唐山市虹基房地产开发有限公司行政办公规范管理制度

唐山市虹基房地产开发有限公司行政办公规范管理制度目录（1）第一章员工工装及办公仪表规定…………（3---4）（2）第二章员工礼仪及相关规范…………（5---6）（3）第三章卡座区规范…………（7---7）（4）第四章语言规范…………（8---8）（5）第五章严禁事项及行政办公要求…………（9---9）（6）第六章公文管理制度…………（10-12）（7）第七章印章管理制度…………（13-14）（8）第八章办公物品管理制度…………（15-16）(9)第九章会议管理制度…………（17-18）(10)第十章保安及保洁管理制度…………（19-21）(11)第十一章安全生产及消防管理制度…………（22-24）(12)第十二章保密管理制度…………（25-27）(13)第十三章车辆管理制度…………（28-31）(14)第十四章文件管理与控制制度…………（32-33）(15)第十五章相关表格…………（34-45）行政办公规范管理制度概述：是对企业行政办公所涉及的员工办公仪表、工装管理、办公区整理、办公语言和行为等基础性事项进行综合管理的制度。它是行政办公人员必须遵守的基本守则之一；设计依据：（1）体现统一的办公作风；（2）体现严谨的办公纪律；（3）体现全员服务的协作意识；（4）体现朝气蓬勃精神面貌；第一章员工工装及办公仪表规定第一条工牌（1）上班时间员工统一佩戴工作牌上岗；（2）工作牌统一佩戴在胸前并正面朝外；※第二条工装：（1）生产区域的工作人员，必须着工装工作，办公区人员作便装。（2）工装分春、秋工装各一套；（3）凡进入生产区域的其它人员，着备用工装；（4）备用工装放置于生产区入口的挂衣柜里；（5）员工工装由部门负责人向行政部申请，财务部领取；（6）员工负责定时自行清洗整烫工作服，工装要保持整洁和完好无损，如有破损或丢失，自行购买同一品质、款式、颜色、质地的工装或本人出资由行政部组织购买；（7）不得在工作时间外穿着工装（具体情况可另定）；（8）工装费用由公司承担，员工在离职时：①员工自收到工装后，在本公司工作一到三个月的承担工装费用的100%，工装归员工所有；②员工自收到工装后，在本公司工作三个月到六个月的承担工装费用的50%，工装归员工所有；③员工自收到工装后，在本公司工作六个月到一年的承担工装费用的20%，工装归员工所有；④员工自收到工装后，在本公司工作一以上年的，工装归员工所有；第三条仪表——端庄、整洁（1）头发：——员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长；（2）指甲：——指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量淡色，不宜戴假甲；（3）胡子——不留胡须，应经常修剪；（4）口腔——保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品；（5）面部——女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，（不宜用香味浓烈的香水），男性职员应保持面部清洁；（6）服饰——清洁、方便a男性职员——在工作场所必须着西装，打领带；①衬衫：颜色白、灰、淡蓝为主——衬衫的领子与袖口不得污秽；②领带：注意与西装、衬衫颜色相配，原则上以黄、红、兰为主调；※领带不得肮脏、破损或歪斜松驰；b女性员工※在工作场所着职业装（颜色以深色为主）不追求华丽；（7）员工工作时不得穿大衣或过分臃肿的服装；（8）鞋子应保持清洁（以黑色为主），如有破损应及时修补；第四条姿势和动作——保持优雅（1）站姿——两脚脚跟着地，脚尖离开约45度；腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔；两臂自然下垂，不耸肩，身体重心在两脚中间。在会见客户或出席仪式时的站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前；（2）坐姿——坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方；※要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐；（3）走姿——①挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动；②步伐稳健、轻盈、不漫步、不跨步、不跑步；第二章员工礼仪及相关规范一、公司内与同事相遇应相互点头行礼表示致意；二、握手时的礼仪：（1）目视对方眼睛；（2）握手时脊背要挺直，不弯腰低头；（3）要大方热情，不卑不亢；（4）伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的；（5）异性间女性应先向男性伸手；三、出入房间的礼貌：（1）进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进；（2）进入后，回手关门，不能大力，粗暴；（3）进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话；（4）如有急事要打断说话，也要看住机会。而且要说：“对不起，打断您们的谈话”；四、递交物件时（1）如递文件等，要把正面、文字朝着对方的方向递上去；（2）如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；（3）至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己；五、走通道、走廊时要放轻脚步无论在自己的公司，还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊时遇到上司或客户要礼让，不能抢行。六、物品和设备使用（1）公司的物品不能野蛮对待，挪为私用；（2）及时清理、整理帐簿和文件、对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭；（3）借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处；（4）工作台上不能摆放与工作无关的物品；（5）公司内以职务称呼上司。同事、客户间以先生、小姐等相称；（6）未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等；七、电话使用（1）电话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话简；（2）通话时先问候，并自报公司、部门；（3）对方讲述时要留心听，并记下要点；（4）未听清时，及时告诉对方；（5）结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话简；（6）随时准备纸和笔；（7）通话简明扼要，不得在电话中聊天；（8）对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人；（9）在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人；（10）工作时间内，不得打私人电话；八、会议——注意（1）提前到会场做好准备，并将手机调整到带震状态；（2）领导入会时，应起立示意；（3）会议中不准随便出入，若有急事请假，要放轻脚步，轻轻离开；（4）他人发言时，要注意凝听，且不得在下面小声讨论，防止语言、表情作出不礼貌的表现；九、接待工作（1）在规定的接待时间内，不缺席；（2）有客户来访，马上起来接待，并让座；（3）来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户；（4）对事前已通知来的客户，要表示欢迎；（5）应记住常来的客户；（6）接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务；十、介绍和被介绍（1）无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍负责；（2）直接见面介绍的场合下，应先把职位资格低者介绍给职位资格高者；※若难以判断，可把年轻的介绍给年长的，在自己公司和其他公司处理业务关系时，可把本公司的人介绍给别的公司的人；（3）把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定；男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻可先把女性介绍给男性；第三章卡座区规范旨在规定卡座区物用品的摆放是有统一要求的：一、办公桌：桌面可放电脑、电话、文具、茶杯等，不允许放其它无关物品。（私人皮包、报纸等），保持桌面物品摆放整齐，桌面干净；二、电脑：置办公桌面左前角，呈30度贴墙（或贴卡座屏风）放置；三、坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人离开时椅子须调正贴桌放好；四、卡座屏内：内外侧不允许有任何张贴；五、垃圾篓：置办公桌子下左前角；六、提包/手袋：置员工抽屉或柜子内，严禁随意放置；第四章语言规范一、交往语言：（1）致敬打招呼——你好！XX您好！您早！早上好！早！XX早！（2）请求协助或询问——请、请问、请您、劳驾您；（3）表示感谢——谢谢！多谢！（4）打扰别人——对不起！很抱歉！二、电话语言：（1）总机接转电话（铃响最多不得超过三次）：您好！XX公司；（2）分机转接（铃响一次）：您好！XX部，我是XX；（3）替人接转电话：您好！XX部，对不起，XX不在，需要我帮您转达吗？三、接待语言：（1）您好！（2）能为您做点什么吗：有什么可以帮您的吗？（3）请登记！（4）请稍候！（5）请坐！（6）请允许我先通报一声；（7）对不起；（8）我立即去联系；（9）打扰您一下！（10）好的或行；（11）我帮您打听一下，待会给您回复；第五章行政办公管理要求一、严禁在上班时间、办公区进餐；二、严禁在整个工作区域或卫生间吸烟；三、严禁上班时间吃零食；四、严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑；五、严禁工作时间看报纸、杂志、上网聊天、玩游戏、扑克等；六、严禁参加会议时无故早退、交头接耳等；七、严禁工作时间讲脏话、粗话、开玩笑、叫小名等；八、会议室的使用由行政部统一协调安排，使用会议室要与行政部联系确定，用后及时清理干净，关好电源、锁门；九、讲究卫生、维护环境的清洁不准随地吐痰、倒水、不准乱扔纸屑、杂物；十、坚持勤俭办事，节约用水、用电；十一、上班时间不办私事、不饮酒、不抽烟、不闲聊、不做与工作内容无关的事情，不将个人情绪带到工作中去，认真履行工作职责；十二、不在办公室内化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、打响指、哼小调,禁止女性穿低胸等过于暴露衣装及穿拖鞋上班；十三、工作时间不得因私事打公司长途电话，不得在公司电脑上发私人邮件；凡以公司名义发出的邮件须本人上级主管审核、报行政部批准（特殊情况除外）；十四、不得随意使用其他部门的电脑，外来人员未经相关人员批准，不准使用公司电脑；十五、谨慎保管好各自的办公用品，未经同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及时归还原处；十六、爱护环境卫生，保持办公桌及办公室的干净整洁，注意办公室的安静；十七、尊重他人风俗习惯，不议论、不指点、不久视、不讥笑有生理缺陷的同事或客人，不故意损坏公物，不拉帮结派，不做有损团结的事；十八、接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；十九、接待客人时面带微笑，与宾客谈话时站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话，不争辩；二十、因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须通知行政部；二十一、无工作需要，不要擅自进入机要地，研发技术室、财务室等、档案室、会议室、接待室、总经理办公室；二十二、爱护办公财产，正确操作办公设备设施，节约使用办公物用品、器材和耗材。（如内部公文正反打印等）二十三、下班后切断所用电源，检查门窗是否关好，以免发生意外；二十四、严格遵守公司各项规章管理制度。第六章公文管理制度概念：公文管理制度是对企业文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度；设计依据：（1）贯彻执行公司各项决议和指令；（2）记录企业经营管理活动的全部信息；（一）公文的范围一、内部公文：是指公司内各部门、部门与部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书，分为上行文（如：请示、报告、提案等）、下行文（如：命令、决定、指令、通知、章程、制度、公告）、平行文（协作单、劳动合同）。二、外部公文：是指公司或公司各职能部门、企事业单位、社会团体或个人等外界进行往来的文书，大致可分为经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等；（二）公文的写作一、写作要求：遵循现代应用文写作要求，简明扼要、一事一议、语言措辞力求准确规范。二、格式要求：（1）内部公文除遵循既定的各类公文写作格式外，加注公司统一文眉、页尾；（2）外部公文视行文内容加盖公司印鉴；三、拟文公文的起草、打印、校稿均由发文部门自行负责。（三）公文的存档和编号一、分内部公文（N）和外部公文（W）；二、公文发文时编号：QT-N（W）-部门-年代号（04）-次序号如：行政部文件编号（内部）QT-N-XZ-年代号-001三、科目代码号：（1）公文——G；（2）文件——W；（3）会议纪要——H；（4）协作联络单位——X；（5）合同——T；（6）资料——z；（7）其它——Q；四、公文存档时编号：N（W）科目代号-时间（00-00）-部门-次序如：2003年5月12日采购部内部公文存档编号：N+G+（03-5-12）+cg+01五、文件夹目录：六、合同的存档：（1）各类合同正本或原稿保存于财务部，其他部门用影印件代替