吉林银行代保管物品管理办法

吉林银行代保管物品管理办法会计结算部2011年8月20日代保管物品制定的依据、定义代保管物品管理职责代保管物品基本规定代保管物品入库管理代保管物品出库管理代保管物品的保管代保管物品的检查代保管物品凭证的填制、封包代保管物品制定的依据、定义一、制定的依据：依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国担保法》、《中华人民共和国物权法》、《吉林银行现金出纳基本制度》等法律法规及规章制度，制定本管理办法。二、定义：代保管物品是指保管机构代委托部门、委托人保管的抵押品、质押品或其他有价值品及贵重物品。保管机构是指总行、分行、长春直属支行相关业务部门或营业机构。委托部门是指将抵质押品等交由保管机构代为保管的部门。委托人是指与我行签订保管协议的单位或个人。代保管物品管理职责总行会计结算部负责全行代保管物品保管工作的管理与指导，并对分支行代保管物品保管的执行情况进行监督检查。分行、长春直属支行会计结算部门负责贯彻与落实代保管物品管理制度，并负责对本行代保管物品保管的执行情况进行监督检查。委托部门或委托人负责代保管物品的真实性及有效性。(贴现、转贴现业务除外）保管机构负责本机构代保管物品的保管。委托部门或委托人与保管机构共同负责代保管物品的交接工作。(吉银办发〔2011〕94号《吉林银行抵质押品代保管会计操作规程》第四条委托部门必须双人办理抵(质)押品出、入库的代保管手续。）代保管物品基本规定代保管的抵质押品，由管理系统发起入、出库交易，核心系统确认后完成入、出库的记账，实现系统的双向登记与控制。代保管的非抵质押物品入、出库交易直接在核心系统中记账并登记。（2691代保管品收入、2692代保管品付出）代保管物品不得与现金、凭证混放，应入专用保险柜保管，且保险柜在监控器下。经办代保管物品业务的人员包括：委托部门的经办人员（移交人或接收人）、负责人；保管机构的保管人员、记账人员。以上人员不得兼任。代保管物品应严格管理，系统自动建立“代保管物品登记簿”，并纳入表外科目进行核算，实行账实分管，确保账实相符和物品安全。（代保管的非抵质押品后台为代保管品交易登记簿；代保管的抵质押品后台为抵质押品登记簿。）代保管物品的封包遵循“谁经办、谁封包”的原则，保管机构对委托部门提交的代保管抵质押品及与贷款相关联的质押品及委托人提交的代保管物品，保管机构应核对实物，确保实物与代保管凭证上记载的事项相符，并与委托部门经办人员或委托人在封口处签章或签字。保管机构只对委托部门或委托人共同封包的实物进行保管，不对代保管实物的真实性及有效性负责。（与贷款相关联的质押品：指贷款在未审批下来前，质押品已交给贷款部门，需贷款部门填制“代保管凭证”。）委托部门或委托人可根据实际管理或保管机构管理需要，实行1件物品1个封包或多件物品1个封包；但需将抵质押品与其他代保管物品分别封包。（已承兑的银行汇票、商业承兑汇票、定期存单、开户证实书等有面额的票证应1张1封包）代保管物品必须使用专用包装袋封包，每份代保管物品均对应一个唯一的代保管物品编号，代保管的抵质押品按实际价值入账，代保管的其他物品，以一袋一元的假定价格记账，并纳入表外科目核算。实际价值:抵质押品的评估价值以袋保管但需按袋中明细在表外科目核算的代保管物品的入、出库按其业务管理规定办理。(主要有：代发工资业务、产业链业务）7月6日总行社区银行部下发的关于更改《吉林银行代发工资业务协议书》及相关规定的通知要求对批量开户凭证代保管方式进行相应调整，具体流程如下：代发工资批量开户完成后，客户当日不能领取工资存折或卡时，由社区银行部委托会计结算部前台对其凭证进行代保管，取凭证时由社区银行部与客户共同领取凭证，并与客户在代发工资登记薄上签字确认，代保管凭证出入库时，由社区银行部指定人员填写代保管（出入库）凭证。吉银办发［2009］115号《吉林银行汽车金融网融资业务银行承兑汇票会计操作规程》第十四条规定：经销商已签章的银行承兑汇票由经办行会计管理部门设专人专库保管。根据此规定，经销商已签章的银承属专库保管，由于其业务的特殊性，专用包装袋不用封包。化肥产业链经销商已签章的银承按此规定执行。贴现、转贴现及再贴现业务的代保管物品的入、出库按其业务管理规定办理。吉银办发[2011]79号《吉林银行银行承兑汇票贴现、转贴现和再贴现会计业务操作规程》第九条规定：对贴现申请人提交的汇票应由票据营销部门对汇票的真实、合法、有效性进行初审，会计部门负责对汇票进行复审，已贴现汇票由票据营销部门经办人员与会计人员共同封装，在封口处签字或加盖名章确认后，交库管员审核无误后入库保管。第十条规定：对转贴现申请人提交的汇票应由票据营销部门对汇票的真实、合法、有效性进行初审、复审，并负责对其妥善保管。清算中心会计人员只负责转贴、再贴现票款的划转及对其业务在核心系统的账务处理进行确认。代保管物品入库管理委托部门或委托人需填制《吉林银行代保管凭证》（一式三联，以下简称《代保管凭证》），经有权人签章或签字后，由移交人员连同实物送交保管机构。保管机构库管员应认真审核《代保管凭证》的签章是否齐全；记载的事项是否与代保管物品实物一致；对抵质押品办理入库的，是否填写代保管物品编号和业务合同号或协议号。保管机构库管员对审核无误的代保管凭证和实物，与委托部门经办人员或委托人查看代保管专用包装袋是否完好，将代保管的物品装入代保管专用包装袋中封包，封包后，共同在代保管专用包装袋所有接缝的骑缝处签章或签字，并办理交接手续，库管员将《代保管凭证》交记账员记账。记账员根据《代保管凭证》填写的委托部门、代保管物品业务类别、类型、数量及价值等相关信息进行账务处理，将系统自动生成的其他代保管物品编号填写在《代保管凭证》上，并在《代保管凭证》各联上加盖名章及业务讫章后，第一联由库管员存入代保管专用包装袋专用处；第二联作表外收入记账凭证;第三联交委托部门经办人或委托人。代保管物品出库管理代保管物品出库时，委托部门或委托人应填制《代保管凭证》，凭证中应注明出库原因，经有权人签章或签字后提交至保管机构。保管机构库管员应认真审核《代保管凭证》签章是否齐全；记载的事项是否完整齐全；出库事由栏是否填写出库原因。库管员审核无误签章后，交记账员记账。记账员根据《代保管凭证》的相关信息进行账务处理，并在《代保管凭证》各联上加盖名章及业务讫章后交库管员。库管员将代保管物品出库，与委托部门接收人或委托人共同检验代保管专用包装袋是否完好，检验无误后,共同对代保管专用包装袋进行拆封，并核对清点代保管的实物与《代保管凭证》记载的事项是否一致，无误后，将代保管的实物交委托部门接收人或委托人，并办理交接手续，《代保管凭证》第三联交委托部门或委托人，《代保管凭证》第二联作表外付出记账凭证,《代保管凭证》第一联作表外付出凭证附件。库管员将代保管物品出库，与委托部门接收人或委托人共同检验代保管专用包装袋是否完好，检验无误后,共同对代保管专用包装袋进行拆封，并核对清点代保管的实物与《代保管凭证》记载的事项是否一致，无误后，将代保管的实物交委托部门接收人或委托人，并办理交接手续，《代保管凭证》第三联交委托部门或委托人，《代保管凭证》第二联作表外付出记账凭证,《代保管凭证》第一联作表外付出凭证附件。（产业链项下的代保管银承出库：每次签票时，由委托部门填制代保管凭证，第一联放在原入库凭证后，待同一编号下签票完成，原入库第一联和每次签票出库的第一联凭证，作最后一笔出库单附件。）代保管物品的保管代保管物品应由两名库管员双人在监控下入专用保险柜保管。代保管专用包装袋应按代保管编号顺序排放，保证安全和方便查找。保管人员变更时，只负责保管品的数量及代保管专用包装袋的完整性，并按《吉林银行会计结算工作交接管理办法》规定执行。代保管专用包装袋封装完好，封包内数量缺失由封包人员负责。代保管专用包装袋破损，代保管专用包装袋保管品发生缺失由保管机构负责。保管机构在搬运或整理时发生封包破损，应及时通知委托部门或委托人检查代保管的物品，并重新封包处理。内外部审计或检查代保管品实物时，如需拆封检查实物，应在委托部门相关人员陪同下，到保管机构对代保管品进行实物检查。检查时，保管机构保管人员、委托部门同行人员现场全程监督检查过程。检查完毕后，委托部门人员及保管人员应对代保管的实物与《代保管凭证》记载事项进行核对，核对相符后，将实物装入新的代保管专用包装袋进行封包，封包后，在代保管专用包装袋所有接缝的骑缝处签章或签字。保管机构库管员将原入库时的代保管凭证放入代保管专用包装袋专用处。如审计、检查部门要求将代保管物品取出，且带离保管机构的，需由委托部门提交《代保管凭证》，按照出库手续办理出库。检查完毕后，重新按照入库手续办理。代保管物品的检查保管机构负责人每周进行一次代保管物品的全面盘查。•长春直属支行、分行所属支行主管部门每月至少进行一次代保管物品的全面盘查。•长春直属支行、分行所属支行主管部门负责人每季至少进行一次代保管物品的全面盘查。•长春直属支行、分行所属支行主管领导每半年至少进行一次代保管物品的全面盘查。•分行会计结算部门按全年检查计划对所属保管机构保管的代保管物品进行检查。每次检查完毕，检查人员应登记“检查登记簿”并签章。保管机构按《吉林银行对账管理办法》规定与委托部门按月对账，确保代保管物品账账、账实相符。如发现代保管物品账实不符，应立即进行查找，如确系丢失，迅速查明原因并向分管领导报告。对未按规定办理出入库和保管代保管物品，造成代保管物品丢失、被盗用或其他严重后果的，应视情节轻重追究经办人员及有关领导的责任。代保管凭证的填制及封包一、代保管凭证的填制办理抵押和质押业务，由贷款部门填写。办理贴现、转贴现票据业务，由票据营销部门填写。办理开户证实书置换单位定期存单业务，其开户证实书的代保管凭证由会计经办人员填写。抵质押品必须填写代保管品编号和合同号（协议）号；业务类别栏勾调入库或出库；物品类型栏勾调抵押品或质押品；物品名称栏填写抵押或质押物品的名称；委托部门/单位（人）栏填写代为XX保管的部门名称（如贷款部门为公司部，则委托部门/单位（人）栏填写公司部）；物品号码栏：物品有号码的填写，物品无号码的不填写；物品数量栏填写代为保管的个数或张数；物品价值栏物品有价值的填写，物品无价值的不填写；入（出）库事由栏应填写入或出XX单位或人的抵押物、质押物等字样。与保管机构签订保管协议的单位或个人应在委托人（签字或签章）经办人签字一栏签字或签章。（目前，我行无此业务）有委托部门的，应在委托部门经办人、委托部门经理、主管行长一栏签字。无委托部门的（如开户证实书），保管机构应在记账员、库管员、会计主管、保管机构一栏签章。产业链项下银行承兑汇票业务：柜员出售银行承兑汇票时，客户加盖预留银行签章后，作代保管入库前，应先进行验印（客户加盖预留银行签章时，若在柜员视线内，可验一次。）业务未上收前，由支行公司营销部门按户（经销商）填写代保管凭证，代保管物品类型栏勾调其他重要物品；委托部门/单位（人)一栏应填写公司营销部门。业务上收后，由支行按户（经销商）填写代保管凭证并加盖支行公章，代保管物品类型栏勾调其他重要物品；委托部门/单位（人)一栏应填写支行名称。票据业务，由票据营销部门填写代保管凭证，代保管品编号一栏由票据营销部门按发生业务日期的先后顺序手工编制（如：2011年5月9日办理的第一笔业务应填写201105090001），代保管物品类型栏勾调其他重要物品；委托部门/单位（人)一栏应填写票据营销部门。由于开户证实书(柜员进行系统操作时，由系统自动入代保管品收入）无委托部门，经办员在填写代保管凭证时，代保管物品类型栏勾调其他重要物品；委托部门/单位（人)一栏可不填写。二、代保管凭证的封包办理抵押和质押业务，由贷款部门经办人与库管员共同封包。办理贴现、转贴现票据业务，由票据营销部门经办人与会计记账员共同封包。办理开户证实书置换单位定期存单业务，其开户证实书由会计经办人