北京中展国际展览工程有限公司财务管理制度

1北京中展国际展览工程有限公司财务管理制度第一章报销审批权限和程序一．开支类别：1.日常费用：主要是指正常经营发生的、且无法划入项目项下的费用，包括工资、福利费、水电费、电话费、交通费、维修费等。2.项目开支：是指在特定项目项下的开支，主要是工程项目的开支，包括相关差旅费、出国费、宣传费、广告费、印刷费、劳务费、材料费及其他一切从属于项目项下的开支。3.固定资产开支：主要是指价值在2000元以上、使用期限超过一年的房产、设备和家具等的购建、大修开支。大宗材料采购的审批权限、程序可参照固定资产开支。4..其他开支：指需要另行规定的开支，包括临时工工资、劳务费、交际费、招待费、办公用品采购等。二．借款报销手续：1．借款使用文件：⑴部门费用预算表⑵项目开支预算表⑶固定资产开支预算表⑷经实物管理部门会签的报告（参见《第十一章实物采购管理规定》，需招、投标的项目还应附上招、投标相关文件）⑸预算外或超预算审批报告2．借款报销单据：⑴借款单：在先借款后报销的情况下填制。⑵报销单：在开支完毕、取得原始发票报销时填制。⑶差旅费报销单：在出差回来报销时填制。⑷支出凭证：在无法取得原始发票的情况下填制，应尽量避免。23．批准签字：⑴日常费用：经办人+部门经理⑵项目开支：经办人+项目经理+部门经理⑶固定资产开支：经办人+实物管理部门+部门经理⑷其他开支：经办人+有关管理部门+部门经理⑸签字权限：仅指审批所分管业务范围之内的开支权限。a.开支在1千元以内的(不含1千元)，由部门经理签字，部门经理不在时，可委托副经理代签；b.开支在1千元——5万元之间的(含5万元)，由部门经理、主管副总经理签字；c.开支在5万元——10万元之间的，由主管副总经理、公司总经理签字；d．一次性开支超过10万元的(含10万元)，由公司总经理、公司董事长签字；e.交际费、招待费开支1千元以下由主管副总经理签字，超过1千元，由公司总经理签字；f.临时工工资、劳务费、办公用品采购由公司综合部统一管理，必须有综合部经理签字，超过经理权限，参照上面a----d的权限范围签字。[6]预算外或超预算开支：对于预算外或超预算开支，应提供经过预算管理部门审批的报告，详细说明原因。其批准签字权限和程序为：经办人+项目经理（属于项目项下的开支）+实物管理部门（购置固定资产、大宗材料时）+部门经理+主管副总经理+总经理+公司董事长。4．报销要求：员工在报销时，必须根据实际借款报销情况填制相应的借款报销单据，写明费用项目和用途，如属于项目项下的还需要注明项目号；所有单据必须粘贴附在报销单后，于规定的报销日期报销。对于领取支票的员工，应按照《第三章支票领用、报销办法》的有关条款办理。5．采购：对于公司各部门的采购业务，应按照《第十一章实物采购管理规定》的有关条款办理。三．本规定适用于公司各部门。3第二章差旅费开支一．出差人员的住宿费、市内交通费开支标准1．出差人员的住宿费在开支标准范围内实报实销，超出部分自己负担。职务火车轮船飞机其他交通工具住宿费标准一般地区省会城市及经济特区公司总经理以上人员软卧一等舱位公务舱位实报实销400500公司副总经理硬卧二等舱位经济舱位实报实销300400部门经理以及具有高级专业技术职称人员硬卧二等舱位经济舱位实报实销200260其他人员硬卧三等舱位经济舱位实报实销1502002．出差人员如果是单独一人，或者是男女同行，住宿费标准上浮50%。二．出差人员的伙食补助费标准1．出差人员的伙食补助费，不分途中和住勤，每人每天补助标准为50元。超支不补，节余归已。如有交际宴请费用支出，相应扣发当天的伙食补助费。2．出差人员的伙食费如由接待单位负担，或已包含在会议费中，则不予发放伙食费补助。三．专职司机到北京以外的地区出车，往返300公里以上为长途，从300公里开始，每超100公里单车报销伙食补助20元，同时享受第二条出差伙食补助。司机实际驾驶里程，经车队主管签字证明后，由所在部门经理审批。四．工作人员出差期间，事先经单位领导批准，就近回家省亲办事的，其绕道车、船费，由个人自理。不发绕道和在家期间的出差伙食补助费。五．工作人员出差时间，均按日历天数计算。4六．工作人员出差期间，因旅游、参观而开支的一切费用，均由个人自理。七．对弄虚作假、虚报冒领的，公司将给予严肃处理。八．临时出国外汇报销办法，执行《第六章外汇管理》的规定。第三章支票领用、报销办法一．支票领用人必须是与集团公司或本公司签定正式劳动合同的职工。二．支票领用人持借款单或报告领取支票的时候，如可确定支票的金额、收款单位，财务人员必须将上述项目填写完整。三．支票领用人如果不能确定具体的金额，应根据估计的用款情况，由财务人员在支票的小写金额栏中，用签字笔在使用金额前封“￥”符号。四．支票领用人如果事前不能确定使用金额，应在与对方单位结算时，要求对方当面将支票填写完整。五．财务人员和支票领用人如果没有按上述规定办理，造成公司资金损失的，按照《第四章支票丢失、被盗的处理》承担责任；如属支票领用人的过失，支票批准人也应承担相同责任。六．支票领用人必须在领用后的十五天内报销，否则财务部门将定期公布未按时报销人员名单，同时未按时报销人员不得再借用支票。5第四章支票丢失、被盗的处理一．支票领用人必须严格按公司的支票领用规定办理支票领用手续。二．支票领用人必须认真保管好支票，不得折叠、损坏、丢失。三．如发生支票丢失或被盗，支票领用人应立即通知财务部门办理应急措施，由于丢失或被盗支票给公司造成损失的，除由公司有关部门根据情节严重，作出行政处罚外，还需责任人按下列比例赔偿：1.损失金额在10,000元以内（含10,000元），由责任人全额赔偿。2.损失金额在50,000元以内（含50,000元），超过部分（10,000～50,000元）由责任人赔偿60%。3.损失金额在50,000元以上的作为个案报公司领导及董事会审批。6第五章发票的管理一．发票的领用：各部门如因业务需要，需经常性使用发票，必须事先写出书面报告，报本部门经理审批，并经财务部门审核、备案后，方可办理发票的领用。二.发票的开具：1.各部门领用的发票，需由财务部门指定的专人负责填写开具工作。2.发票必须按号码顺序填开，做到填写项目齐全，内容真实，字迹清楚,全部联次一次复写，各联内容完全一致，并加盖公司财务专用章。3.严禁转让、转借、倒卖、代开、撕毁、涂改、伪造发票；不得丢失发票和私自印刷发票。三．发票的上交：1.发票开具后，应将收到的现金或支票及时上交财务部门，财务人员确认无误后，必须在发票存根联的明显处签署自己的全名及收款日期，并尽快入库记账，以确保资金的安全。2.每本发票使用完后，应及时到财务部门办理缴销。财务人员应检查每本发票号码是否连续完整，填开是否真实正确，每张存根联处是否有财务人员的签名。四．发票的保管：1.发票由公司财务部门统一存放、保管，不得擅自损毁。2.已使用过的发票及发票登记簿，由财务部门妥善保管，按照税务机关和财政部门的有关规定，报经批准后，方可销毁。7第六章外汇管理一．临时出国人员个人零用费标准：1．个人国外零用费按离抵我国国境之日计算，每次每人出国在10天以内的，发给50美元，超过10天的，自第11天起，按天计算，每人每天发给5美元。2．出国人员在有出国(境)任务的每一公历年度内，每人可一次自费购买外汇200美元。二．出国团组人员差旅费开支标准：1.各出国团组人员的旅费，公司总经理以上人员可乘飞机公务舱、轮船二等舱、火车软卧；其他人员乘飞机经济舱、轮船三等舱、火车硬卧。2.为鼓励在外人员节约交通费，凡乘火车、轮船及长途汽车(含顺访，不含旅游等因私发生)连续超过6小时者，发给每人每天伙食补助12美元。三．临时出国人员国外待遇标准：1．招展、考察团组人员境外费用开支标准(1)由公司自行组织的招展、国际会议(含董事会)及考察团组，执行财政部有关规定(财行[2001]73号)：伙食费、公杂费按规定的标准发给个人包干使用，住宿费在规定的标准内，凭原始凭证实报实销。(2)由外单位组织的招展、考察、出访团组，费用由公司负担并自行用外汇支付的，按照财政部新的标准执行；费用由公司负担并用人民币支付给外单位的，应提供外单位出具的符合财政部标准的外汇预算以及购买往返机票的发票复印件。(3)由外单位组织并负担费用的团组，原则上公司不再负担其任何费用。2.承包展览施工团组人员8(1)展览施工人员，不论所去国家及地区、时间长短、施工量大小，完成施工任务后，一次性发给每人承包费400美元；国外连续承包两个以上展览施工项目，自第二个承包展起，每完成一项展览施工任务增发100美元增展费，依此类推。(2)展览施工人员，不论展览会数量和地区，每人每次发放一次性伙食补贴250美元，一次性加班夜餐补助100美元。展览施工人员境外伙食费，按财政部规定的临时出国人员当地伙食费标准的30%实行包干，包干天数按离抵我国国境之日计算。(3)展览施工人员境外公杂费、住宿费，按财政部规定的标准，凭原始票据实报实销。3.劳务团组人员(1)在两个展览会间隔期间，公司鼓励寻找劳务机会，收入部分(含加班收入)在扣除因劳务而引起的各项费用开支后，实行净利二八分成，公司收80%，个人得20%。(2)公司派出的纯劳务人员，个人劳务收入在扣除因劳务发生的所有费用(含往返机票)后，实行净利二八分成，公司收80%，个人得20%。(3)公司派出的纯劳务人员，加班收入在扣除加班期间费用开支外，实行净利三七分成，公司收70%，个人得30%。(4)公司派出的纯劳务人员，国外伙食开支标准由公司根据所在国家地区的具体条件，另行规定。五．公司派往国外机构的常驻人员的费用开支标准，按国家及贸促会国外常驻人员关规定执行。六．其它外汇支出：1．购置固定资产、展览道具、国内使用的特殊工具和办公用具及其它用品，均应事先写出书面报告，报本部门经理核批，经财务部门及分管领导复核审定后，报董事长签批。2．汇往国外款项，应提供合同、催款函、发票的原件，并要求中文注明日期、品名、9数量、用途、金额、支付比例，经最后报总经理及董事长批准后，提前一个星期将打印清楚的境外汇款申请书交财务部门办理汇款。3．汇伙食费、住宿费、公杂费、机票费用等人员费，还应提供与支付金额相应的人数要求的任务批件或赴港澳通知书。六．关于外汇收入的管理：1．各项外汇收入要及时收回，不得隐瞒截留，以收抵支。2．各项外汇收入统一由财务部门负责入账，其中，汇款收入所属部门项目经理要及时签字确认，不得延误申报入账。3．各项外汇收入要按规定及时办理结汇。10第七章出国团组财务管理境外考察、展览施工、劳务等因公临时出国团组(以下简称出国团组)，均执行本管理办法。一．办理出国前手续：1.团组自到集团公司人力资源部外事科报到之日起十日内，须将团组会计人员名单报财务部门备查。2.会计在出国前十五天内可向财务部门申请强化财务制度及会计知识，由财务部门安排培训。3．编制出国预算表(1)出国预算表由团组会计编制。(2)国际会议(含董事会)及考察团组按财政部制定的出国人员境外费用标准填列。(3)展览施工团组除人员费用按财政部标准填列外，其它各项支出需按公司有关开支范围填列。(4)预算表由团组负责人签字后，连同合同(含收入合同、道具租用合同、展览运输合同；会议及考察团组除外)报送部门主管经理核批，经财务部门复核审定后，报董事长审批。(5)预算表必须在出国离京五个工作日前交到财务部门。4.展览施工团组还需填制展览会预收情况表，并负责到有关部室核查该展览会的预收及开支情况，并将应收账款催收入账。5.各团组会计要根据预算携带金额借款，每次每人可携带折合800美元的现金，每个团组最多可携带折合3000美元的现金，预算携带金额余款用旅行支票或其它方式支付。6．团组会计持出国任务批件或赴港、澳通知书原件及复印件两份，到财务部门办理出国取汇及其它财务手续。二．回国报账应注意以下事项：1．各出国团组必须在回国后第一个工作日将团组余款交回，并负责催收展览会收入欠款，回国后在十五天内报账。2．出国团组各项目支出要根据实事求是、预