信息资源管理(赖茂生)第1章--信息资源管理概述

第1章信息资源管理概述1.1信息、信息源和信息资源1.2信息资源的特性、功能和价值1.3信息资源管理发展沿革1.4信息资源管理的学科性质和内容范围计算机科学学院李燕1.1信息、信息源和信息资源1.1.1信息的定义1.信息科学界对信息的定义①维纳——《控制论》——信息就是信息，不是物质，也不是能量。信息是人和外界互相作用的过程中互相交换的内容的名称。②香农——《通信的数学理论》——能够用来消除不定性的东西。③钟义信——信息是用来消除事物不定性的东西。信息是事物的运动状态和过程以及关于这种状态和过程的知识，提出了“三位一体（外在形式、内在含义、实际效用）”观点。1.三者的区别（1）信息——物质信息所表现的主要是物质运动的状态与方式，是物质之间的联系与相互作用。（2）信息——能量信息是物质的运动状态与方式；能量是物质做功的本领；能量转换遵循守恒定律，信息转换不存在守恒现象；能量不能共享，信息可以共享；能量为人类提供动力，信息为人类提供知识与智慧。补充信息、物质、能量的关系2.三者的联系三者都统一于物质，物质是第一性的，能量与信息都源于物质。物质是信息的源泉；信息与能量密不可分；信息与物质、能量可以互相转化。美国哈佛大学的研究小组给出了著名的资源三角形（见图）。他们认为：没有材料，什么也不存在；没有能源，什么也不会发生；没有信息，任何事物都没有意义。信息物质能量补充没有物质的世界是虚无的世界；没有能源的世界是死寂的世界；没有信息的世界是混乱的世界。2.经济学界提出的信息定义①美国——波拉特——信息是经组织化而加以传递的数据。②英国——布瓦索——信息是从数据中抽象出来的，使我们以不同的方式思考问题或采取行动。3.信息管理领域对信息的定义①美国——联邦政府管理与预算局——任何传播内容或知识的表示，如以任何媒体或形式存在的事实、数据或见解，包括文字型、数字型、图片式、动画式、记叙型的、声视频形式等。②美国——史密斯、梅德利——信息是经过收集、记录、处理、以可检索形式储存的事实或数据。4.本书的定义信息是反映事物运动状态和方式，以文本、数值或多媒体等形式存在的数据、事实或见解。数据和信息的关系原始数据在没有经过分析加工以前，其意义不容易看出与认识。为了得到有意义的、有用的信息，必须对其进行加工处理。由数据转化为信息具体是由信息管理者来完成。可形象地解释为原料和成品的关系，数据是原材料，信息是制成品。数据加工处理信息1.1.2信息资源的定义和条件1.资源的定义自然资源、社会资源。【一般性定义】在一定的科学技术条件下，能够在人类社会经济活动中用来创造物质财富和精神财富并达到一定量的客观存在形态。2.有关信息资源的各种定义狭义——人类社会经济活动中经过加工处理有序化并大量积累后的有用信息的集合。广义——信息和它的生产者以及信息技术的集合。本书的定义——信息资源是人类活动各个领域所产生和有使用价值的信息集合。1.1.3信息源与信息资源的关系1.信息源的层次分析根据它们产生和传播的次序，可分成以下3个不同的层次：①最初的信息源的来源是人类的社会实践活动。②第二层次的信息源是现实社会中各种媒体以及网络以及它们所采集、发布、传播的信息产品和服务。③第三层次的信息源主要是指人类社会历代流传和积累下来的文化遗产和活动成果。2.信息成为资源的条件必要条件：①信息可以为人类创造财富和提供福利。②通过人类活动信息可以被识别或检测到。充分条件：①经过有序化处理，真实、准确的信息。②从资源开发利用的角度讲，信息需要具备一定的富集度。信息必须经过开发才能成为有用的资源。开发过程中做的有用功越多，开发出的信息资源的价值就越大。不是任何信息都是有用的1.2信息资源的特性、功能和价值1.2.1信息资源的特性1.自然特性非物质性。易流动性。可再生性和数量的无限性。易转换性（其记录介质和表示方式都容易转换）。易分享性。质量差异性。意义多样性（同样的信息对不同的人或组织可能具有不同的意义）。2.经济特性效用性。供给的稀缺性（并不意味着它是稀少的，而是指它不可以免费得到）。成本结构的特殊性（生产成本高，而再生产成本却极低）。体验性（有些信息需要通过体验才能认识其价值）。1.2.2信息资源的分类1.按信息资源的运营机制和政策机制的不同：政府信息资源、商业性信息资源、公益性信息资源。2.按信息增值状况划分：基础性资源信息、增值性信息资源。3.按信息资源的所有权划分：公共信息（不等于公开信息）、私有信息、个人信息。4.按加工程度分：一次信息资源（如会议记录）；二次信息资源（如文摘、索引）；三次信息资源（如年鉴、百科全书）。5.按管理和开发的角度分：记录型信息资源（如期刊）；实物型信息资源（如样品）；智力型信息资源（人脑存储的知识信息和经验）；零次信息资源（如口头携带和传播的信息资源）。补充1.2.3信息资源的社会功能和价值1.社会功能认识功能：人类可以借助它来认识客观世界和人类自身。经济功能政治功能：可通过控制信息来获得权力或巩固权力。军事功能：“知己知彼，百战不殆”。娱乐功能。2.价值信息的价值应当是获取信息之前与之后的最大效用之差。信息资源是人们借以对其它资源进行有效管理的工具。信息资源的战略价值：P91.3信息资源管理发展沿革1.3.1信息资源管理的出现背景促使它诞生的主要因素有3个：1.信息资源对国家经济发展和安全日益重要“信息是人类智慧的火花，它照亮了通向未来的道路”。“信息，像我们呼吸的空气一样，是国家资源。精确而有用的信息对国家和个人来说，如同氧气对我们的健康和幸福那样必要。”信息经济的发展成熟已导致工作性质的改变——从物质劳动到智力劳动。2.文书记录和文献数量激增文山会海不仅大大增加了政府的管理成本，降低了政府的工作效率，而且也加重了企业和公众的负担。科学文献数量的迅猛增长和愈来愈分散、无序，增加了科技人员查阅文献的时间，影响了文献利用的效率。3.信息技术的广泛应用1.3.2信息资源管理的产生和发展过程信息资源管理根植于3个独立的学科：数据库管理、记录（或文献）管理和数据处理管理。信息资源管理是对信息问题的跨学科性质的一种反应，它的解决方案也必须是跨学科的。1.数据库管理数据库管理的基础是计算机科学，其关心的领域是机读数据。2.记录管理和文献管理3.数据处理管理4.三者的融合1.3.3信息资源管理的发展阶段1988年，马钱德和克莱斯兰合作推出一个四阶段模型，每个阶段用5个不同方面（推动力量、目标、基本技术、管理方法、组织地位）来描述。推动力量目标基本技术管理方法组织地位信息的物理控制阶段企业和政府机构的增长和多样化程序效率和物理效率纸张、打字机、文件柜、制表机、缩微设备文书管理、记录/报告管理、函件管理、命令/指示管理、重要记录的保护、办公室布局与设计属于监督性的和中低层的管理，分裂而松散的协调自动化技术的管理阶段数据处理、电信和办公自动化系统的独立发展和提高技术效率和控制第二、三代电子计算机独立应用、群集式文字处理机、增强型语音通信技术，“技术寻求使用”成为技术管理的主导模式出现了集中式数据处理部门、文字处理中心、复制中心、独立应用的工作站、独立应用单位属于中层管理，信息技术使用者与提供者之间存在隔阂信息资源管理阶段数据处理、电信和办公自动化技术的融合信息技术的集成管理，视信息为战略资源分布式数据处理、ISDN、多功能工作站、基于台式和便捷式PC的个人计算信息技术的水平管理、传统的信息资源管理的应用、业务规划与信息资源规划的紧密结合属于中高层或次高层管理者知识管理阶段对信息技术的依赖性增加以及信息技术对企业各层次业务和管理决策的渗透为了决策、管理和操作而将信息资源的物理/技术管理与信息流程的管理结合在一起专家系统或知识库系统、决策支持系统、智能办公系统将信息使用和信息价值与信息技术管理结合起来，将内部和外部信息处理结合起来，信息规划与业务规划结合起来知识资源管理被各级管理层作为一般管理哲学的基本组成部分来采纳3.几点看法和评论信息资源管理阶段是其中的核心阶段，而且仍在发展阶段。知识管理目前仍处于探索阶段，只有一小部分企业和机构取得了一定成果。知识管理与信息资源管理有许多重叠交叉，而且离不开信息资源管理，更不是取代关系。1.4信息资源管理的学科性质和内容范围1.4.1信息资源管理的含义和性质1.信息资源管理的含义信息资源管理就是综合运用各种方法和手段进行信息资源规划、组织、利用和控制的过程。2.信息资源管理的性质信息资源管理的实质是一种新的管理理念和管理哲学。这种新的哲学内涵包括：①视信息为重要的资源和战略资源。②它是一门学科，是管理各种相互联系的技术群，使信息资源得到最大利用的艺术和科学。是信息管理中几种有效方法的综合，将一般管理、资源、控制、计算机系统管理、图书馆管理以及多种政策制定和规划方法结合起来，并加以运用。是为了有效地利用信息资源这一重要的组织资源而实施规划、组织、用人、指挥、控制的系统方法。③它还是一种管理活动和过程，它是组织机构各层次管理人员为识别、获取、管理信息资源，以满足各类信息需求而开展的一种活动；是与信息相关的计划、预算、组织、指挥、培训和控制过程。1.4.2信息资源管理的研究范围、对象和目标1.信息资源管理的研究范围信息资源管理是指为了完成机构的使命而管理信息资源的过程。从范围来看，这个术语既包括信息本身，也包括诸如人员、设备、资金和信息技术之类的相关资源。①计划（规划）对于信息资源管理来说，就是面对组织的发展目标和信息需求，在对信息资源管理规律和组织的内外部环境条件的认识、分析和预测的基础上，制定信息资源管理规划和其他有关计划的过程。它是信息资源管理的起点。②组织对于信息资源管理来说，组织职能就是设计一种组织机制，如信息主管制度等，使有关的计划的贯彻实施具有组织保障，使参与信息资源管理活动的人员明确自己在组织中的位置，了解自己在相互协调的系统中的作用，自觉地为实现信息资源管理的目标而有效地工作。另外，还包括通过各种方法和途径对所有参与信息资源管理活动的人员进行教育、训练，使其掌握信息资源开发和利用的技术、方法，提高其素质和工作效率。③指导对于信息资源管理来说，就是指挥和领导信息资源管理活动并使之实现信息资源管理目标的过程。它直接涉及信息资源管理者和管理对象之间的关系，涉及对信息资源开发和利用活动的指导、沟通和有效的激励，引导参与信息资源开发和利用的工作者有效领会和出色实现有关的目标。④协调对于信息资源管理来说，协调就是要处理好各方面的关系和矛盾。⑤控制对于信息资源管理来说，控制就是对信息资源管理活动进行评估和调节，以确保信息资源管理目标的实现。2.信息资源管理的研究对象在宏观方面，信息资源管理的研究对象可以概括为以下几方面：信息资源管理的历史和发展；信息资源管理的基本理论、技术和方法；有关的信息政策和法规及其研究；政府信息资源管理；企业信息资源管理；网络信息资源管理；公益性信息机构和其他机构的信息资源管理；信息技术和信息系统管理；信息资源配置和信息资源开发利用。重点看以下几个方面：①信息需求信息资源管理的各个方面必须建立在对信息系统和服务的用户的信息需求的研究基础上。信息资源管理者要注意到信息需求是可变的，信息需求的变化会产生新的需求，要重视对所提供的信息的反馈，监控组织中变化着的优先任务，持续地理解用户在组织中的职能和作用。②信息生命周期信息生命周期的划分在不同的组织中是不一样的，取决于信息的性质、所用的工具、使用范围和使用控制情况。③信息资源一个组织中的信息资源通常包括以下类型：数据、记录、文本、多媒体、信息技术、人工智能中的专家系统等。④信息经济3.信息资源管理的目标IRM的总目标是开发和运行一个集成的信息基础结构，使一个组织的沟通、合作、业务和服务达到新的水平，使它的信息资源的质量、可用性和价值达到最大化，并在整个机构中实现信息共享。关于IRM的具体目标，不同的层次，不同的组织是很不一样的。学科的不同，IRM的目标也是非常不同的。1.4.3信息资源管理的定位、责任和基本方法1.信息资源管理部门的定位、责任和主要业务（1）信