您好,欢迎访问三七文档
当前位置:首页 > 商业/管理/HR > 质量控制/管理 > 合同管理制度(第1版)
合同管理制度(第1版)1KAITONE文件编号:开拓法字(2008)001发文日期:2008-05-16文件类别:规章制度--------------------------------------------------------------------------------拟文:申珺瑶签发:郑锡贵页数:共10页--------------------------------------------------------------------------------收文部门:各部门、各办事处收文者:全体员工抄送:执委会--------------------------------------------------------------------------------□传阅阅后存档□保密□保密期限□其他--------------------------------------------------------------------------------合同管理制度(第1版)为强化公司合同管理,保障公司业务规范化、制度化运作,减少和防范法律风险,特制定本制度。本制度适用于以公司总部及所属各控股公司名义签署的各类合同。第一章合同的订立第一条公司订立合同应当采用书面形式,即时结清的除外。第二条制式合同是指经公司法务审定作为公司对外签署同类合作事项合同的固定文本,非制式合同是指针对有关合作事项由合同相对方提供的合同文本。公司法务根据公司业务运作情况,建立和完善制式合同文本。公司订立合同时应优先使用制式合同。第三条订立合同应按本制度规定的流程审批及用印。未经审批或审批不完整的合同,印章管理人不得用印。第四条发起合同审批流程的需求部门是合同的主办部门。主办部门负责合同的审批流转。第五条合同审批人在本制度规定的审批权限内对合同进行分别审批。合同签署人在本制度规定的签署权限内代表公司签署合同,公司法定代表人之外的人员代表公司对外签署合同的,需由公司书面授权,被授权人岗位变动或离职的,授权即终止。第六条审批人只对经其确认的合同文本及修改负责,未经审批人确认的合同修改引发争议的,由修改人承担责任。第七条原则上禁止倒签合同(即事实上履行完毕或已开始履行后再行补签合同)。因倒签合同引发争议的由经办人承担责任。合同管理制度(第1版)2KAITONE第二章合同的履行、变更和终止第八条合同订立后即具法律约束力,应当全面、适当履行。如果发生不能完全、适当履行情况时,主办部门应采取紧急措施以减少损失,并积极与合同相对方协商,达成书面谅解或变更/提前终止的补充协议。补充协议的订立流程与合同订立流程相同。第九条合同变更和提前终止涉及对方违约的,主办部门应根据原合同决定是否主张补偿和救济,必要时可申请公司法务协助和配合,或报公司领导审批聘请外部律师。第三章合同的争议解决第十条经办人是合同争议解决的第一责任人,有义务全程跟进争议的解决。第十一条公司法务负责协助各部门处理合同纠纷。第十二条合同争议无法通过协商方式解决并拟采取相应法律行动时,主办部门应将争议事项及时通知法务,并附送与争议有关的资料。法务会商主办部门后提出解决方案,重要事项应草拟书面报告,提请公司领导审批。第十三条合同争议进入诉讼/仲裁程序前,由主办部门负责处理,法务协助支持;合同争议进入诉讼/仲裁程序后,由法务负责处理,主办部门协助支持。第四章合同的追踪控制第十四条公司财务部对已到期合同的履行情况及已审批用印但尚未归档的合同进行追踪确认,以及时发现和防范法律风险,公司各部门和分支机构有义务予以支持和配合。第五章合同的归档管理第十五条财务部遵循完备、整齐、分类检索和易于查找的原则对合同进行编号。第十六条合同应在合同双方均已签章之日起5个工作日内归档。劳动合同、劳务合同原件由人力资源部归档保管。公司的房屋租赁合同原件副本由行政部归档保管。其他合同原件正本由财务部归档保管,合同原件副本由法务归档保管。所有《合同会签表》由法务归档保管。第十七条法务存档的合同提供查询和原件借阅,借阅时间通常不得超过5个工作日。借阅人应在法务登记借阅内容并按时归还。行政部和人力资源部存档合同的查询及借阅规范由其保管部门另行确合同管理制度(第1版)3KAITONE定。第十八条个人不得擅自散存应归档的合同,否则给公司造成损失的,公司保留追究其责任的权利。第六章合同责任第十九条对违反国家法律、法规和本制度,在订立、履行合同中失职或以权谋私,签署假合同、无效合同或有其他损害国家、社会和/或公司利益行为的,公司将依据国家法律、法规和公司相关规章制度,视情节严重程度给予责任人员处分,并保留追究责任人员法律责任的权利。构成犯罪的,将移交司法机关依法追究刑事责任。第七章附则第二十条本制度自颁布之日起执行。第二十一条公司财务部、法务负责对本制度的解释和修改。附件:1、合同审批、用印、归档流程图及说明2、《合同会签表》样式及使用说明合同管理制度(第1版)4KAITONE合同管理制度(第1版)5KAITONE合同管理制度(第1版)6KAITONE合同审批、用印、归档流程说明(一)合同审批流程发起主办部门就需要订立合同的业务事项经部门负责人及公司主管领导同意(业务审批流程由相关部门另行制定)后,由经办人填写《合同会签表》,并附合同文本,报送部门负责人审核。部门负责人应对于合同文本中涉及的业务风险进行审核。注:1、主办部门应指定部门内部或接口部门一名员工作为合同接口人,负责合同审批流程的流转。2、可以使用电子版合同文本进行审批流转,但合同会签表必须使用纸质版。3、北京以外其他地区发生的合同可以使用传真的合同会签表,传真件视为与原件相同。4、采购合同经办人在《合同会签表》上填写公司系统生成的订单号码,视为该采购项目已经通过了公司领导的前置审批,《合同会签表》上填写的订单号码与实际订单不符的,由经办人承担合同责任。5、办事处发生的各类合同,除办事处负责人外,总部接口部门负责人也需在相应位置签批。总部发生的各类合同,直接由总部部门负责人签批。6、审核部门按照《合同会签表》上标明的数字顺序审批,原则上前级未签后级不审。(二)合同的法律审核经主办部门负责人签批后,合同接口人将《合同会签表》及合同文本一并交公司法务进行法律审核。法务负责对于非制式合同文本中涉及的法律风险进行审核,对于制式合同文本的版本进行审核。如非制式合同存在法律风险,法务对合同条款提出修正建议;如合同无重大法律风险,法务直接在《合同会签表》上签批。注:1、法务对于普通非制式合同审核时限为2个工作日,紧急非制式合同审核时限为1个工作日,制式合同比照上述审核时限减半。紧急合同须由CFO加签,无CFO加签的合同按照普通合同时限处理。2、合同审核按照提交先后顺序,经CFO加签的紧急合同优先审核。3、同一工作日内紧急合同超过3份(含)的,其他普通合同审核时限顺延。(三)合同的财务审核合同经法律审核后,主办部门合同接口人将《合同会签表》及合同文本一并交财务部进行财务审核。财务部负责对于合同文本中涉及的财务风险和税务风险进行审核。如合同存在财务或税务风险,财务部对合同条款提出修正建议;如无财务或税务风险,财务部直接在《合同会签表》上签批。(四)合同的协调修正对于非制式合同,根据公司法务和财务部的修正建议,合同经办人应尽快协调合同相对方对修正后的合同达成一致。合同相对方如有异议,合同经办人应及时向审核部门反馈。合同管理制度(第1版)7KAITONE原则上制式合同不得修改。合同相对方对于制式合同条款提出修改要求的,合同经办人应按照非制式合同的审核流程,经审核部门认可后方可予以修改。未经审核部门确认的合同修改引发争议的,由修改人自行承担责任。(五)合同的最终审批合同经过法务审核、财务审核后,合同接口人将《合同会签表》及合同文本一并交主管副总裁进行审批。部分合同还需要CFO和CEO审批。注:1、所有合同都应经主管副总签批,人力资源合同除外。2、需要CFO审批的合同定义为A级合同,包括:金额在20万(或等值外币)以上或框架的设备采购合同;金额在1万(或等值外币)以上或框架的人力资源合同;金额在5万(或等值外币)以上的房屋租赁合同;全部重要合同(销售合同、专业服务合同、运营商合作合同、一级代理合同、资本项下合同、集团公司间合同)。3、需要CEO审批的合同定义为AA级合同,包括:金额在20万(或等值外币)以上或框架的设备采购合同、金额在1万(或等值外币)以上或框架的人力资源合同;全部重要合同(专业服务合同、运营商合作合同、一级代理合同、资本项下合同、集团公司间合同)。(六)合同编号、用印合同审批流程完成后,印章管理人依据签批完整并编号完毕的《合同会签表》用印,在《合同会签表》上登记合同签署人并在《合同会签表》上签字。用印完毕后,由财务部在合同原件及《合同会签表》上标注编号并进行登记。注:1、除劳动合同、劳务合同外,每个合同我司都至少要留存两份合同原件。2、合同相对方已经加盖印章的,用印、编号完毕后将合同原件正本交财务部存档,合同原件副本及《合同会签表》交法务存档,其他合同原件交还主办部门合同接口人,由主办部门经办人返至合同相对方;3、合同相对方尚未加盖印章的,用印、编号完毕后将《合同会签表》交法务存档,全部合同原件交主办部门,由主办部门经办人负责协调合同相对方加盖印章并收回合同原件正副本各一份,分别交财务部和法务存档。4、对于采购合同,财务部在签批完整的《合同会签表》上编号并传真至印章管理人,印章管理人根据传真件,在合同原件上标注与《合同会签表》一致的编号并用印。(七)合同存档除制度另有规定外,公司签署的所有合同原件正本在财务部存档,包括但不限于设备采购合同、人力资源合同、房屋租赁合同、专业服务合同、销售合同、运营商合作合同、代理合同、资本项下合同、集团公司间合同及其他各类合同原件。合同原件副本在法务存档(房屋租赁合同、劳动合同及劳务合同除外)。每份合同原件对应一份《合同会签表》,所有《合同会签表》(包括其他部门存档合同所对应的合同会签表)合同管理制度(第1版)8KAITONE均由法务存档。注:1、房屋租赁合同原件副本由行政部存档。2、劳动合同、劳务合同原件由人力资源部存档。3、当月发生的设备采购合同原件由采购部暂存,并在次月5日前将合同原件汇总整理寄至财务部,由财务部存档合同原件正本,由法务存档合同原件副本。(八)合同追踪、统计和借阅财务部、法务共享合同登记表。财务部根据合同登记表上显示的已到期合同和未归档合同向财务部负责人、法务及主办部门发出追踪提示。合同主办部门接到财务部提示后应在2个工作日内书面答复目前合同的状态,并指定专人负责跟进已到期合同的续签和未归档合同的收回工作。合同内容中具体业务数据和信息的统计由合同主办部门合同接口人负责,并根据需要进行更新。例如:房屋租赁合同相关房屋租金、租赁期限、支付方式等数据和信息由行政部合同接口人负责统计;与移动之间的框架协议相关分成比例、支付方式等数据和信息由营销中心合同接口人负责统计。法务存档的合同提供查询和原件借阅,借阅时间通常不得超过5个工作日。借阅人对借阅内容进行登记并按时归还。合同管理制度(第1版)9KAITONE合同会签表合同编号(财务部填写):需求/主办部门填写合同名称合同期限自至签约方合同金额合作事项前置订单号(采购合同填写)合同属性□新签□续签□补充协议合同类别□制式合同□非制式合同用印主体□北京开拓天际信息技术有限公司□济南开拓科技有限公司□北京开拓天际科技有限公司□北京掌中传媒广告有限公司□北京百通无限信息技术有限公司需求时间□普通□紧急(CFO签批:)备注经办人姓名:所属部门:联系方式:合同内容摘要123审核部门填写(1)部门负责人意见(办事处负责人)(总部部门负责人)签字:日期:签字:日期:(2)法务意见签字:日期:(3)财务部意见签字:日期:(4)主管副总意见签字:日期:(5)CFO/CEO意见(CFO)(CEO)签字:日期:签字:日期:用印存档部门填写用印情况□对方已签章□对方未签章合同签署人:□合同专用章□
本文标题:合同管理制度(第1版)
链接地址:https://www.777doc.com/doc-581909 .html