北大纵横—北京鲁艺房地产收、发文管理办法

第一章总则第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量。保证文书的安全、及时传递。特制定本管理办法。第二条公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。其他任何部门和个人不得以公司名义对外发文。第三条办公室不得积压文件，随时呈批或下发。第四条为确保文书在传递过程中的安全，文书在公司内部的传递由部门资料管理员或其他专人负责。第二章行文规则第一条公文的种类根据公司现行状况，需要办理的公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。1.通知：传达上级的指示，要求各部门办理或需要通知的事项；批转下级的公文或者转发上级单位的公文，用“通知”。2.通报：把工作情况、经验教训以及好坏典型事例，通知所属部门，用：“通报”。3.报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，不需上级部门或主管领导批示意见的，用“报告”。4.请示：请求对某项工作或问题做出指示，给予答复，用“请示”。5.批复：答复请示事项，用“批复”。6.决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求执行的事项，用“决议”。7.指示：对下属部门阐明工作活动的要求，用“指示”。8.函：在没有隶属关系的单位、组织、公司之间或同政府机关、企业、团体和个人商洽和联系工作、事务、询问或答复问题时，用“函”。9.计划：对一定时期内的工作做出具体安排的，用“计划”。10.总结：把已经做过的某一时期的工作进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究的，用“总结”。11.简报：汇报工作、反映问题，帮助领导掌握情况的，用“简报”。12.条例：用于规定某个机构的组织和权限以及某些专门人员任务的权限的，用“条例”。13.规定和办法：对某项工作或活动进行具体规范时，用“规定”、“办法”。14.议定书：记录有关各方对某一个专门问题达成的协议，用“议定书”。15.会谈纪要：记录、传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用会议纪要。第二条公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。1.标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。2.主送部门：指公文主要送达的单位（领导），凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。3.正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。请示问题一文一事，不要一文数事。4.发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。5.发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以领导签发日期为准。6.抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。7.文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“XX（公司）文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件（格式见附表一）。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。8.公文编号：一般包括代字、年号、顺序号。公司具体公文编号见附表一。9.机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。10.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。11.其它：公文排版要求详见附件。第三条行文要求1.下级一般应按照直接隶属关系行文，不要越级行文，如遇特殊必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门。报的公文应一文一事。2.平行或不隶属之间，应使用平行文（如函）；3.要分清主送与抄送，向上级的请示不要同时抄送下级；向下级的重要行文，可以抄送直接上级。4.明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。5.公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再交办公室。第三章发文的处理第五条发文的程序一般包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。(一)公文的草拟、打印、校对：1.经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附表三），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。2.起草公文后，到前台统一打印、输出。前台打字员核对公文符合公文格式后“加盖草稿文本专用章”。3.公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。(二)公文审核。文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如涉及其他部门，经办单位负责协调相关部门经理审核、签字。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交办公室。(三)公文的核稿。所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括：1、文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字，公文的文别是否正确。2、公文打印、排版格式是否符合公司要求；3、公文意思是否得表达清楚、准确。如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办单位重新办理。(四)公文的呈批。办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。(五)公文批阅。“特急”文件必须马上办理，“急件”应当尽快办理公司领导签署修改意见后，由办公室交拟稿人修改。（如果修改不涉及公文实质内容或者仅仅是个别字句的修改，可由办公室主任加以修改。）如果修改内容涉及到相关部门，经办部门还须告知相关部门经理。再次送签时必须附上修改前的所有原稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由办公室主任电话查询）。(六)公文打印、盖印。公文签发后，由主管领导的文秘直接交办公室。由档案管理员负责打印正式文稿。档案管理员持正式文稿和领导签发的终稿、和“文件呈批单”到印章保管员处履行盖章手续。印章保管员核对无误后加盖印章。对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。“文件呈批单”第二联由印章保管员留存备查。(七)登记、存档。公文打印、盖章后，办公室填写“发文登记表”后，将一份正式文件、领导签发的终稿、文件呈批单第一联存档备案。(八)发文。对外发文：1、办公室通知经办人到档案室登记文件领用后，自行办理（机密及绝密文件档案室派人）；2、需要以特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由办公室办理。3、任何部门和个人不得以公司名义对外发文。对内发文：1、办公室在公司局域网上公布或通知相关部门资料管理员到办公室领文件复印件；2、文件复印件由档案管理员统一复印。各部门资料管理员须办理文件借阅手续。(九)办公室不达积压文件，随时呈批或下发。第四条关于公司各部的公文编字。为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：（一）公文编号说明年份部门编字流水号2002董事会办公室人力资源部财务部京鲁房董字京鲁房办字京鲁房人字京鲁房财字001第五条公文的借阅和清退按《档案管理办法》有关规定执行。第六条公文的立卷、归档和废除按《档案管理办法》有关规定执行。第四章收文的处理第七条收文处理。一般包括登记、分文、批办、分办、催办等程序。第八条来文登记。凡收到外部的来文（政府批文、信函、传真等），由前台接收、登记后交办公室，由专人在收文登记表上登记收文编号、收文日期、来文者、文件标题、摘要及附件；（“收文登记表”见附表。）参加各种会议或通过其它形式由经办人取回的政府批文、合同等文件资料，经办人须在当天交到办公室，由档案管理员办理登记、备案、归档手续。特殊情况经总经理批准后，可于次日送档案室归档。如果次日恰是周末，经办人必须在周五送档案室归档。第九条分文。办公室主任签署处理意见，根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导批阅。第十条文件批阅。公司领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件的必须在两天之内阅批完毕，由办公室及时交承办单位。第十一条文件分办、传阅。需要转有关部门办理或传阅的文件，由办公室将文件送达各部门。各部门须在收文登记单上签字。各部门传阅文件须当日完成。1.经办人文书办理期限。1）电报、机密文件等应随到随办，以文到一日内处理完毕为原则。2）一般文件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。3）合同审批、计划、规章修订等特殊文件，部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。4）来文定有答复期限者，应于来文所定期限内处理完毕。第十二条文件催办。办公室负责对公文的办理进行催办。跟踪公文的传递和进程，督促经办部门在规定时间内完成公文的办理。对出现的问题负责协调，协调无效或超出协调权限及时向有关领导汇报。定期向有关领导汇报办理情况。第五章附则第十三条本管理办法由办公室负责解释。第十四条本管理办法的拟定或者修改由办公室负责，报总经理批准后执行。本管理办法自颁布之日起实施。附表一、鲁艺房地产开发有限责任公司办文呈批单京鲁房字[]第号文件标题（文别）（）密级附件拟稿人日期公司领导办公室主任经办部门经理相关部门经理拟稿说明鲁艺公司印章使用申请单申请部门对方单位申请人日期印章类别份数公司领导办公室申请事项附表二、红头文件样式北京鲁艺房地产开发有限公司文件（红色）发文号（黑色）─────────────────────────────（红色）（密级）标题收文部门（正文）（附件）（发文单位）（日期）附表二、白头文件样式（标题）通过或批准部门（日期）(正文)─────────────────────────────────发送：共印份（承发部门）年月日发附表三、发文稿纸签发：主办单位：附件：份审核意见：撰稿人会签单位意见：密级发送部门：份数打字：校对发文字第号年月日封发文件标题附表四、签报北京鲁艺房地产开发有限公司（）年月日报告内容总经理批示会签部门意见部门负责人：联系电话：附表五收文呈批笺收文时间年月日发文单位原文号份数来文单位批文单位主办单位总经办意见领导意见