Outlook邮箱操作培训[1]

Email基础知识Outlook基本设置Email基本操作通讯簿的使用2Email的概念Email基本组成Email工作原理Email地址的组成Email服务器的类型3Email即electricalmail的缩写直接翻译过来就是电子邮件的意思它的概念就来自于普通的邮件4Email的组成与普通邮件的组成相类似包含了›收件人地址›邮件主题（即邮件标题）›邮件正文›发件人地址（自动生成）›附件（不是必要的）等56Email的工作原理与普通邮件的工作原理相类似7发件人发件服务器收件服务器收件人以[e-mail]为例其中“abcde”是发件人或收件人的名字“@”的意思是“位于”，类似“住在”哪里的意思“newbrother.cn”就是邮件地址所在的服务器的名字，叫做域名，类似住在“哪里”的意思整个地址的意思就可以表示为“住在哪里的某某”8发件服务器：一般的表示形式为smtp.newbrother.cn，即在邮件地址所在服务器前加上“smtp.”，就类似于邮局里的发件窗口。收件服务器：一般的表示形式为pop3.newbrother.cn，即在邮件地址所在服务器前加上“pop3.”，就类似于邮局里的收件窗口。公司的发件服务器和收件服务器都是：124.243.207.1669新建邮件账户关闭自动存档邮件保存位置设置文件夹管理10打开菜单“工具”→“电子邮件账户…”在打开的“电子邮件账户”对话框里选择“添加新电子邮件账户”然后按“下一步”1112131415打开菜单“工具”→“选项”在弹出的对话框中选择“其他”选项卡然后选择“自动存档…”1617打开菜单“工具”→“选项”在弹出的对话框中选择“邮件设置”选项卡然后选择“数据文件”1819在弹出的对话框中选中“个人文件夹”然后按“设置…”20在弹出的对话框中“路径”中显示的就是outlook邮件保存的文件名21关闭outlook，在“我的电脑”中找到将该pst文件复制到非系统盘的文件夹中将原来的pst文件重新命名，如“outlook1.pst”22重新启动outlook，系统会提示你指定pst文件，此时指向非系统盘文件夹中的pst文件即可在确认邮件没有问题之后，将原来目录中改名后的“outlook1.pst”文件删除23收件箱和发件箱：›已经接受的邮件保存在“收件箱”里›已经发送的邮件备份保存在“已发送邮件”里草稿：›新建且还未发送出去的邮件保存在“草稿”里24新建文件夹：›右键单击上图中的“个人文件夹”›选择菜单命令“新文件夹…”›在弹出的对话框中输入需要新建的文件夹的名称，然后按确定›用相同的办法可以创建各种用途的文件夹，用于保存不同分类的邮件以方便管理。2526收发邮件操作查看邮件新建邮件回复及转发邮件27手动收发邮件：按“F9”即可自动收发邮件的设置：›按“Ctrl+Alt+S”›在弹出的对话框中设置希望每隔多少分钟“安排自动发送/接受”›设置完成后关闭即可2829单击需要查看的邮件所在的文件夹，如收件箱、新建的文件夹、发件箱等。双击需要查看的邮件即可30按“Ctrl+Shift+M”即可也可以使用菜单命令“文件”→“新建”→“邮件”或用工具栏按钮“”31输入/添加收件人及抄送人在“主题”输入框中直接输入邮件的主题内容在“邮件正文”输入框中直接输入邮件的内容，›可以像编辑Word文档一样对邮件正文进行各种格式化的编辑32在收件人输入框中可以直接输入收件人地址如果有多个收件人›每个收件人的地址用“;”分隔开来›抄送人的输入方法一样3334可以按图中的“收件人”进行添加收件人及抄送人的操作35在弹出的对话框中先选择需要添加的联系人（可以按住Ctrl键或Shift键同时选择多个联系人）然后按“收件人-〉”按钮即可添加抄送人的方法一样完成后按确定即可3637添加邮件附件›按工具栏中的按钮“”，在弹出的“插入文件”对话框中选择需要作为邮件附件的文件。发送邮件›按“Alt+S”即可›或者按工具栏中的按钮“”。保存邮件而不发送›按“Ctrl+S”即可›或者按工具栏中的按钮“”›经过保存的邮件可以在“草稿”文件夹中找到，并且可以打开再进行修改。38选中需要回复或转发的邮件。进行回复›回复发件人›全部回复进行转发39答复发件人：›按“Ctrl+R”即可，或者按工具栏中的按钮“”或使用菜单命令“动作”→“答复发件人”。›在打开邮件编辑窗口中，将回复内容添加到邮件内容中即可。然后发送即可。答复发件人时，默认的收件人是原发件人。›当然在写回复内容的同时，可以按需要添加收件人和抄送人。40全部答复：›按“Ctrl+Shift+R”即可，或者按工具栏中的按钮“”或使用菜单命令“动作”→“全部答复”。›在打开邮件编辑窗口中，将回复内容添加到邮件内容中即可。然后发送即可。全部答复时，默认的收件人包括了原发件人、原收件人、原抄送人。›当然在写回复内容的同时，可以按需要添加收件人和抄送人。41按“Ctrl+F”即可，或者按工具栏中的按钮“”或使用菜单命令“动作”→“转发”。输入或添加收件人及抄送人的地址，对邮件内容进行必要的编辑。完成后发送即可。42添加联系人添加通讯组列表编辑联系人、通讯组列表通讯簿的导入与导出43新建联系人保存联系人44单击Outlook窗口左侧的导航栏中的“联系人”一栏按“Ctrl+N”，或使用工具栏按钮“”→“联系人”或使用菜单命令“文件”→“新建”→“联系人”。在弹出的对话框中填写联系人的个人信息和邮件地址完成后按“”即可。4546导航栏47在邮件查看和编辑状态（读邮件、写邮件、转发邮件等），右键单击收件人或抄送人中的邮箱地址，然后选择“添加到Outlook联系人”在弹出的对话框中对联系人信息作必要的修改完成后按“”即可。如果按“”或使用菜单命令“文件”→“保存并新建”，可以保存当前的联系人同时新建下一个联系人。484950按“Ctrl+Shift+L”，或使用工具栏按钮“”→“通讯组列表”或使用菜单命令“文件”→“新建”→“通讯组列表”。在弹出的对话框中输入通讯组列表的名称点击上图中的“选择成员”按钮，会弹出“选择成员”对话框，在成员列表中选择需要添加的联系人（可以多选），按“”按钮，就可以将选中的联系人添加到现在的通讯录列表（联系人组）中，然后按“确定”返回“通讯组列表”对话框，刚才添加的联系人就出现在对话框下面的列表中完成后按“”即可。51525354单击导航栏中的“联系人”一栏，在旁边会出现联系人及通讯组列表双击需要编辑（修改）的联系人或通讯组列表，在弹出的对话框中就可以进行编辑和修改了。右键单击需要删除的联系人或通讯组列表，选择右键菜单命令“删除”即可。55单击导航栏中的“联系人”一栏，在旁边会出现联系人及通讯组列表双击需要编辑（修改）的联系人或通讯组列表，在弹出的对话框中就可以进行编辑和修改了。右键单击需要删除的联系人或通讯组列表，选择右键菜单命令“删除”即可。56通讯簿里的联系人和通讯组列表都可以进行导入和导出。通讯簿的导出通讯簿的导入57使用菜单命令“文件”→“导入和导出…”，在弹出的对话框中选择“导出到一个文件”，然后按“下一步”58在弹出的对话框中选择“个人文件夹文件(.pst)”，然后按“下一步”59在弹出的对话框中选择“个人文件夹”中的“联系人”文件夹，然后按“下一步”60在弹出的对话框中按“浏览…”选择导出文件要保存的位置，完成后按“完成”，在弹出的对话框中直接按“确定”完成61使用菜单命令“文件”→“导入和导出…”，在弹出的对话框中选择“从另一程序或文件导入”，然后按“下一步”62在弹出的对话框中选择“个人文件夹文件(.pst)”，然后按“下一步”63在弹出的对话框中按“浏览…”选择需要导入文件所保存的位置，然后按“下一步”在弹出的对话框中选择要导入的文件夹为联系人，然后按“完成”即可64