量分支工程测试用笔记本电脑数800万以下1-2台800万以上3-4台5．台式电脑的配发范围由大区经理及分支负责人根据各地业务量确定，原则上不得超过员工人数。二、复印机的配发范围公司总部及上一年度的业务额达到1000万的分公司/办事处可以配发复印机，分支由负责人指派专人保管。三、装订机、碎纸机、移动硬盘、U盘各部门、分支机构根据实际情况，按需配发。四、打印机根据各分支业务量情况和业务分布区域范围配备打印机:分支业务量数量500万以下1-2台1000万以下2-3台1000万以上3-4台五、扫描仪、传真机、数码相机、刻录机、保险柜以上属于基本办公设备，各分支机构均配发一套，总部由后勤管理部统一保管，各分支由专人负责领用保管。六、办公桌椅、文件柜办公桌椅套数应不多于各部门及分支机构的人数，文件柜根据各分支机构工程需求量配备3-6个，总部按部门的实际需求申请，原则上不得将文件柜闲置。办公设备为缩短采购时间，各分支机构办公设备的请购经批准后，后勤管理部需对所购产品的性价比、性能、售后服务等方面进行充分的了解，对所购设备的规格、型号提出建议，由申请部门在当地购买,并办理入库手续。总部办公设备由后勤管理部统一汇总，采购部购置。北京东方信联无线通信有限公司后勤管理部2006年7月31日总公司固定资产申请单NO:序号设备名称数量厂家型号报价协商价备注123预算合计申请事由申请部门：申请人签字：部门经理意见部门领导意见技术人员意见后勤管理部意见行政总监意见执行总裁意见申购日期：无线通信公司固定资产申请单NO:序号设备名称数量厂家型号报价协商价备注123预算合计申请事由申请部门：申请人签字：部门经理/分支机构负责人意见大区经理意见技术人员意见后勤管理部意见行政总监意见执行总裁意见申请日期:年月日总公司低值易耗品申请单NO:序号设备名称数量厂家型号报价协商价备注123预算合计申请事由申请部门：申请人签字：部门经理意见部门领导意见后勤管理部意见财务经理意见行政总监意见申购日期：无线通信公司低值易耗品申请单NO:序号设备名称数量厂家型号报价协商价备注123预算合计申请事由申请部门：申请人签字：部门经理/分支机构负责人意见大区经理意见后勤管理部意见行政总监意见执行总裁意见申请日期:年月日维修申请单申请部门：日期：年月日固定资产名称型号损坏原因及故障描述维修项目123维修报价序号维修商联系电话报价协商价备注123部门经理/分支负责人意见部门领导/大区经理意见审核意见故障确认技术人员意见后勤管理部意见行政总监意见执行总裁意见报废单申请部门：日期：年月日物品名称规格/型号数量购买日期原值净值预计残值报废原因：部门/分支负责人意见部门领导/大区经理意见技术人员意见后勤管理部意见行政总监意见执行总裁意见资产管理卡编号：设备名称领用部门购入日期规格/型号原值产品序列号品牌停用日期恢复使用日期维修及保养记录：调拨及报废记录：使用部门经理签字：使用人签字：备注资产管理卡编号：设备名称使用部门购入日期规格/型号原值产品序列号品牌停用日期恢复使用日期维修及保养记录调拨及报废记录使用部门经理签字：使用人签字：备注物品领用单部门：领用日期：年月日设备编号领用物品名称品牌型号单位数量价格领用人：审批：库管员：调拨单物品名称规格/型号单位数量原值调出部门：调入部门：后勤管理部意见：调拨单物品名称规格/型号单位数量原值调出部门：调入部门：后勤管理部意见：办公设备及固定资产盘点明细表账面数（净值）实际数备注名称规格/型号单位购入日期单价数量金额数量金额