北大纵横—北京鲁艺房地产经济合同管理办法1016

经济合同管理办法北大纵横管理咨询公司二零零二年十月经济合同管理办法第1页共14页1.目的加强对经济合同的事前、事中、事后的全面监督控制，充分发挥各职能部门的制衡作用，以保证公司和股东的利益。2.适用范围凡公司对外签订的各类经济合同、协议及补充协议。凡是必须进行招标的经济合同，严格按照《招标管理办法》选择合同单位，但合同的签订、履行、变更、归档等按照本办法执行。3.定义合同管理：包括资信调查、意向接触、合同谈判、合同签订、合同履行、变更、解除、归档、合同纠纷处理等全过程的管理。经济合同：包括买卖合同、建设工程合同、开发合同、委托合同、市政供排合同、借款合同、租赁合同等。买卖合同：是出卖人转移标的物的所有权于买受人，买受人支付价款的合同，如材料设备采购合同。建设工程合同：是承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同。建设工程合同包括工程勘察、设计、施工合同。开发合同：是房地产开发与招商合作合同，如征地拆迁合同、土地使用权出让合同、商品房销售合同等。委托合同：是委托人和受托人约定，由受托人处理委托人事务的合同，包括策划、广告、评估、测量、咨询、法律、物业管理合同等。市政供排合同：如供电、供水、供汽、供热、排污等合同。借款合同：是借款人向贷款人借款，到期返还借款并支付利息的合同，包括各类融资合同。租赁合同：是出租人将租赁物交付承租人使用、收益，承租人支付租金的合同，包括房屋、场地、设备租赁合同等。4.相关文件《招标管理办法》《财务管理办法》公司的相关管理制度5.职责5.1各类经济合同的管理由相应的业务部门负责，其具体划分见附表一。5.2主管业务部门的职责a.负责提出采购的需求计划和预算；b.负责对合同意向单位进行信誉调查和意向接触；c.负责组织合同谈判；d.负责拟订合同文本和上报审批；经济合同管理办法第2页共14页e.负责监督合同履行，并记录合同的履行状况；f.负责合同变更的协商和验证；g.负责处理违约和纠纷事件，并及时上报；h.负责对合同单位进行考核评价。5.3财务部的主要职责：a.负责公司合同印花税的完税工作；b.进行合同收付款的审核、办理收付款工作。5.4办公室的主要职责：a.负责制定和完善合同管理的管理制度。b.负责审查合同的审批流程，进行印章管理；c.负责合同的归档、保管工作。5.5计划预算部的主要职责：a.参与本公司工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承包、监理及材料设备采购等合同或协议的谈判；b.提供相关的合同标准文本；c.负责建设工程合同或协议文本的审核，确保公司利益；d.负责建设工程合同或协议所发生工作量的审核。5.6主管副总的职责：a.负责对所辖业务部门提出的采购需求和预算进行审批；b.负责对合同单位的选择提出审批意见；c.负责对合同文本进行审批；d.监督和质询合同单位的履约情况；e.负责协调合同的违约及纠纷处理。6．合同管理程序6.1业务部门提出采购需求及预算计划，以书面形式上报主管领导审批，主管领导应在5天内出具审批意见，下达给业务部门执行。6.2业务部门对合同意向单位进行信誉调查6.2.1信誉调查主要是指对交易对方的资格的合法性、资信、履约能力等调查，为合同的签署、执行提供依据。6.2.2信誉调查主要由业务承办人和法律顾问完成，主要以业务承办人来执行，法律顾问给予必要的指导。必要时专业问题可由相关部门参与。6.2.3资格的合法性主要是指对方是否经过工商登记、是否具有法人资格、经营范围中是否包括交易的内容，并取得对方的营业执照复印件。6.2.4资信主要是指对方财务状况、注册资金情况，并取得对方的资信证明、银行存款余额情况等。合同谈判前和谈判过程中，应注意调查对方的资信情况，可要求对方提供有经济合同管理办法第3页共14页关财务报表、资金证明和注册会计师出具的审计报告等资料。6.2.5在对交易对方的资格合法性、资信进行了解之后，必须对其履约能力进行调查，了解其以前的履约历史、市场反映、第三人的看法等，以取得更多的市场资料。6.2.6必要的时候，组织对对方的公司或项目进行考察。6.2.7在对交易对方进行调查之后，业务部门负责制作《信誉调查报告》并附上相应的资质证明文件。6.3业务部门负责进行合同的意向接触6.3.1业务部门必须与不少于三家以上的合同意向单位进行接触，就合同条件进行初步谈判，了解对方的报价、产品和服务的质量性能等重要合同事项。6.3.2业务部门负责编写《意向接触报告》，书面汇报与各家合同意向单位的谈判情况，并做出对比分析和初步建议。6.4选择合同谈判单位6.4.1业务部门填写《合同单位选择审批表》和《信誉调查报告》、《意向接触报告》附在一起，上报主管副总。6.4.2主管副总如果认为还有要核实的情况和未明确事宜，责成业务部门进行进一步的了解，并将情况及时上报。6.4.3主管副总对合同单位的选择出具意见，填写《合同单位选择审批表》，上报高层领导审批。6.4.4高层领导最终确认合同单位。6.5合同谈判6.5.1业务部门组织合同谈判，必须由部门经理主持，建设工程类和材料设备采购类等与工程施工成本相关的合同谈判，计划预算部必须派人参加，公司参与合同谈判的当事人不得少于2人。6.5.2必须有专人作出谈判会议记录，所有合同条款必须在谈判中明确，并体现在会议记录中，会议记录上报给主管副总和高层领导，作为将来审查合同的依据。6.5.3所有的合同条款谈判必须在公开、有监督、有记录的环境下进行。6.5.3谈判人员不得超越权限和预算进行承诺，必须严格坚守立场，维护公司利益，对超过权限的合同事项，必须向主管副总请示。6.6合同文本的拟订6.6.1凡是有标准合同文本格式的合同，必须按标准合同格式拟订合同，由计划预算部提供标准合同文本以供参考。6.6.2业务部门负责组织合同文本的拟订，必要时相关部门参与拟订合同的相关条款。6.6.3合同文本一般应包括以下基本条款：a.当事人的名称或者姓名和住所；b.标的；c.数量；经济合同管理办法第4页共14页d.质量；e.价款或者报酬；f.履行期限、地点和方式；g.违约责任；h.解决争议的方法。6.7合同文本的审查6.7.1业务部门在合同送审之前应填写《合同签订审批表》。6.7.2合同金额在30万元以上的建设工程合同和材料设备采购合同，先经计划预算部、法律顾问审查，然后上报主管副总和三总师审批，最后上报总经理审批。6.7.3合同金额在30万元以下的建设工程合同和材料设备采购合同，先经计划预算部、法律顾问审查，然后上报主管副总审批，最后上报总经理审批。6.7.4合同金额在30万元以上的开发合同、委托合同、借款合同、租赁合同等，先经法律顾问审查，然后上报主管副总和总经济师、总会计师审批，最后上报总经理审批。6.7.5合同金额在30万元以下的开发合同、委托合同、借款合同、租赁合同等，先经法律顾问审查，然后上报主管副总审批，最后上报总经理审批。6.7.6所有合同金额在100万以上的合同，最后要上报董事会审批。6.7.7业务部门经理负责组织合同文本的上报审查，并负责对各项修改意见作出解决，直至合同文本审查通过。6.7.8建设工程类和材料设备采购类等与工程施工成本相关的合同先经过计划预算部审查，主要审查合同是否符合成本控制的要求。6.7.9各类合同必须经过法律顾问审查通过，法律顾问审查的内容包括：a)主体资格的合法性：b)商务行为的合法性；c)合同内容的全面性；d)条款规定的有益性：e)法律方面的可行性。6.7.10主管副总审查的内容主要是指业务上的可行性。6.7.11高层领导的审查工作主要集中在该项业务是否对公司有益或必须，资金供应和调拨是否能满足合同支付要求，合同文本是否执行最终由高层领导决定。6.7.12合同审查必须是高效率的，严禁拖而不决，一般审查意见必须在5天之内必须出具。6.7.13各部门和领导必须对各自提出的审查和修改意见所造成的结果负责，所有的审查和修改意见，必须以书面形式提出，并存档备查。6.7.14送审的合同应手续完备、附件齐全，严禁合同先签订后审查的情况发生，如因特殊情况无法避免，必须报请主管副总和总经理批准，事后必须补齐手续。6.8合同签订经济合同管理办法第5页共14页6.8.1合同必须由法人代表或法人代表委托的代理人签订。委托代理人签字合同时必须有经公司法人代表签字并盖章后生效《法人委托书》。授权委托只限在《法人委托书》中规定的权限、有效期限及授权范围内使用。6.8.2合同签订时，公司有不少于2名的相关人员参与。6.8.2重大合同如有必要召开签字仪式的，报请总经理审批，由办公室组织会务，高层领导出席签字，业务部门参与仪式的组织。6.8.3业务部门凭《合同签订审批表》，到办公室申请盖章，经办人员审查合同的审批手续是否齐全，是否通过总经理或董事会的审批，确认无误后才能盖章。6.9合同的履行6.9.1业务部门负责记录和监督合同单位的履约情况，保留好有关的单据、信函等文字资料。6.9.2对合同单位各项履约行为和承诺（如质量、进度）进行验证，并出具相应的证明文件。6.9.4计划预算部负责对建设施工合同的完成工作量进行审查。6.9.5合同结算条款规定对方有付款义务的，合同执行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取，由财务部统一出具发票。6.9.6合同结算条款规定本公司有付款义务的：a.执行合同的各部门应依照财务部门有关规定和合同具体约定，向财务部报送用款计划。b.执行合同的各部门应填写“项目拨款会签单”，本会签单一式三份，由预算合同部、财务部、业务部门分别留存。c.上述款项由财务部负责拨付，并及时在“合同执行情况表”上进行登记。6.9.6如果合同履行中出现违约责任中所规定的行为，业务部门应及时以书面形式反馈给主管副总，主管副总应按合同规定进行违约处罚，并通知财务部在结算时执行。6.9.7合同履行过程中出现的问题，业务部门应及时督促解决。如无法履约，应向总经理汇报。6.10合同的变更和解除6.10.1合同在履行过程中，需要变更或解除的，应在法律规定或合同约定的条件下与合同单位进行协商。6.10.2变更、解除合同必须采用书面形式，其审批权限、报送办法与原合同签订的审批权限、报送办法相同。6.10.3工程施工合同中的变更洽商，必须经过双方工程主管部门负责人签字确认，经监理审核确认，报计划预算部审核通过后，方可进入工程决算。6.10.4对方当事人要求变更或解除合同的，业务业务部门应及时报告，经总经理批准，在法律规定的有效期限内答复对方。逾期答复或不答复造成严重后果的，业务部门相应人员应承担相应的责任。经济合同管理办法第6页共14页6.10.5变更、解除合同的协议尚未达成之前，仍应履行原合同。6.11合同纠纷的处理6.11.1合同纠纷发生后，当事人应立即向部门经理汇报，经协商未能解决的纠纷，及时向主管副总汇报拿出解决的办法。6.11.2公司申请仲裁、起诉或公司作为被告应诉的，由公司委托法律顾问作为诉讼代理人并由总经理办公室办理具体委托手续。6.11.3合同双方就解决合同纠纷达成的和解协议、裁决书、调解书、判决书生效后，发生合同纠纷的部门应将办公室存档，并确定专人负责该文件的执行和检查。6.12合同的归档6.12.1签订生效的合同正本，交办公室归档留存，业务部门、计划预算部、财务部根据需要只保留合同的复印件。6.12.2合同签订后5个工作日内，经办人员应将合同档案原件整理装订送交办公室存档。合同档案的范围包括：信誉调查报告、意向接触报告、合同文本草稿、合同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件。合同正式文本及有关附件的原件应永久保存。6.12.3公司内任何人查阅合同档案均需登记，未经办公室主任许可不得查阅。其中重大合同或涉及公司商业秘密的合同，未经办公室主管副总批准，任何人不得查阅、复制。6.12.4办公室必须对合同加以妥善保管，不得私自向外复印、借阅，更不允许丢失。不得向无关人员透露合同内容。任何人不得擅自销毁合同。