吉林首地变更、洽商及现场签证管理办法(修订版XXXX0712

-1-吉林省首地房地产开发有限公司设计变更、洽商及现场签证管理办法（2012年修订版）第一部分管理办法细则1.目的为了加强吉林省首地房地产开发有限公司（以下简称“公司”）设计变更（洽商）及现场签证正规化、标准化管理，规范工作流程，确保对动态成本的重要组成部分——设计变更（洽商）及现场签证的有效管理，及结合目标成本对动态成本实施行之有效的成本控制，确保工程质量和工程进度，制定本管理办法。2.适用范围2.1本管理办法适用于公司各工程项目的设计变更（洽商）及现场签证的管理。3．分类定义3.1设计变更（简称变更）由设计单位出具的因以下原因对施工图进行的修改、完善、优化的工程变更，如图纸、设计院变更通知单等称之为设计变更。变更原因：-2-◆由于设计单位的施工图出现错、漏、碰、缺等情况，而导致做法变动、材料代换或其他变更事项的变动；◆由于公司提出改变建设标准、结构功能、使用功能、增减工程内容，而导致做法变动、材料代换或其他变更事项的变动；◆由于工程部、监理单位、承包单位采用新工艺、新材料或其他技术措施等，而导致做法变动、材料代换或其他变更（洽商）事项的变动；◆由于市场销售部、购房业主要求提出变更（洽商），而导致做法变更（洽商）、材料代换或其他变更（洽商）事项的变动。3.2工程洽商（简称洽商）由公司自行提出的对工程内容、设计图纸进行修改、完善、优化的不需要设计单位出具正式文件的工程变更；施工单位提出的施工方案、施工工艺的变化而引起的变更；工期调整等称之为工程洽商。3.3现场签证（简称签证）工程项目内或由于与工程相关的因素导致出现的拆改；施工现场情况变化，营销的需要，导致出现的突发、意外等风险情况，或其它人为或非人为因素出现导致的事项，称之为现场签证。主要类型：-3-◆因设计变更（洽商）导致已施工的部位需要拆除（需注明设计变更（洽商）编号）；◆现场简易通道的搭建、临时用工；◆施工过程中出现的未包含在合同中的各种技术措施处理；◆在施工过程中，由于施工条件变化、地下状况（土质、地下水、构筑物及管线等）变化，导致工程量增减，材料代换或其他变更（洽商）事项；◆在施工合同之外，委托承包单位施工的零星工程；◆合同规定需实测工程量的工作项目；◆红线外施工道路的修补。4.原则4.1先审批后实施原则：所有设计变更、工程洽商必须经过相应程序审批后方可实施。对于紧急项目，必须由公司总经理签批后实施。相关变更、洽商、签证手续需在7日内以公司、设计单位、监理单位、施工单位四方会签形式补全（洽商及签证可以设计单位外的三方会签形式确认）。4.2内部程序先行原则：-4-设计变更、工程洽商及现场签证管理按照内部程序加法定程序方式进行，即只有在公司规定的内部程序履行完毕后，方可进行外部（施工单位、监理等）法定程序的审批4.3先指令后执行原则凡是设计变更、工程洽商及现场签证必须出具书面文件给施工单位，方可要求其执行。发生紧急项目时，如果公司总经理不能签批，可委托公司书记代签。5管理职责5.1总经理、总经理办公会或相关会议负责公司内除涉及产品定位外各类设计变更、工程洽商及现场签证的审批。涉及产品定位的需报首地集团审批后执行。5.2合同预算部：5.2.1负责对本管理办法的编制及定期不定期的修正、修订与修改，并负责本办法的解释、指导、贯彻、落实、实施等执行情况的监督和检查工作。5.2.2合同预算部为主要推动部门（主推部门），即基于对合同范围的清楚了解，合同计价条款的细则构成，吉林省当地计价规范，建筑造价信息资料，建筑市场客观情况，其它同类型房地产开发公司计价标准一般水平等其它相关因素的综合情况的客观把握，对变更（洽商）签证所涉及计价部分内容的真实性，-5-准确性、客观性负责、对计价部分的合理性负责。5.2.3有权对工程部所确认的工程量提出质疑，当工程部经办人因施工现场突发事件或意外等紧急情况电话告知或其他形式通知合同预算部造价师相关事宜及情况，且合同预算部造价师不能及时到场时所确认的工程量，工程部应组织施工单位进行摄像或照相留影，合同预算部造价师在价款计价或审核过程中发现工程量与经验数据或正常理解范畴相差较大时（一般为偏差超20%），合同预算部造价师会对工程量进行审减，以确保每单发生内容计价计量的真实、准确，以备复核。5.3工程部及其他相关部门：5.3.1工程部及其他相关部门（主要为工程部）等发起部门，为第一责任部门，即基于对合同范围的清楚了解，对现场情况，工程质量、进度的客观把握，对变更的技术方案从施工组织的必要性、适时性进行审查把关，对变更（洽商）签证所涉及内容的真实性、工程量的准确性负责，且须协助合同预算部将对应的变更（洽商）签证按照工作流程签批完毕。5.3.2负责各类设计变更、工程洽商的草拟、会签；发放变更指令并对变更的执行进行督查。6.管理权限和程序6.1权限-6-6.1.1需上报集团审批的项目产品定位、项目总体设计风格的设计变更、合同工期变更超过3个月、变更增加费用在50万元以上的需上报首地集团审批后执行；6.1.2需要公司内部进行审批的除以上几种情形外，均应履行公司内部审批程序方可组织实施；6.2程序6.2.1办理流程:设计变更、工程洽商办理流程：工程部设计师负责收集相关资料、填报《设计变更（工程洽商）申请审批单》部门审查必要性→合同预算部估算费用、审查合理性→公司领导审批→工程部下发《设计变更通知单》、《工程洽商记录表》执行现场签证的办理流程：工程部专业工程师组织相关部门现场踏勘明确缘由、填报《工程现场签证单》→合同预算部、造价咨询公司确定计价方式、原则→领导审批→工程部下发执行并过程监督、计量。详细流程见附表6.2.2变更结算流程：施工单位依据四方会签的《设计变更通知单》、《工程洽商记录表》及《工程现场签证单》、实际发生情况和合同，监理单位-7-提报《变更结算审批单》、预算书及相关资料→报监理确认变更、洽商及签证内容及相应工程量，并依据合同约定审核报价→报工程部确认变更、洽商及签证内容及相应工程量的真实性及已发生情况→报合同预算部依据设计变更单及洽商记录审核工程量及单价，由合同预算部进行初步审核，符合要求的转造价咨询公司审核→造价咨询公司审核后将审核结果报合同预算部→形成统一意见后同施工单位对卷→施工单位确认审核结果→咨询公司确认审核结果（5份原件，出具审核报告）→合同预算部确认审核结果（5份原件）→公司相关领导审定（5份原件）→合同预算部下发已审定变更、洽商单（原件共5份，公司综合管理部、合同预算部、工程部、咨询公司、施工单位各一份，监理留存复印件）。7.管理规定与格式要求：设计变更（洽商）及现场签证要严格执行以下规定：7.1权力限制：设计变更（洽商）及现场签证经总经理签批后方有效，未经总经理签字实施的一律无效，如对公司造成损失，追究越权签字人的责任。7.2时间限制：公司对设计变更（洽商）及现场签证及其结算实行严格的时间限制，禁止事后补办。7.3一单一算：对应一个工程合同，一个设计变更（洽商）及-8-现场签证单应编制一份计价明细单。7.4完工确认：当设计变更（洽商）及现场签证完工后，工程部经办设计师、工程师和监理单位工程师必须在完工后7日内根据现场实际发生情况签字确认，如属隐蔽工程，必须在其覆盖之前签字确认，且必须后附相应照片或影像资料。7.5原件结算：设计变更（洽商）及现场签证的结算必须要有齐备的、有效的原件作为结算的依据。7.6表格规范化：所有的设计变更（洽商）及现场签证单都必须使用规定的标准表格，并明确以下内容：编号、工程名称、发生的时间、发生的部位或范围、变更（洽商）的内容做法及原因说明、增加的工程量、减少的工程量、相关图纸说明等。7.7附件完整：7.7.1设计变更（洽商）及现场签证申请单后面所附带的文件包括：设计院出具的有设计院负责人签字并加盖公章的正式变更资料，变更图纸(注：变更前与变更后图纸必须同时附带，并注明哪个是变更前，哪个是变更后，明确圈注出所变更具体部位，轴线等)，施工图纸，施工单位需按相应图纸进行估算，估算文件包括工程量计算书、计价文件（包括封皮、编制说明、取费表、计价表、材差表，清单计价的还须附综合单价分析表等详细资料），在估算文件封皮上签字并加盖项目章或公章。7.7.2变更结算审批单后面附带的文件包括：图纸，工程量计-9-算书、计价文件（包括封皮、编制说明、取费表、计价表、材差表，清单计价的还须附综合单价分析表等详细资料）、不便附详细施工图的（如土方挖运，机械台班，材料倒运，临时拆改等），须绘出此单内容对应的平面位置定位图，并现场拍照，将相关影相资料附于其后；7.7.3所有的拆改工程，事前定价有难度，情况紧急，工期紧急等工程均须进行现场拍照，将相关影像资料做为附件附于变更（洽商）签证后；7.7.4签字确认原则：7.7.4．1工程部经办工程师、设计师须对所有的变更（洽商）签证相关所有需要认质、认量的图纸、文本资料签字确认，其部门经理复核，确认无误后签字，涉及到图纸的应由工程部经理或总工程师复核确认无误后签字。7.7.4．2合同预算部对结算书资料签字确认，合同预算部经理复核，确认无误后签字。7.8签字确认明晰：任何经办人签字确认除包括自己的名字、日期外，还需写明认知情况，措辞要清晰明了，避免用词含糊引起结算时的歧义和纠纷7.9编号连续：工程部须对所有出具的设计变更（洽商）单分别进行编号，并保证编号的连续性，以便于核算变更及洽商发生的费用（具体编号原则详见支持文件）。-10-7.10对于造价调减的设计变更（洽商），工程部现场工程师要及时跟踪、落实、核定减少的具体数额，并与承包单位形成书面记录，防止因漏报而给公司造成损失。如发生后期取消设计变更或工程洽商的，工程部应立即以书面形式通知各相关部门及单位，避免不必要费用支出。7.11现场签证的计价原则：合同中有相应的计价执行合同，合同中没有的应在签证单中确定计价方式、单价方可实施（如属综合单价，则包含间接费、管理费和利润，并明确是否包含税金）。7.12如签证单涉及到隐蔽施工、金额、工日、机械台班及其它事后不可复核的项目时，则应由经办工程师及合同预算部造价师、造价咨询公司现场共同认定；并采取进行拍照等保留影响资料措施，以备计价或集团审计之用，确保事件的真实性，可复核性。凡是事后图纸无法完全反映实际情况的，应由监理单位、工程部、合同预算部及造价咨询公司进行过程监督和计量。8.相关资料管理8.1公司工程部、合同预算部应在设计变更、工程洽商及现场签证发出前录入相应管理台账，留存资料，整理归档，妥善保存，应设置设计变更（洽商）、现场签证事项的单据交付记录，即交付对方单据时要求对方签收，接受方不得拒签。-11-8.2设计变更、工程洽商及现场签证及结算资料一式五份，公司综合管理部、合同预算部、咨询公司、工程部、施工单位各留存一份原件，监理留存复印件。并整理归档、妥善保存；9.生效时间本管理制度自签发之日起执行，由合同预算部负责解释和修改。10.施工单位提报设计变更、洽商、签证结算清单明细表10.1设计变更结算清单明细10.1.1附表5《工程变更结算审批单》；10.1.2附表3《工程变更、洽商申请审批单》10.1.3附表2《设计变更通知单》；10.1.4申报清单或预算，并附计算式。10.2洽商结算清单明细10.2.1附表5《工程变更结算审批单》；10.2.2附表3《工程变更、洽商申请审批单》10.2.2附表1《工程洽商记录表》；10.2.3申报清单或预算，并附计算式。10.3签证结算单明细-12-10.3.1附表5《工程变更结算审批单》；10.3.2附表4《现场签证单》；10.3.3人工、机械台班明细记录、土方方格网等基础资料。-13-第二部分支持文件1.附件：1.1附表1《工程洽商记录表》（施工前由建设单位工程部出具）1.2附表2《设计变更通知单》（施工前由建设单位工程部出具）1.3附表3《工程变更、洽商申请审批单》（施工前由建设单位工程部出具）1.4附表4《工程现场签证单》（现场谈判后施工前由施工单位根据谈判结果填写）1.5附表5《工程变更结算审批单》（施工完成后由施工单位出具）1.6设计变更、