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1合同管理制度第一章总则第一条为加强公司的合同管理,规范经营行为,降低风险,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规规定,结合本公司实际情况,制定本制度。第二条本制度所称的合同是指公司所属各部门以公司名义与公司外各类法人、自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济活动和非经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。第三条合同管理是指合同的编制审查、合同的执行、合同的监督、合同的评估。包括从资信调查、合同签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。第四条公司合同管理实行“统一管理、分级负责、授权签订”的原则,实行合同承办部门负责制。贯彻以预防为主的原则,维护公司的合法权益。第二章合同管理部门第五条招标办合同管理职能:1.负责对需求部门提供的合同事项进行审核,确定是否需要经过招投标程序。如需进行招投标,由招标办返回合同,进行招标事宜;不需进行招投标时,方可继续进行会签程序。2.根据合同文本组织审核、会签程序。3.依法履行合同,及时了解并向主管领导通报履行中发2生的重大问题。4.参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。5.核查签约双方的用章是否为合同专用章。第六条办公室合同管理职能1.负责合同印章管理。2.负责协调处理公司与外部的重大合同纠纷。3.参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。4.对公司签订的各类合同统一登记、编号并分类保管;造册记录已签订合同的履行情况;对已履行的合同装订成册,分别整理归档。5.负责公司合同及其纠纷处理资料的汇总归档、分类保存、调阅登记等日常合同档案管理工作。第七条法律顾问在合同管理方面的主要职责:1.负责监督指导公司格式条款合同以及部分非格式条款合同的起草制定,对部分重大及重要合同的条款内容进行审核,避免出现法律漏洞。2.协助进行重大合同的可行性分析,并提出书面分析报告。参加公司重大合同的谈判及文件起草工作。3.参与合同纠纷的处理;负责合同纠纷引起的法律诉讼的处理。第八条需求部门的主要职责1.提供合同样本,并对合同内容进行审核。32.依法履行合同,负责合同履行的全过程管理。3.负责合同文本签章及归档移交工作。4.参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼;第九条配合部门的主要职责:1.负责合同中配合部门相关条款的审核;2.参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼;第三章授权第十条下列人员有权代表公司签订经济合同1.公司法定代表人。2.公司法定代表人书面授权的法人委托人。第十一条公司董事长或其授权人是各项合同签订的最终审批人。第十二条任何部门及工作人员未经法定代表人授权委托,不得以公司及个人名义对外签订合同或改变合同内容,不得变更、解除合同及放弃合同规定的权利。第十三条公司内部的职能机构不得以自己的名义对外签订合同。第十四条公司内部的所有个人不得对外签订合同。第四章合同审查第十五条合同应由招标办、法律顾问、相关职能部门及公司领导进行审查。第十六条合同审查的具体程序41.首先由招标办和需求部门对所提报合同以及与合同相关的所有事宜进行自查和初审,并在此基础上完成合同草稿和必要的情况说明书。2.然后将合同文件移交至法律顾问,由法律顾问和合同承办部门会同相关职能部门(如财务部、预算部)逐条审查合同条款及其他相关事项。3.最后由招标办将合同文件提交公司主管副总和总经理审核。第十七条需重点审查的内容1.合同内容⑴合同内容是否符合国家法律、政策和本制度中的相关规定。⑵合同应具备的条款是否齐全、合理、严密。⑶双方当事人的意思表达是否真实、一致,双方的权利、义务、责任是否明确、平等。⑷合同条款中有无潜在的对公司不利或可能损害公司利益的条款。⑸是否存在无效条款。2.合同文字⑴合同用语是否规范。⑵文字表达是否确切无误。3.合同的经济效益5⑴预计取得的经济效益和可能承担的风险。⑵合同非正常履行时可能受到的经济损失。第五章合同的签订第十八条签订合同必须内容合法、具体,条款齐全,责权明确,用语准确,手续完备,程序合法。第十九条凡国家或行业有示范文本的,应当优先参考使用,但必须参照公司实际情况,对涉及权利义务关系的条款,承办人和相关部门要重点审查,必要时可以进行修改。第二十条公司合同签订审批的常规流程:1.合同内容及文本确定后,需求部门编制“合同、协议会签表”,经招标办审核后进行会签。2.需求部门负责人负责对合同的业务内容进行审查,并签署意见。3.法律顾问负责对合同的法律条款进行审查,并签署意见。4.预算部对合同价款是否符合计划要求进行审查,并签署意见。5.财务部及其它业务部门负责对合同相关条款进行审查,并签署意见。6.招标办专责对合同流程及各部门是否履行职责进行签字确认,部门负责人签署意见。7.办公室在董事长或其授权代表签字批准“合同、协议6会签表”后,加盖公司合同专用章。第二十一条合同生效后,各有关部门应妥善保存合同履行过程中的各种凭证,包括结算单、支付凭证、银行进账单、收料单、入库单、发票等。第六章合同的履行第二十二条合同依法成立后,即具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员,应严格履行合同规定的义务,确保合同履行。第二十三条合同执行部门负责人应随时了解、掌握本部门的合同执行情况,并督促本部门合同承办人按月统计合同执行情况。第二十四条合同履行过程中出现的问题,业务部门应及时督促解决。如无法履约,应对具体原因提出具体分析,提出处置意见向分管副总和总经理汇报。第七章合同的变更与废除第二十五条合同一经签订即依法成立,任何人不得擅自变更或解除。但合同在履行过程中,如遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时,可以变更或解除合同。第二十六条变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。第二十七条变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前,原合同继续有效,仍应履行。7第二十八条如因变更(解除)合同可能使当事人受到损失,双方应在变更(解除)合同的协议中明确规定各自应承担的责任。第八章合同纠纷的处理与诉讼管理第二十九条提请合同纠纷的程序1.已经签订的合同在履行过程中产生纠纷的,合同履行部门应根据合同中有关纠纷处理的条款报公司招标办,组织公司相关部门与合同订立方协商进行解决。2.协商不成时,业务部门应根据合同纠纷的不同情况,向公司有关领导汇报。3.处理合同纠纷,应特别注意以下问题⑴做好每起合同纠纷实况记录、存案备查。⑵凡属我方责任的合同纠纷,应逐笔查明原因,分清责任,要求责任人员承担责任,并责成其提出补救措施。第三十条合同纠纷经协商达成一致处理意见的,应订立书面协议,双方代表签字并加盖单位公章。第三十一条双方已签署解决纠纷的协议书、仲裁机关的调解书、仲裁决定书及法院的裁定书、调解书、判决书,在正式生效后,应复印若干份,交给有关部门收执、备案或存档。第三十二条合同纠纷处理完毕,应及时将有关材料汇总、归档,以备查考。8第九章合同的登记、备案与归档第三十三条合同文本必须至少一式八份,其中二份交对方签约人,其余原件必须在合同签订之后三个工作日内报送办公室、财务部、预算部、招标办及需求部门。第三十四条合同的档案管理是合同管理的基础工作。办公室应根据实际情况建立合同台帐,进行汇总并编号登记年度合同签订情况一览表,反映公司合同的签订情况。第十章附则第三十五条招标办应根据公司不同发展阶段的管理要求对本制度进行修订、补充和完善,确保合同管理制度能够发挥切实有效的作用。第三十六条本制度最终解释权归招标办。第三十七条附件:9合同管理实施细则第一章总则第一条为维护公司权益,规范公司合同管理工作,根据《中华人民共和国合同法》(以下简称《合同法》)及公司章程规定,特制订本管理实施细则。第二条公司签订和履行合同,应当符合国家法律、法规和其他规范性文件的规定,遵循协商一致、平等互利的原则。第三条本细则适用于公司各部门对外签订的除劳动合同外的各类合同。第四条公司对外经济业务往来的交易行为应以书面合同方式确立。第二章机构设置及职责划分第五条公司办公室是合同存档部门。具体职责如下:1.保管公司合同印章并对经合同归口管理部门审核合格的合同加盖印章;2.建立合同档案,保管公司签订的各类合同原件;3.组织协调处理合同争议及纠纷案件。第六条法律顾问具体负责公司的合同审查、监督工作。具体职责如下:1.指导承办部门起草、修订合同的示范文本。2.审核承办部门已拟签订标准合同文本或合同草稿。103.协助承办部门拟定标准合同文本。4.处理合同争议及纠纷案件。第七条公司招标办是合同归口管理部门。具体职责如下:1.公司合同的专业审查工作。2.公司合同会签单传递工作。3.合同进行统一分类编号工作。4.登记合同管理台账工作。5.按月统计合同的履行情况工作。第八条承办部门职责1.起草标准合同文本。2.审核合同当事人主体资格和保管其资信证明文件。3.组织与监督合同履行。4.参与处理合同争议及纠纷案件。5.按月汇报本部门合同的执行情况。6.负责本部门所承办合同的统计、存档、归档。第三章合同拟订前工作第九条立项承办部门确定拟交易事项前,应按本细则规定履行立项程序。承办部门负责具体项目的工作人员,应将拟进行交易的情况向承办部门负责人汇报。汇报的内容包括但不限于:拟11交易的标的、交易对方的大致情况,以及对交易行为可行性的初步分析等。承办部门负责人在收到汇报材料或听取汇报情况后的3个工作日内决定是否立项。第十条尽职调查承办部门履行完毕合同拟定前的立项程序后,为顺利签订合同,保证合同履行,防范风险发生,应对包括但不限于下列事项进行尽职调查,收集相应资料,并应出具调查报告:1.合同对方主体资格;2.合同对方资信状况;3.拟交易标的概况;4.合同对方履约能力;5.合同对方授权情况;6.依该项交易需要调查的其他事项。第十一条协商谈判承办部门决定签订合同的,应当就主要事项与合同对方协商谈判。根据协商谈判的进程及交易需要,可与合同对方形成谈判纪要、意向书或框架协议等文件。如交易事项涉及招投标工作的,按照公司《招投标管理规定》执行。第四章合同文本的拟订第十二条经谈判协商,谈判各方就交易的主要事项达12成一致,需要签订合同的,依照本细则拟订合同文本。第十三条法律顾问根据公司业务状况制订公司业务中常用的合同示范文本,供承办部门签订合同时参照使用。第十四条承办部门可根据交易情况自行拟订合同。合同实行分类管理,原则上分为采购类、销售类、租赁类、技术类、工程类、承揽类、其他合同。第十五条公司合同实行分类编号管理,合同编号由合同类别+年份+数字序列号组成。合同类别代号龙源世纪置业公司SJ龙源房地产公司LY诚诚物业公司WY第十六条合同分类编号工作由公司合同归口管理部门负责,合同会签流转完成加盖印章前应获取合同编号。第十七条公司对外签订合同,需办理合同授权手续的,应当填写合同授权委托书,明确授权委托事项、范围及权限,避免出现全权授权等无效的法律字样。第十八条承办部门提交法律顾问拟订合同时,应当提供与该项交易事项有关的全部资料。法律顾问应在受理该项事务后提供合同文本。第十九条拟订的合同一般应当符合下列要求:1.合同主体合格;132.合同主要条款齐备;合同主要条款应包括但不限于以下内容:标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、履约担保以及违约责任、争议解决、生效条件、法律适用等。3.双方的权利义务明确;4.言词规范简洁、意思表达准确。第五章合同的审查第二十条承办部门拟签订的合同在签订之前应依照本细则提交相关部门和领导进行审查。第二十一条承办部门提交审查拟签订合同时,应当填写合同会签单,并在合同会签单上签署意见。法律顾问接到承办部门送审的合同后按照本细则规定对送审合同从法律角度进行审查,并签署意见。预算部按本细则的规定对送审合同从公司预算角度进行审查,并签署意见。财务部按本细则的规定对送审合同从财务角度进行审查,并签署意见。承办部门领导按本细则的规定对送审合同从工程角度进行审查,并签署意见。主管负责人按本细则的规定予以审查,并签署意见。总经理根据审批权限签署审批意见。第二十二条审查合同应当包括但不限于下列内容:141.合同主体是否合格。2.合同的主要条款是否齐备。3.合同主要条款的
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